Assistant(e) / Office Manager

TALENTS UNIS; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un cabinet d'avocats reconnu à Paris recherche un(e) Assistant(e) pour gérer les agendas des avocats, organiser des conférences et assurer l'accueil des clients. Vous interviendrez au sein d'une équipe bienveillante et dynamique, contribuant à la fluidité du fonctionnement du cabinet. Les missions incluent la gestion des appels, l'organisation de séminaires et le suivi des prestataires externes. Ce CDI ne permet pas le télétravail et la rémunération sera selon l'expérience.

Qualifications

• Expérience dans un rôle administratif similaire.
• Capacité à gérer des priorités et à anticiper les besoins.
• Rigueur et attention aux détails.

Responsabilités

• Gérer les appels et organiser les conférences téléphoniques.
• Assurer l'accueil des clients et la gestion des agendas.
• Participer à l'organisation de séminaires et de la vie administrative.

Connaissances

Sens du service

Organisation

Dynamisme

Polyvalence

Aptitudes relationnelles

Description du poste

Nous recherchons, pour notre client, un cabinet d’avocats à taille humaine reconnu pour son professionnalisme et la qualité de ses relations humaines, un(e) Assistant(e) afin d’assurer le bon fonctionnement du cabinet et d’accompagner les avocats dans leur activité quotidienne.

Au sein d’une équipe soudée et bienveillante, vous occupez une place centrale dans la vie du cabinet. Premier point de contact, vous en incarnez l’image et les valeurs en offrant un accueil irréprochable.

Vous gérez les appels, organisez les conférences téléphoniques et veillez à la bonne tenue des agendas des avocats : prise de rendez‑vous, inscriptions aux formations, coordination des réunions et des déplacements (hôtels, trains, avions).

Vous assurez également la gestion complète du courrier (impression des étiquettes, mise sous pli, remplissage des bordereaux pour les envois recommandés, DHL ou Chronopost).

Vous participez activement à la vie administrative du cabinet : établissement des notes de frais, organisation de séminaires (un à deux par an), et mise en place quotidienne du cabinet (préparation des salles de réunion, réassort du réfrigérateur…).

Rigoureux(se) et attentif(ve) aux détails, vous gérez les commandes et suivez les stocks (eau, café, papier, cartouches, consommables divers) .

Vous êtes en relation avec les prestataires externes dont vous assurez le suivi des contrats, garantissant ainsi un fonctionnement fluide et efficace.

L’archivage des dossiers fait également partie de vos responsabilités et contribue au maintien d’une organisation rigoureuse au sein du cabinet.

Selon votre appétence, vous pourrez également contribuer à la gestion et à la mise à jour de la documentation juridique.

Vous avez déjà évolué dans des fonctions similaires au sein d’une structure à taille humaine, où polyvalence et dynamisme sont essentiels, et vous y avez développé d’excellents réflexes d’organisation. Doté(e) d’un très bon relationnel, vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre réactivité et votre esprit d’équipe. Votre dynamisme, votre autonomie et votre sens de l’organisation vous permettent d’anticiper les besoins, de gérer les priorités et de contribuer, par votre implication, à la convivialité du cabinet ainsi qu’à la fluidité de son fonctionnement au quotidien.

CDI

Poste basé à Paris 75016

Pas de Télé Travail

Rémunération selon expérience