Assistant.e du pôle Formation (CDI)

Santé Mentale France; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme de formation certifié en santé mentale recherche un(e) assistant(e) de formation pour gérer les opérations administratives et logistiques des formations. Vous aurez pour mission de suivre les dossiers clients, organiser les sessions de formation et promouvoir les offres. Une expérience d'au moins 2 ans dans un poste similaire est requise, ainsi qu'une bonne maîtrise des outils bureautiques et CRM. Le poste se situe à Paris dans une équipe dynamique.

Qualifications

• Expérience d'au moins 2 ans dans un poste similaire.
• Une expérience dans le domaine de la formation est un atout.
• Maîtrise des outils bureautiques courants.

Responsabilités

• Gérer administrativement les actions de formation.
• Assurer la logistique des formations.
• Traiter le suivi client et la constitution des dossiers.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques

Aisance relationnelle

Sens de l'organisation

Réactivité

Formation

Bac +2 en gestion administrative

Outils

Pack Office

Logiciel CRM

Description du poste

Les actions de formation sont une des activités importantes et historiques de la fédération SmF. Elles constituent un levier essentiel pour sensibiliser tous les acteurs en santé mentale, mais aussi pour les accompagner dans les améliorations et les evolutions de leurs pratiques. Pour repondre a sa mission et mettre en oeuvre son plan stratégique, Sante mentale France – en tant qu organisme de formation certifie QUALIOPI – developpe chaque anne de maniere significative ses activites de formation et d accompagnement des acteurs.

Au sein d’une equipe a taille humaine, l’assistant.e travaille sous la responsabilite du/de la Responsable du Pole Formation et Accompagnement et en lien continu avec le gestionnaire de formation. Il/elle assure l’ensemble des operations administratives et logistiques necessaires a l’organisation et a la qualite des actions de formation, et contribue au developpement de l’offre de formation.

Missions generales

• Informer et orienter les clients individuels et collectifs
• Gerer administrativement les actions de formation dans le respect des exigences Qualiopi
• Organiser la planification et la logistique des formations avec les prestataires
• Assurer le suivi des dossiers (inscriptions, financements, documents reglamentaires)
• Participer a l’amélioration continue des process et au fonctionnement global du pole

Activites principales

L’assistant.e formation a pour principales responsabilites :

1) Information et orientation des clients

• Renseigner, orienter et conseiller les prospects et clients sur l’offre et les dispositifs de financement
• Alimenter, actualiser et exploiter le logiciel CRM
• Participer a la promotion des formations (mailings, phoning, campagnes CRM)
• Elaborer les devis simples, assurer leur relance et suivi
• Contribuer aux reponses a appels a projet ou appel d’offres
• Participer aux actions de communication externes et evnements du pole

2) Organisation logistique et gestion administrative des formations

• Appuyer l’equipe du pole Formation dans la planification des sessions de formations
• Organiser la logistique des formations, notamment avec les prestataires (recherche et location de salles, demande de devis, commande des manuels PSSM, preparation des facturances, etc.)
• Creer les sessions et les dossiers des formations sur les outils de gestion internes, en veillant a la conformite reglamentaire et qualite de l’action de formation
• Veiller a la reception et au classement des documents pre et post formation (evaluations, quizz)
• Assurer le bon deroulement des sessions et signaler les dysfonctions, notamment du logiciel de gestion des formations et des process
• En lien avec les formateur.rice.s :

• Positionner les formateurs sur les sessions
• Informer et accompagner les formateurs sur les process internes et les exigences Qualiopi
• Assurer le suivi des documents pedagogiques et administratifs remis par et aux formateur.rice.s (pre et post formation)
• Participer aux reunions du collectif de formateurs.

• En lien avec les clients :
• Assurer le suivi client et la constitution des dossiers de la pre-inscription (reservation, inscription, convocation, convention, emargement…) a la facturation (ensuree par l’Assistante de direction) en utilisant les outils dedicaces
• Gerer les documents relatifs aux demandes OPCO et prises en charge entreprises (convention, attestation de presence, emargement, depot plateformes, etc.)
• Gerer les listes d’attente, demande de reports d’inscriptions et d’annulations

3) Fonctionnement de l’organisme de formation

• Harmoniser son fonctionnement et son travail avec le gestionnaire et l’assistante du Pole Formation
• Participer aux reunions d’equipe du Pole Formation et Accompagnement, et du siege de la Federation SmF
• Contribuer a la demarche Qualiopi : respect des procedures, remontee des ecpats, propositions d’amélioration.
• Assurer un reporting regular aupres du/de la Responsable du Pole (creations, annulations, reports, bilans, etc.)
• Collaborer avec l’assistante de direction pour la facturation et le suivi des paiements

Qualification : niveau minimum bac +2 en gestion administrative/assistante de direction. Vous justifiez d’une premiere experience d’au moins 2 ans dans ce type de poste. Une experience dans le domaine de la formation sera un atout.

Competences requises : Excellente maîtrise des outils bureautiques courants (pack office), aisance dans l’utilisation de plateformes informatiques.

Savoir-faire, savoir-etre : rigueur, sens aigu de l’organisation, reactivite, autonomie, adaptabilite, aisance relationnelle, travail en equipe

Avoir un attrait pour les missions de la federation / la promotion de la sante mentale