Assistante de direction (H/F)

UNIVERSITE CATHOLIQUE DE LYON; Lyon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d'enseignement supérieur à Lyon recherche un gestionnaire administratif. Vous serez responsable de la gestion des examens, du contact avec les candidats, et de la mise à jour des fichiers. Une bonne connaissance de l'anglais et une formation Bac à Bac+2 sont requises. Type de contrat CDI avec un salaire brut mensuel variant entre 2018 et 2019 Euros.

Prestations

Indemnité transports

Titres restaurant / Prime de panier

CSE

Complémentaire santé

Qualifications

• Anglais niveau C1 souhaité.
• Expérience d'au moins 6 mois est indispensable.
• Compétences en gestion et budgétaires.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative et budgétaire.
• Gérer les dossiers d'inscriptions aux différents examens.
• Préparer et envoyer des mailings concernant les examens.

Connaissances

Connaissance des sessions d'examens et de certification Cambridge

Compétences sur les outils informatiques de gestion et de secrétariat

Compétences rédactionnelles

Sens de l'organisation

Capacité à s'adapter à un public varié

Rigueur

Formation

Bac à Bac+2 avec profil administratif (type BTS SAM)

Description du poste

Dans le cadre d'un remplacement, en collaboration avec le Directeur du Centre des Examens et rattaché(e) hiérarchiquement à la RAU Lettres et Langues.

Missions Principales

• Assurer la gestion administrative et budgétaire
• Assurer le contact avec les candidats
• Assurer la transmission des informations
• Gérer les dossiers d'inscriptions aux différents examens
• Transmettre les données Cambridge en soutien sur la plateforme Esolonline
• Préparer et envoyer des mailings (convocations, avis de résultats, avis de diplôme, QR codes)
• Assurer la mise à jour des fichiers (base de données)
• Préparation des sessions examens avec création des documents (émargements, étiquettes, seating plans, ...)
• Administrer la préparation des salles d'examen (étiquetage, affichage et suivi avec les Moyens généraux (matériel et préparation de salles))
• Etablir les factures et mettre à jour le suivi de la facturation
• Tenir et mettre à jour l'outil de suivi des dépenses

Rôle institutionnel

• Représenter le Directeur en leur absence dans la transmission de Directives, à leur demande expresse
• Représenter le Centre des Examens auprès du Public
• Remise des diplômes (candidats libres)

Gestion d'intendance

• Gérer et suivre les commandes de fournitures
• Assurer la réception et l'envoi du courrier et colis

Profil

• Connaissance des sessions d'examens et de certification Cambridge
• Connaissance des techniques de gestion, et budgétaires
• Compétences sur les outils informatiques de gestion et de secrétariat
• Compétences rédactionnelles
• Sens de l'organisation, rigueur
• Capacité à s'adapter à un public varié
• Formation : De Bac à Bac+2 avec profil administratif (type BTS SAM), idéalement avec une première expérience professionnelle
• Anglais niveau C1 souhaité
• Rémunération : selon le profil

Type de contrat CDI

Contrat travail Durée du travail 36H/semaine Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2018.0 Euros à 2019.0 Euros sur 12.0 mois
• Indemnité transports
• Titres restaurant / Prime de panier
• CSE
• Complémentaire santé

Déplacements: Jamais

Expérience

• 6 Mois Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable
• Anglais Cette langue est indispensable

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

250 à 499 salariés

Créée en 1875, L'Université Catholique de Lyon (UCLy) est historiquement la première université de la ville. L'UCLy est un établissement privé d'enseignement supérieur à but non lucratif concourant aux missions de service public, et qui porte ses valeurs dans le respect profond de la diversité des opinions et des cultures. L'UCLy accueille plus de 12 000 étudiants sur ses 2 campus Carnot et Saint-Paul dans l'hypercentre de Lyon (Lyon 2ème), et emploie environ 800 enseignants et administratifs.Mme Nathalie LAMOUREUX

Profil souhaité

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