ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE école deuxième chance

LE&C Grand Sud; Rodez; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une organisation éducative régionale à Rodez recherche un(e) assistant(e) administratif(e) pour un CDD jusqu'au 23/12/2025. Le candidat sera responsable du secrétariat de l'établissement et de la gestion des tâches administratives liées aux stagiaires. Une expérience d'au moins 3 ans est requise, ainsi qu'un diplôme de niveau BAC +2. Rémunération de 14,25 EUR brut par heure pour un temps de travail de 21h par semaine.

Qualifications

• Expérience professionnelle dans un poste similaire d'au moins 3 ans.
• Connaissance du milieu associatif et/ou des structures de l'Économie Sociale souhaitable.
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de l'établissement de formation.
• Gérer les tâches administratives liées aux stagiaires.
• Organiser le travail du personnel administratif.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Capacités relationnelles

Autonomie

Polyvalence

Discrétion

Capacités rédactionnelles

Formation

Diplôme de niveau 5 (BAC +2) en secrétariat de direction

Outils

Outils informatiques et bureautiques

Description du poste

Overview

Mouvement d'éducation populaire dont le projet éducatif repose sur la promotion des valeurs de la République et le principe fondamental de laïcité, LE&C Grand Sud accompagne près de 300 collectivités des territoires du grand sud dans la conception, la mise en oeuvre et l'évaluation de leurs politiques éducatives. Par une approche humaniste, des méthodes de travail collaboratives et sa capacité à fédérer autour de dynamiques collectives, ses 2600 professionnels oeuvrent au quotidien dans les champs de la petite enfance, de l'enfance, de la jeunesse, de la prévention, de la culture, des séjours, des vacances adaptées, de la formation professionnelle, volontaire, continue, accompagnement VAE ou encore d'écoles de la 2ème chance...

L'école de la deuxième chance de Rodez est organisée dans le cadre du consortium LE&C Formation - CEMEA Occitanie.

Contrat et missions

Sous la responsabilité de la direction de l'école, l'assistant administratif ou l'assistante administrative aura comme mission principale d'assurer le secrétariat de l'établissement de formation, de gérer les tâches administratives liées aux stagiaires et d'apporter une aide à l'équipe pédagogique. Il s'agit d'un CDD de remplacement jusqu'au 23/12/2025. Temps de travail : 21h par semaine. Rémunération : groupe D de la CC ECLAT, indice 305, soit 14,25EUR brut par heure.

Responsabilités

• Accueil: Accueillir et renseigner les stagiaires et toute autre personne se présentant dans les locaux de l'E2C.
• Accueil téléphonique: Assurer l'accueil téléphonique et transmettre les informations aux personnes concernées.
• Messagerie: Assurer le suivi des messages adressés par voie électronique.
• Administration: Créer et suivre les dossiers de rémunération, les dossiers individuels et les listes stagiaires et produire les attestations, courriers et tout autre document lié aux dossiers.
• Base de données: Actualiser les bases de données (SIOUCS, sigma, défi, outil Excel/Word...).
• Émargement: Préparer les feuilles d'émargement mensuelles individuelles et/ou vérifier l'émargement électronique sur SWS.
• Conventions et démarches: Préparer les conventions de stage, feuilles de démarches.
• Suivi: Suivre les présences en centre et en entreprise et envoyer en fin de mois les documents dédiés à l'ASP et Pôle Emploi.
• Suivi des heures et facturation: Assurer le suivi des heures et facturer, établir les devis et plans de formation (Pôle Emploi - Individuel).
• Livrets et rapports: Préparer les livrets d'évaluation en entreprise et les tableaux d'entrées et suivis.
• Région: Préparer, mettre à jour et envoyer à la Région les tableaux d'entrées et suivis des Copass toutes les 5 semaines.
• Paie et documents: Traiter les arrêts de travail et établir les attestations de salaire.
• Organisation: Organiser le travail du personnel administratif intervenant sur l'E2C (Contrat Pro, Stagiaires, services civiques...).

Qualifications

• Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau 5 (niveau BAC +2) dans le secrétariat de direction ou posséder une expérience professionnelle dans un poste similaire d'au moins 3 ans.
• Connaître idéalement le milieu associatif et/ou les structures de l'Économie Sociale serait souhaitable.
• Avoir le sens de l'organisation, de la rigueur et de la bienveillance.
• Être doté(e) de réelles capacités relationnelles face à tout type de public, ainsi que dans le travail en équipe.
• Posséder de bonnes capacités rédactionnelles.
• Savoir faire preuve d'autonomie, de polyvalence et de discrétion.
• Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques (tableur, traitement de texte) et être capable de s'approprier l'utilisation d'autres logiciels et plateformes.

Note: Il s'agit d'un CDD de remplacement jusqu'au 23/12/2025. Temps de travail: 21h/semaine. Rémunération: groupe D de la CC ECLAT, indice 305, soit 14,25EUR brut par heure.