Assistant de direction (F/H)

RANDSTAD; Maisons-Alfort; Sur place; EUR 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de travail temporaire recherche un(e) Assistant(e) de direction à Maisons-Alfort pour organiser l'agenda, gérer les déplacements et coordonner diverses tâches logistiques. Le candidat idéal aura une expérience de 5 ans et un Bac+2. Le contrat est un intérim de 6 mois à temps plein avec un salaire annuel de 34 000 euros.

Qualifications

• Expérience de 5 ans dans un poste similaire indispensable.
• Bonne capacité d'organisation et de communication.
• Compétences en gestion de planning et logistique.

Responsabilités

• Organiser l'agenda du directeur et assurer une permanence téléphonique.
• Gérer les déplacements et préparer les conseils scientifiques.
• Coordonner avec les assistantes de direction et le directeur général.

Connaissances

Organisation

Communication

Coordination

Formation

Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction

Description du poste

Offre n° 197NXDY - Assistant de direction (F/H)

Missions de l'assistante de direction du pôle PSE Organiser l'agenda du directeur et de la direction : prendre des rendez-vous internes et externes, les mettre à jour en permanence. Assurer une permanence téléphonique et coordonner le rappel des interlocuteurs en tenant compte des agendas. Organiser des réunions : les planifier, constituer les dossiers et s'assurer de l'ensemble des aspects logistiques, notamment avec le soutien des directions et des services concernés. Planifier le pilotage du Pôle : organiser les récurrences des réunions (CODIR, COPIL, etc.). Gérer les déplacements en contact avec les interlocuteurs des différents sites (création de profils, actualisation des ordres de mission, réservation de billets, repas, hotels, états de frais, suivi des dépenses et remboursements). Préparer le Conseil scientifique de l'agence (à Maisons-Alfort, en visioconférence ou délocalisé) : actualiser les membres et adresses et le trombinoscope, organiser le rétroplanning de pilotage (réunion interne, collège, conseil, SCL, SCASM), envoyer les convocations, préparer les ordres du jour, les feuilles de présence, les chevalets, réserver les salles et les pauses café, organiser et suivre la venue des experts (avion, train, hôtel) et leur accès au site et à la cantine, planifier les buffets, réserver les places de parking et les taxis, collecter et mettre en forme les documents préparatoires, actualiser la base documentaire, réserver les prestataires externes (Ubiqus), piloter le suivi et règlement de leurs frais et vacations, préparer et participer au secrétariat de séance, assurer la bonne actualisation des DPI des experts. Contribuer à l'orchestration des tâches avec les autres assistantes de direction et la cheffe de cabinet du directeur général. Assurer la coordination de la tenue des fichiers de contacts. Préparer des courriers, des messages et finaliser des présentations pour répondre aux nombreuses sollicitations internes et externes. Gérer la circulation des parapheurs en identifiant leur degré d'urgence. Organiser et assurer le classement dynamique des dossiers et fichiers de la Direction dont le suivi des archives et des conventions. Commander les ouvrages documentaires et piloter les abonnements nécessaires aux besoins du service. Suivre le planning de la direction, préparer la validation des congés, des RTT, du télétravail dans l'outil Gestor ; diffuser les outils de formation et les planifier. Anticiper et planifier la préparation et le suivi des Evaluations annuelles de l'équipe, et la mise à disposition et l'archivage des documents. Établir et renouveler le stock de fournitures du service. Recenser les besoins documentaires/abonnements et les transmettre au service concerné. Préparer les contrats de vacation lorsque nécessaires. Déclencher et suivre la résolution des dysfonctionnements informatiques.

Type de contrat : Intérim - 6 Mois. Contrat travail 35H/semaine. Travail en journée.

Salaire

• Salaire brut : Annuel de 34000.0 Euros sur 12.0 mois

Profil souhaité

Expérience

• 5 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire

Employeur

3 à 5 salariés

Randstad vous ouvre toutes les portes de l'emploi : intérim, CDD, CDI. Chaque année, 330 000 collaborateurs (f/h) travaillent dans nos 60 000 entreprises clientes. Rejoignez-nous ! Votre agence, Pôle d'expertise assistanat, vous offre de nombreuses opportunités d'emploi et vous accompagne tout au long de votre carrière. Mme Delphine GUERIN

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