Assistant en gestion administrative (H/F) - H/F

Inserm France; Fontenay-aux-Roses; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une unité de recherche biomédicale à Fontenay-aux-Roses recherche un gestionnaire qui assistera le directeur dans les missions administratives, financières et de personnel. Le poste inclut la gestion des budgets, le suivi des recrutements, et l'organisation d'événements scientifiques. Le candidat idéal a un diplôme de niveau 5, des compétences en organisation, et la capacité de travailler en anglais. Une expérience similaire est appréciée.

Qualifications

• Connaissances en droit public et droit des contrats.
• Connaissances en techniques d'élaboration de documents.
• Connaissances budgétaires générales.
• Connaissances générales des ressources humaines.
• Capacité à travailler en anglais (niveau B1 CECRL souhaité).

Responsabilités

• Assister les chefs d’équipes dans la gestion de leurs budgets.
• Constituer et suivre les dossiers de recrutement.
• Organiser et assurer la logistique de diverses manifestations.
• Planifier les réunions du directeur de l'Unité et des chefs d'équipe.

Connaissances

Organisation

Polyvalence

Réactivité

Fiabilité

Discrétion

Sens du relationnel

Formation

Titre ou diplôme classé au moins au niveau 5 (BTS)

Description du poste

Description

A propos de la Structure :

L'Unité Mixte de Recherche « Stabilité Génétique, Cellules Souches et Radiations » (SGCSR) consacre ses recherches aux mécanismes moléculaires assurant la réparation des dommages de l'ADN et la stabilité du génome, ainsi qu'aux cellules souches normales et cancéreuses (germinales, hématopoïétiques, épidermiques et neurales.

L'UMR SGCSR (UMRE008) est labellisée par l'Université Paris Cité, l'Université Paris-Saclay et le CEA. Elle rassemble 9 équipes, dont 7 sont aussi labellisées par l'Inserm (et forment l'U1274), ainsi que des plateformes et services communs. Elle est hébergée par le DRCM (CEA/IBFJ) sur le site de l'ASNR de Fontenay-aux-Roses. L'UMR SGCSR est composée d’au moins 130 personnes.

Mission :

Au sein de l'Unité Mixte de Recherche Stabilité Génétique, Cellules Souches et Radiations (UMRE008-U1274) située sur le site du CEA de Fontenay-aux-Roses, la personne recrutée rejoindra le pôle de gestion qui accompagne le directeur dans la gestion administrative, financière et du personnel de l'Unité.

Activités principales :

Finances :

• Assister les chefs d’équipes dans la gestion de leurs budgets (dotations et contrats de recherche nationaux et internationaux)
• Contrôler et valider les commandes Inserm/Universités des prescripteurs, suivre les livraisons et certifier le service fait, suivre la facturation des commandes et instaurer un dialogue de gestion entre les prescripteurs et les tutelles
• Organiser les déplacements des personnels (réservation des billets de transport, de l'hôtel, inscription au congrès) et procéder au remboursement des frais de mission sur justificatifs

Ressources humaines :

• Constituer et suivre les dossiers de recrutement sur vacations/CDD/CDI jusqu'à la mise en place du contrat de travail
• Constituer les dossiers d'accueil en stage, préparer et suivre le versement des gratifications, élaborer et suivre le planning des congés des stagiaires
• Coordonner diverses campagnes Inserm/Universités (élections, entretiens professionnels, promotions, CET)

Communication :

• Organiser et assurer la logistique de diverses manifestations : soutenance de thèse, journées scientifiques (2 fois par an), congrès internationaux sur site le cas échéant
• Actualiser la base des productions des chercheurs

Assistanat :

• Planifier les réunions du directeur de l'Unité et des chefs d'équipe
• Rédiger les comptes-rendus de réunions (chefs d'équipe, conseil de laboratoire)
• Répondre aux différentes requêtes des tutelles, synthétiser les données et les présenter (effectifs, budgets)

Spécificité(s) et environnement du poste :

Le pôle de gestion est constitué de 3 personnes. La personne recrutée travaillera sous la responsabilité de la coordinatrice de gestion. La personne recrutée fera le lien entre l'Unité et les différents services (financiers, ressources humaines, communication) des 4 tutelles de l'Unité.

Profil recherché

Niveau de diplôme et formation(s) :

• Titre ou diplôme classé au moins au niveau 5
• BTS (assistante de direction/gestion/RH) ou équivalent

Connaissances :

• Connaissances en droit public et droit des contrats
• Connaissances en techniques d'élaboration de documents
• Connaissances budgétaires générales
• Connaissances générales des ressources humaines
• Capacité à travailler en anglais (niveau B1 CECRL souhaité)

Savoir-faire :

• Réaliser des synthèses, des tableaux et des graphiques
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir planifier et tenir les délais
• Savoir rendre compte

Aptitudes :

• Organisation
• Polyvalence
• Réactivité
• Fiabilité
• Discrétion
• Sens du relationnel

Expérience(s) souhaité(s) :

Une expérience sur un poste similaire serait appréciée