Assistant / Assistante de direction (H/F)

MAIRIE; Chelles; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un Assistant / Assistante de direction pour soutenir le Directeur général dans ses fonctions quotidiennes. Les responsabilités incluent la coordination des rendez-vous, la gestion du courrier, et l'organisation des activités administratives. Des compétences en gestion administrative et une formation Bac+2 sont requises. Le contrat est à durée indéterminée avec un salaire brut mensuel de 1900 Euros. Le poste est basé à Chelles, Île-de-France.

Qualifications

• 2 ans d'expérience indispensables.
• Connaissances juridiques, administratives et financières requises.
• Capacité à travailler de manière autonome.

Responsabilités

• Assister le Directeur général des services dans l'organisation de son travail.
• Gérer la coordination des rendez-vous du directeur.
• Assurer le suivi des activités et des dossiers administratifs.

Connaissances

Gestion administrative et financière

Accueil téléphonique

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches

Aisance rédactionnelle

Anticipation et organisation

Connaissance du fonctionnement d'une collectivité

Confidentialité

Maîtrise des outils bureautiques

Prise d'initiatives

Formation

Bac+2 ou équivalents en Secrétariat/assistanat

Description du poste

Offre n° 201RCDT Assistant / Assistante de direction (H/F)

Sous l'autorité du Directeur général des services, l'agent assiste ce dernier dans l'organisation quotidienne de son travail et le suivi des dossiers. Il/Elle met en oeuvre, coordonne et veille à la bonne exécution des décisions prises par le DGS. Il/elle est un des interlocuteurs privilégiés du cabinet de Monsieur Le Maire. Organiser l'activité quotidienne du Directeur : Assurer l'ensemble de la coordination des rendez-vous du directeur général des services : préparation des réunions et des documents nécessaires. Assurer la gestion des astreintes des directeurs (planning, et suivi). Organiser les déplacements. Assurer le suivi des activités : Renseigner les interlocuteurs et faire le relais si nécessaire vers l'interlocuteur compétent. Assurer l'interface avec l'ensemble des services de la ville et les partenaires extérieurs. Organiser et assurer le suivi du courrier (papier et dématérialisé) en lien avec les services et le cabinet du Maire. Préparer et mettre à jour les dossiers : réceptionner, trier et diffuser les informations et les classer. Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne. Assurer le suivi et le contrôle des parapheurs (vérification, enregistrement, suivi et transmission). Organiser les commissions administratives et préparer les dossiers pour le BM et le BS. Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents de suivi. Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs : Rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus, relevés de décision, fiches de synthèse). Effectuer des recherches documentaires, organiser la diffusion et le classement des dossiers dans le respect de la réglementation. Solides connaissances juridiques, administratives et financières.

Type de contrat CDI

Contrat travail Durée du travail 35H/semaine Travail en journée

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1900.00 Euros sur 13.0 mois

Profil souhaité

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Secrétariat assistanat Cette formation est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Aisance rédactionnelle
• Capacité à anticiper et à organiser
• Connaissance du fonctionnement d'une collectivité
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Etre en mesure de planifier les activités
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Maîtrise des outils bureautiques
• Prendre des initiatives
• Rechercher l'information, la vérifier et classer
• Tenir des délais

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve d'autonomie
• Etre ouvert aux changements

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

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