Assistant H / F

Viparis; Levallois-Perret; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise à Paris recherche un(e) assistant(e) pour gérer l'administration d'un service au palais des Congrès. Les responsabilités incluent l'organisation de la logistique, la gestion des appels, et le suivi budgétaire. Le candidat doit avoir un Bac +2 et 5 à 10 ans d'expérience dans un poste similaire, avec d'excellentes compétences rédactionnelles et organisationnelles.

Qualifications

• Expérience confirmée (5 à 10 ans) sur un poste similaire.

Responsabilités

• Prendre en charge les tâches administratives relatives à l'activité de son manager.
• Organiser la logistique de certains rendez-vous et déplacements.
• Recevoir et orienter les appels téléphoniques.
• Traiter le courrier de la direction.
• Participer à certaines réunions et rédiger les comptes rendus.

Connaissances

Excellente orthographe

Qualités rédactionnelles

Organisation

Rigueur

Qualités relationnelles

Formation

Bac +2 assistanat ou gestion

Description du poste

Overview

Nous recherchons, pour un CDD basé sur le palais des Congrès de Paris, un(e) : ASSISTANT(E) H / F / NB. L'assistant(e) prend en charge la gestion et l'organisation administrative du service auquel il / elle est rattaché(e). Dans le cadre de son activité, vous avez pour principales missions de :

Responsabilités

• Prendre en charge les tâches administratives relatives à l'activité de son manager et plus généralement du service auquel il / elle est rattaché(e) : réalisation et / ou mise en forme des documents : présentations, courriers, tableaux de reporting, saisie des notes de frais, bons de commandes
• Le cas échéant, organiser la logistique de certains rendez-vous, réunions, déplacements (calendrier, réservation des salles, repas, transport, commandes et dépenses s'y rapportant etc.)
• Recevoir et orienter les appels téléphoniques, prendre et transmettre les messages téléphoniques
• Traiter le courrier de la direction et en assurer la répartition
• Participer à certaines réunions et en assurer la rédaction des comptes rendus
• Gérer les fournitures du service et matériel de bureau et éviter les ruptures de stocks de fournitures
• Assurer les opérations de clôture trimestrielle : relance des fournisseurs, transmission des factures, établissement des provisions
• Le cas échéant, assurer le suivi budgétaire des frais de fonctionnement de la direction et le suivi du temps de travail des collaborateurs du service
• Effectuer le classement et l'archivage
• Effectuer les tâches administratives inhérentes à la fonction et se conformer aux process de l'entreprise
• Contribuer à l'établissement, à l'amélioration et au respect des process et engagements qualité et développement durable
• Les missions précitées ne sont pas exhaustives, peuvent dépendre des spécificités du site ou du département sur lequel le / la collaborateur(trice) est affect(e) et restent évolutives

Profil et qualifications

Vous êtes titulaire d'un Bac +2 assistanat ou gestion, avec une expérience confirmée (5 à 10 ans) sur un poste similaire

• Savoir-faire: Excellent niveau d'orthographe
• Qualités: Qualités rédactionnelles, Organisation, Savoir-être, Rigueur, Bon sens et discrétion, Qualités relationnelles, Diplomate, Intelligence situationnelle