Assistante de direction

CY CERGY PARIS UNIVERSITE; Cergy; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Temps partiel

Résumé du poste

Un établissement d'enseignement supérieur basé à Cergy recherche un assistant administratif pour soutenir la direction. Les principales responsabilités incluent la gestion des dossiers, l'organisation des réunions et la communication avec divers partenaires. Le candidat idéal doit avoir un Bac + 2 et une expérience souhaitée dans le domaine administratif. Le poste est en CDD de 12 mois, avec 38h35 par semaine et des avantages tels que le remboursement de 75 % du titre de transport et une contribution à la mutuelle.

Prestations

52 jours de congés payés par an

Remboursement 75 % du titre de transport

Participation à la mutuelle

Qualifications

• Expérience souhaitée dans le domaine administratif et de direction.
• Capacité à travailler en transversal et à coordonner plusieurs sites.

Responsabilités

• Assister la directrice administrative et la directrice administrative adjointe.
• Participer au bon fonctionnement administratif et logistique de l’école.
• Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions.
• Réaliser des activités de gestion administrative et de ressources humaines.

Connaissances

Connaître le mode de fonctionnement de l'administration publique

Connaître l'environnement et les réseaux professionnels

Savoir communiquer et informer les différents publics

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre complexe

Travailler en équipe

Sens des relations publiques

Rigueur et organisation

Qualités relationnelles

Formation

BAC + 2

Description du poste

Responsabilités

Assister la directrice administrative et la directrice administrative adjointe de CY TECH sur la gestion des dossiers.

Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, technique et logistique.

Participer au bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel de l’école.

Réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative et de ressources humaines de l’école magistrale et doctorale, et de l’école d’ingénieurs.

Conseiller et informer la direction, être le relai des personnels et des partenaires extérieurs auprès de la direction.

Participer au pilotage stratégique de ses activités sur ses différents sites (Cergy, Saint-Germain, Pau).

Organiser l'agenda de la directrice administrative et de la directrice administrative adjointe, déplacements et événements.

Participer et assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire.

Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions.

Assurer et rédiger des documents professionnels (comptes rendus, rapports, procédures).

Collaborer à la démarche qualité et au suivi des procédures en lien avec la chargée d’amélioration continue.

Alimenter et réaliser des tableaux de bord.

Elaborer des indicateurs et tableaux de bords en lien avec la responsable qualité.

Prendre en charge des aspects logistiques.

S'assurer du respect des procédures dans le domaine administratif.

Être l'interlocutrice privilégiée des différents partenaires, services internes et externes et autres institutionnels.

Prendre en charge les dossiers confiés par la direction générale, appels à projets...

Mettre en œuvre les procédures liées à l'organisation de CY TECH.

Organiser les conseils.

Collecter, organiser et gérer les informations sensibles et confidentielles, en garantissant la sécurité et la confidentialité des données à la demande de la direction.

Contribuer à la communication institutionnelle et à l’image de marque de l’école.

Veiller à la qualité des relations extérieures.

Participer aux réunions de pilotage de préparation des audits CTI et appui transversal aux acteurs internes impliqués dans la démarche.

Soutenir les équipes dans la centralisation et la structuration des données nécessaires à l’autoévaluation.

Participer à l'organisation de la visite des experts à la demande de la coordinatrice des affaires générales.

Assurer l’archivage et la traçabilité des documents pour faciliter les démarches futures.

Participer à des groupes de travail éventuellement.

Compétences requises

• Connaître le mode de fonctionnement de l'administration publique
• Connaître l'environnement et les réseaux professionnels
• Connaître les techniques d'assistanat et les différentes procédures
• Connaître les techniques d'élaboration des documents
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre complexe
• Savoir réaliser des synthèses, rédiger et mettre en forme les documents
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Etre diplomate et fiabilité
• Savoir faire preuve de rigueur, d'organisation, polyvalence
• Savoir apporter une réponse personnalisée
• Savoir communiquer et informer les différents publics
• Savoir alerter
• Savoir faire preuve de loyauté
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Travailler en équipe
• S'adapter aux différents interlocuteurs
• Sens de l'organisation
• Sens du service public
• Qualités relationnelles, écoute, disponibilité, discrétion, et respect de la confidentialité
• Savoir gérer des conflits
• Savoir assurer le rôle de conseil ou d'aide à la décision
• Sens de l'initiative
• Capacité à travailler en transversal et à coordonner plusieurs sites
• Adaptabilité et réactivité dans un environnement évolutif
• BAC + 2
• Expérience souhaitée dans le domaine administratif et de direction

Condition de travail

• Poste ouvert aux agents contractuels (CDD de 12 mois) ou détachement pour les agents titulaires
• 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
• Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
• Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois
• Politique de formation interne développée
• Poste basé à Cergy à pourvoir dès à présent
• Poste de catégorie B