Assistante du directeur exécutif (H/F)

France Travail; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme de recherche à Paris recrute une Assistante du directeur exécutif pour gérer des tâches administratives et organiser des séminaires et conférences. Les candidats doivent avoir un BAC+2/3 et au moins cinq ans d'expérience. Les compétences exigées incluent la rigueur, l'autonomie et une bonne maîtrise des outils bureautiques et CRM. Le poste est en CDI, avec une présence requise sur site tous les jours et une rémunération dépendant de l'expérience.

Prestations

Titres restaurant

Complémentaire santé

Qualifications

• Au moins cinq ans d'expérience en gestion administrative.
• Capacité à traiter les demandes avec efficacité et discrétion.
• Solides compétences en organisation et gestion des priorités.

Responsabilités

• Assister le directeur dans les tâches administratives.
• Organiser séminaires et conférences avec logistique complète.
• Assurer le reporting des conférences à la direction.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Organisation

Maîtrise des outils de bureautique

Excellent niveau de français

Très bon niveau d'anglais

Formation

BAC+2/3 en assistanat

Outils

Logiciels de CRM

Outils de visioconférence

Description du poste

Offre n° 201KSMH - Assistante du directeur exécutif (H/F)

Sous l'autorité du directeur exécutif, la personne recrutée assurera notamment les missions suivantes :

• Assister le directeur exécutif pour des tâches de nature administrative et organisationnelle
• Organiser des séminaires et conférences pour les différents centres de recherche (environ 120 conférences ou séminaires par an en présentiel, en visioconférence ou en hybride). Cette mission inclut, entre autres, les tâches suivantes :
  • Traiter et suivre les invitations via un logiciel de CRM
  • Mettre en ligne les conférences et séminaires en aval et contribuer à leur exploitation en amont (vérifier la présence des participants, mettre en ligne des présentations PowerPoint ou des vidéos, etc.)
  • Mettre en œuvre la logistique des conférences et séminaires (déplacements des intervenants, réservation de salles, accueil des participants, passage des micros, gestion de la visioconférence, etc.)
  • Préparer les conférences et séminaires avec les autres fonctions de soutien impliquées (services généraux, communication, …) et avec les prestataires externes (interprétariat, restauration, …)
  • Assurer le reporting des conférences et séminaires auprès de la direction

Compétences et qualités requises :

• Rigueur, sérieux, disponibilité, réactivité et capacité à travailler en équipe
• Autonomie et polyvalence
• Solides compétences en matière d'organisation
• Capacité à travailler sous pression, à établir des priorités et à s'adapter pour répondre à des besoins changeants
• Très bonne maîtrise des outils de bureautique, de visioconférences et de CRM
• Capacité à mettre en ligne des contenus sur un site Internet
• Capacité à s'adresser à différents publics et à traiter leurs demandes avec efficacité, discrétion et diplomatie
• Excellent niveau de français à l'écrit et à l'oral
• Très bon niveau d'anglais à l'écrit et à l'oral

Formation et expérience :

• BAC+2/3 (formation conduisant à la fonction d'assistant de direction : BTS, DUT, Licence professionnelle ou Bachelor)
• Au moins cinq ans d'expérience

Conditions :

• Statut : CDI
• Rémunération : en fonction de l'expérience
• Début du contrat : dès que possible
• Lieu : Paris 15e Paris - présence sur place requise tous les jours

Type de contrat : CDI

Contrat travail

Durée du travail 35H/semaine

Travail en journée

Salaire

• CSE
• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé
• En fonction de l'expérience

Déplacements : Jamais

Profil souhaité

• 5 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents

Expérience

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité Cette compétence est indispensable
• Collecter et analyser des données, des informations Cette compétence est indispensable
• Maitrise des outils bureautique Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Organiser des déplacements professionnels Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
• Relayer de l'information Cette compétence est indispensableUtiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Anglais Cette langue est indispensable

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Recherche-développement en sciences humaines et sociales