Assistant(e) du directeur exécutif (H/F)

France Travail; Paris; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de recherche recrute un(e) Assistant(e) du directeur exécutif à Paris. Le candidat idéal devra gérer les tâches administratives, organiser des conférences, et assurer la logistique des événements. Une expérience minimale de 3 ans est requise, avec des compétences en gestion de planning et en outils numériques. La maîtrise de l'anglais est indispensable. Ce CDI propose un travail de 35 heures par semaine avec divers avantages tels que des titres-repas et une complémentaire santé.

Prestations

Titres restaurant

Prime de panier

Complémentaire santé

Qualifications

• 3 ans d'expérience dans un rôle similaire.
• Compétences en gestion de projets et événementiel.
• Connaissance des outils numériques et CRM.

Responsabilités

• Assister le directeur exécutif dans des tâches administratives.
• Organiser des séminaires et conférences.
• Gérer la logistique des événements.

Connaissances

Gérer un planning

Mettre à jour un dossier, une base de données

Organiser des déplacements professionnels

Planification des tâches et gestion des priorités

Utiliser les outils numériques

Anglais

Formation

Bac +2 ou équivalent

Description du poste

Offre n° 201SGYJ Assistant(e) du directeur exécutif (H/F)

Sous l'autorité du directeur exécutif, la personne recrutée assurera notamment les missions suivantes :

• Assister le directeur exécutif pour des tâches de nature administrative et organisationnelle
• Organiser des séminaires et conférences pour les différents centres de recherche de l'Ifri.
• Traiter et suivre les invitations via un logiciel de CRM
• Mettre en ligne les conférences et séminaires en aval et contribuer à leur exploitation en amont (vérifier la présence des participants, mettre en ligne des présentations PowerPoint ou des vidéos, etc.)
• Mettre en oeuvre la logistique des conférences et séminaires (déplacements des intervenants, réservation de salles, accueil des participants, passage des micros, gestion de la visioconférence, etc.)
• Préparer les conférences et séminaires avec les autres fonctions de soutien impliquées (services généraux, communication, etc.) et avec les prestataires externes (interprétariat, restauration, etc.)
• Assurer le reporting des conférences et séminaires auprès de la direction

Type de contrat : CDI

Contrat de travail

Durée du travail : 35H/semaine

Travail en journée

Salaire :

• CSE
• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé
• Selon expérience

Déplacements : Jamais

Profil souhaité

Expérience : 3 An(s) (indispensable)

Compétences

• Gérer un planning (indispensable)
• Mettre à jour un dossier, une base de données (indispensable)
• Organiser des déplacements professionnels (indispensable)
• Planification des tâches et gestion des priorités (indispensable)
• Utiliser les outils numériques (indispensable)
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer un accueil téléphonique
• Classer des documents
• Collecter et analyser des données, des informations
• Créer, organiser ou coordonner un évènement
• Anglais (indispensable)

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Recherche-développement en sciences humaines et sociales