Assistant / Assistante de direction (H/F)

PREFECTURE DE DEPARTEMENT LOIRET; Orléans; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une préfecture locale cherche un(e) Assistant(e) de direction pour gérer le suivi administratif et organiser des réunions. Les responsabilités incluent le filtrage des communications et le suivi des dossiers. Un Bac+2 en secrétariat et 2 ans d'expérience sont requis. Le poste est à pourvoir immédiatement avec un salaire mensuel brut de 1980 euros, sur 12 mois.

Qualifications

• 2 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) de direction requis.
• Savoir utiliser les outils bureautiques.
• Être capable d'accueillir et renseigner le public.

Responsabilités

• Assurer le suivi des échéances et des dossiers.
• Préparer et organiser des réunions internes et externes.
• Gérer le courrier papier et électronique.

Connaissances

Bureautique et outils collaboratifs

Techniques de secrétariat

Accueillir, orienter, renseigner un public

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches et gestion des priorités

Formation

Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction

Description du poste

Assistant / Assistante de direction (H/F)

Assistant / Assistante de direction (H/F) 45 - ORLEANS

Offre n° 196KVQP
Assistant / Assistante de direction (H/F)

La direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS) du Loiret est une direction départementale interministérielle, service déconcentré de l'État relevant du ministre de l'Intérieur. La DDETS se compose de 2 domaines : un domaine "travail et entreprises" et un domaine "insertion et solidarités". Vous serez rattaché à la direction et assurerez des missions suivantes :Activités principales :1/ Appui à la direction:- anticipation et suivi des échéances, des dossiers et des notes notamment en lien avec la préfecture;- préparation et réalisation des dossiers et supports pour la direction;- gestion et suivi du courrier papier et électronique;- accueil et filtrage téléphonique et physique;- information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes;- planification collective des agendas, des déplacements et des réunions;- préparation et organisation des réunions en interne et avec les partenaires extérieurs;- suivi attentif des dossiers signalés et du courrier réservé;- circulation de l'information entre la direction et les différents services;- mise en forme et valorisation des supports écrits;- gestion des frais de déplacement (CHORUS DT);- préparation et mise à jour de la valise d'astreinte : actualisation des documents;- classement et archivage des documents de la direction.2/ Communication:- réalisation et mise à jour de supports pour la DDETS dont la rédaction de la gazette mensuelle de la DDETS;- participation à l'organisation d'évènements et manifestations;- référent communication de l'Etat auprès de la Préfecture (mise à jour site Intranet, Internet, ...)3/ Ressources humaines:- organisation, suivi et réponses pour les recrutements;- organisation et suivi de l'accueil des nouveaux arrivants;- organisation des entretiens professionnels (liste fiabilisée, élaboration du calendrier des dates d'entretien);- suivi des instances du dialogue social en lien avec le référent de proximité du SGCD (vigilance sur les délais, rétroplanning, diffusion du relevé d'observations);4/ Appui ponctuel aux services.Profil recherché :Il est attendu de l'agent d'avoir le goût du travail en équipe, d'avoir un bon relationnel et un rôle de facilitateur avec les interlocuteurs internes et externes, le tout dans le respect de la déontologie et de la charte qualité.Le poste est à pourvoir dès maintenant.Savoir-être :- Faire preuve de discrétion- Réactivité et esprit d'initiative- Sens des relations humaines- Sens de l'organisation- Sens de l'analyse et de la synthèseSavoir-faire :- Prendre des notes- Utiliser les techniques de lecture rapide- Diffuser une information, une publication- Mettre en forme un document- Organiser une réunion- Discerner les urgences et les dossiers importants- Classer et ordonner les documents et les dossiers (numérique et papier)

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1980.00 Euros sur 12.0 mois
• Négociable selon le profil

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) - EN TANT QU ASSISTANT/E DE DIRECTION Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat direction Cette formation est indispensable

Compétences

• Bureautique et outils collaboratifs Cette compétence est indispensable
• Techniques de secrétariat Cette compétence est indispensable
• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
• Gestion administrative du courrier
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier
• Relayer de l'information

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

Le poste est situé à la préfecture du Loiret, au service de l'immigration et de l'intégration, au bureau du séjour

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