Assistant-e en ingénierie des formations ouvertes en alternance

UNIVERSITE PARIS 8; Saint-Denis; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université en Île-de-France recherche un-e assistant-e en ingénierie de formation pour assurer le suivi administratif et financier des actions de formation en alternance. Le poste implique d'accompagner les candidats, établir des contrats et veiller à la qualité des programmes de formation. Le candidat idéal doit avoir des compétences en conseils, gestion financière, ainsi qu'une bonne communication orale et écrite. Un diplôme dans la gestion ou un domaine lié est un plus.

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur.
• Connaissance de la réglementation en matière de formation professionnelle.
• Compétences en gestion financière.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif et financier des actions de formation.
• Accompagner les candidats et les employeurs dans les dispositifs d'alternance.
• Établir les conventions et contrats pour les alternants.

Connaissances

Compétences de conseils, d'accueil

Gestion financière

Outils de gestion et bureautique

Analyse des données

Communication orale et écrite

Description du poste

Missions

L'assistant-e en ingénierie de formation assure le suivi administratif et financier des actions de formations en alternance. Il-elle contribue au placement en entreprise et assure la contractualisation avec les employeurs. Il-elle est l'interlocuteur des stagiaires, des entreprises et des financeurs, mais également des référents et tuteurs alternance. Son action vient en appui au développement des formations en alternance.

Activités principales

• Accompagner les candidats et les employeurs
  • Conseiller les candidats sur les dispositifs d'alternance (apprentissage et contrats de professionnalisation) et l'offre de formation en alternance
  • Individualiser la documentation type des formations en alternance
  • Participer à des salons, journées portes ouvertes, intervenir auprès des promotions à la rentrée
  • Assurer le suivi administratif et financier des dossiers des alternants

• Préparer les documents pour les prises en charge financière des formations en alternance
  • Créer et / ou gérer les alternants dans les logiciels de l'université

• Établir les conventions, contrats et avenants
  • Vérifier les feuilles d'émargement des alternants avant de les transmettre aux employeurs
  • Vérifier le respect des calendriers, procéder à d'éventuelles modifications et en informer les contractants
  • Facturer les financeurs, suivre les encaissements et les impayés
  • Gérer les dossiers des alternants en lien avec les partenaires

• Contribuer à la démarche qualité
  • Mettre en œuvre et actualiser les procédures et tableaux de suivi
  • Vérifier / qualifier les données des logiciels de gestion
  • Assurer une veille juridique et réglementaire sur l'alternance

Connaissances

• Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur
• Connaissance de la réglementation et des aspects juridiques en matière de formation professionnelle continue et plus particulièrement de l'alternance
• Connaissance des fondamentaux en gestion financière
• Connaissance du marché de l'emploi et de la formation continue

Compétences opérationnelles

• Avoir des compétences de conseils, d'accueil et de commercialisation
• Avoir des compétences en matière de gestion financière
• Maîtriser les outils de gestion et de bureautique
• Maîtriser les techniques de recherche et de traitement de l'information
• Analyser des données et informations dans le cadre d'une problématique
• Mettre en œuvre des procédures et conduire des actions relevant d'une démarche Qualité
• Maîtriser la communication orale et écrite

Compétences transversales / Savoir être

• Sens du service public
• Capacité d'organisation et rigueur
• Qualité rédactionnelle
• Sens relationnel et aptitudes à la négociation
• Goût pour le travail en équipe
• Capacités d'anticipation, d'adaptation et de décision
• Sens de la confidentialité
• Esprit d'initiative et autonomie
• Disponibilité et écoute

Pour Candidater

Transmettre un CV et une lettre de motivation

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres :

• 23 935 étudiants.
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
• 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
• 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
• 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans.
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.