Assistant / Assistante de direction

ASS DES AMIS D'EMMAUS; Beauvais; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation à but non lucratif recherche un(e) Assistant(e) de direction pour collaborer étroitement avec le directeur. Ce poste exige une expérience de 3 ans en gestion administrative et financière, ainsi qu'une capacité à organiser et prioriser les tâches. Vous serez chargé(e) de gérer l'agenda, de filtrer les appels et de préparer les événements professionnels. Ce CDI de 35 heures par semaine offre un salaire brut mensuel de 28 000 €.

Prestations

Téléphone mobile

CSE

Qualifications

• Expérience de 3 ans minimum indispensable.
• Compétences en gestion administrative et communication nécessaires.
• Capacité à gérer un planning et une documentation.

Responsabilités

• Organiser l'agenda du directeur et filtrer les appels.
• Préparer les événements professionnels et la logistique.
• Assurer le suivi administratif des dossiers et des contrats.

Connaissances

Gestion administrative et financière

Accueil téléphonique

Planification des tâches

Gestion des priorités

Création et organisation d'évènements

Analyse des données

Utilisation des outils numériques

Formation

Qualification Employé qualifié

Description du poste

Offre n° 201TJLC Assistant / Assistante de direction

Objectif du poste : En étroite collaboration avec le Directeur, l'Assistant(e) de Direction est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à le seconder.

Missions principales

• Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil : gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du directeur (prise de rendez‑vous, courriers, mails, congés).
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Préparer et organiser la logistique des différents évènements professionnels (réunions, déplacements).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du Directeur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers – gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation.
• Assister aux réunions et rédiger les comptes rendus.
• Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement des tâches, des rendez‑vous prévus et des courriers/mails envoyés.
• Rassembler et mettre en forme les éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting).
• Réaliser les commandes de matériel, fournitures, consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Assurer le suivi des devis et des conditions d'exécution d'un contrat.
• Communication – rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus).

Type de contrat

CDI, 35H/semaine, travail en journée, travail durant les vacances scolaires.

Salaire

• Salaire brut mensuel de 28 000 € sur 12 mois.
• Téléphone mobile
• CSE

Déplacements

Déplacements ponctuels.

Profil souhaité

Expérience

• 3 An(s) – Cette expérience est indispensable.

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité – indispensable.
• Assurer un accueil téléphonique – indispensable.
• Gestion administrative du courrier – indispensable.
• Planification des tâches et gestion des priorités – indispensable.
• Archiver des dossiers et documents de référence.
• Classer des documents.
• Collecter et analyser des données, des informations.
• Créer, organiser ou coordonner un évènement.
• Gérer un planning.
• Mettre à jour un dossier, une base de données.
• Modalités d'accueil.
• Méthode de classement et d'archivage.
• Normes rédactionnelles.
• Organiser des déplacements professionnels.
• Relayer de l'information.
• Réaliser la gestion administrative des contrats.
• Réaliser une veille documentaire.
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité.
• Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles.
• Techniques de numérisation.
• Techniques de prise de notes.
• Utiliser les outils numériques.

Savoir‑être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
• Faire preuve de réactivité.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié.
• Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.

Employeur

20 à 49 salariés.

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