Assistant de direction

Ministère de l'Intérieur; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution gouvernementale française recherche un(e) Assistant(e) de direction pour soutenir le directeur en charge de la transformation numérique. Le poste implique de gérer les agendas, préparer des réunions, et assurer l'interface avec les cabinets ministériels. Les candidats doivent faire preuve de rigueur et d'organisation pour garantir le bon fonctionnement des activités. Outre un rôle administratif, il est essentiel de maintenir la confidentialité des informations traitées.

Qualifications

• Expérience dans un rôle d'assistance ou d'administration.
• Capacité à gérer des agendas et organiser des réunions.
• Compétences en communication et en gestion du temps.

Responsabilités

• Assurer l'interface avec les cabinets ministériels et le suivi des sollicitations.
• Gérer le secrétariat particulier et les activités du directeur.
• Participer à la préparation de déplacements et à la gestion des réservations.

Connaissances

Rigueur

Sens de l'organisation

Réactivité

Description du poste

BA075ACC-113961 DTNUM 75 CAB Assistant(e) de direction auprès du directeur, SGA en charge du numérique.

Les fonctions associées au poste requièrent rigueur, sens de l’organisation et réactivité. Vous assurez un rôle central d’interface et de coordination au sein de la direction de la Transformation numérique.

À ce titre, vous êtes en charge de l’interface avec les cabinets ministériels et du suivi de leurs sollicitations. Vous assurez le secrétariat particulier du directeur de la Transformation numérique et contribuez à la bonne organisation de son activité ainsi que de celle de son adjoint : gestion des agendas, préparation logistique des réunions (salles, visioconférences, etc.) et suivi des priorités.

Vous participez à la préparation des déplacements du directeur et de son équipe, en lien avec les préfectures, les SGAMI et les services visités, et réalisez les démarches administratives associées (réservations de transport et d’hébergement via Chorus).

Vous traitez le courrier entrant et sortant, assurez la bonne diffusion des courriels vers les services concernés, répondez aux appels téléphoniques et prenez les messages. Vous participez également à l’organisation des permanences du cadre d’astreinte de la DTNUM, en assurant la mise à jour des plannings, le transfert des appels et la diffusion des fiches de permanence.

Vous contribuez au suivi des congés des membres du comité de direction, préparez les dossiers nécessitant un support papier et veillez à la correction, à la relecture et à la mise en forme des documents (courriers, discours, notes).

Enfin, vous assurez l’accueil des visiteurs et des autorités, le suivi et la commande des matériels nécessaires au fonctionnement du service, dans le strict respect de la confidentialité des informations traitées.

Votre environnement professionnel :

Activités du service : La direction de la Transformation numérique (DTNUM) pilote et accompagne la transformation numérique du ministère.

Composition et effectifs du service : Le cabinet de la DTNUM est composé de 23 agents L’effectif du cabinet est composé de 23 agents : 2A, 3B, 9C, 4 contractuels et 5 apprentis. La DTNUM compte environ 750 agents répartis en cinq sous-directions et deux missions transverses.