Assistante de Direction H / F

Data4 Group; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de gestion à Paris recherche un(e) assistant(e) de direction pour soutenir la direction. Le candidat idéal doit avoir au moins 5 ans d'expérience, maîtriser Microsoft Office, et posséder d'excellentes capacités de communication en français et en anglais. Les responsabilités incluent la gestion d'agendas, l'organisation d'événements et le suivi des actions des réunions. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement des activités de direction et requiert organisation, confidentialité et sens du service.

Qualifications

• 5-6 ans d’expérience minimum dans un poste similaire.
• Capacité de gestion d’agendas et de plannings.
• Compétences relationnelles et sens du service.

Responsabilités

• Assister la gestion courante des activités des membres de la direction.
• Gérer les plannings et organiser des événements professionnels.
• Rédiger des comptes rendus de réunions et suivre les actions.

Connaissances

Excellente expression orale et écrite

Anglais courant

Bonne maîtrise de Microsoft Office

Formation

Bac + 2 / 3

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Missions principales

L’assistant(e) de direction a pour mission d’assister la gestion courante des activités de certains membres de la direction et du site de Paris / Marcoussis.

Responsabilités

Assistanat dédié de deux membres du comex

• Gestion d’agendas et planning des déplacements,
• Préparation et organisation logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, etc.)
• Support et coordination à la préparation des dossiers nécessaires à la mission des dirigeants et de leurs départements (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)
• Rédaction de comptes rendus et suivi des actions de certaines réunions (réunions internes d’équipe)
• Mise en page de présentation (ppt, word, etc.)
• Gestion des notes de frais

Office management

• Accueil physique des visiteurs
• Commande de taxis pour les visiteurs, et les directeurs
• Standard téléphonique (France et International)
• Gestion de courrier : tri et distribution, commandes de coursiers DHL / LRAR
• Gestion des stocks (consommables, fournitures)
• Commande de plateaux repas
• Saisie de demandes d’achat

Responsabilités en matière de certifications

SM certifications : Respecter et faire respecter la politique certification

Hygiène, de santé et de sécurité : Respecter et faire respecter les règles d’hygiène, de santé et de sécurité.

Environnement : Respecter et faire respecter la politique environnementale.

Sécurité de l’information : Respecter et faire respecter la politique de la sécurité de l’information

Énergie : Respecter et faire respecter la politique de réduction de la consommation d’énergie.

Profil recherché

Formation et expérience

• Bac + 2 / 3
• 5-6 ans d’expérience minimum

Compétences techniques

• Excellente expression orale et écrite
• Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Teams, Outlook, Powerpoint)
• Anglais courant

Compétences générales

• Bonne organisation et anticipation
• Confidentialité
• Qualités relationnelles
• Sens du service
• Polyvalence
• Rigueur et méthode
• Pragmatisme
• Souplesse, adaptabilité
• Esprit d’équipe