Assistant ADV / Opérationnel H/F/X

G-ON; Issy-les-Moulineaux; Hybride; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de conseil en ingénierie recherche un(e) Assistant·e ADV / Opérationnel·le pour assurer un rôle clé de soutien administratif. Vous accompagnerez les Directeurs de Projet dans les tâches quotidiennes, garantissant la cohérence des données commerciales. Le poste propose un contrat à durée indéterminée avec des possibilités de télétravail partiel, des tickets restaurant et un équipement fourni. Une formation en gestion ou assistance commerciale et une expérience en ADV sont requises.

Prestations

Formation continue

Remboursement des frais de transport

Tickets Restaurant (Carte SWILE)

Équipement PC ou Apple

Qualifications

• Expérience réussie en ADV, back-office ou support administratif opérationnel.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Capacité à gérer plusieurs priorités.

Responsabilités

• Assurer le suivi commercial et la mise à jour des contacts.
• Préparer et suivre les contrats et factures.
• Gérer le planning et la affectation des ressources.
• Suivre les fournisseurs et les achats internes.
• Contribuer au suivi financier et au contrôle de gestion.

Connaissances

Rigueur

Sens de l'organisation

Bon relationnel

Formation

Bac+2/3 en gestion, administration des ventes ou équivalent

Outils

CRM / ERP type Everwin SX

Description du poste

Groupe ON est une holding animatrice qui participe activement à la conduite, au développement, au pilotage commercial et à la stratégie de l’ensemble des sociétés qu’elle regroupe.

À ce titre, Groupe ON :

• Intervient directement dans la gestion opérationnelle de ses filiales,
• Assure le pilotage commercial et oriente les axes de développement,
• Définit la stratégie globale du groupe,
• Met en place des services mutualisés (administration, finances, RH, marketing…),
• Coordonne les actions et les synergies entre les différentes entités,
• Impulse la croissance, la performance et la dynamique commerciale du groupe.

Ainsi, Groupe ON joue un rôle central de pilotage, de structuration et de dynamisation de l’ensemble de ses sociétés. Elle veille à la cohérence stratégique globale et accompagne chaque filiale dans sa montée en puissance.

Les structures pilotées par Groupe ON

Groupe ON assure la conduite opérationnelle de trois structures complémentaires, apportant des services destinés aux acteurs et aux usagers de l’immobilier et de la construction.

G-ON :Fondée en 2016,G-ONest spécialisée dans leconseil et l’ingénierie Développement Durable.Elle accompagne les acteurs de l’immobilier et de la construction dans leurs démarches environnementales, la performance énergétique, l’optimisation des projets et la transition écologique.

G-ON Life :Créée en 2021, G-ON Life propose des solutions innovantes de mesure des paramètres environnementaux, santé et confort dans les bâtiments.Elle contribue à améliorer la qualité de vie des usagers et accompagne les projets immobiliers vers des environnements plus sains et performants.

Prospective Immobilier :Fondée en 2023, Prospective Immobilier est une société spécialisée dans l’immobilier.Elle apporte du conseil stratégique et opérationnel aux entreprises et soutient les besoins patrimoniaux ou immobiliers des autres entités du groupe, notamment dans leurs projets de développement.

L’Assistant·e ADV / Opérationnel·le assure un rôle clé de soutien administratif et de contrôle pour garantir la bonne exécution des missions.
Il/elle accompagne les Directeurs de Projet (DP) dans leurs tâches quotidiennes, tout en veillant à la cohérence et à la fiabilité des données commerciales, contractuelles et de gestion.

🗂️ Domaines d’intervention

1. Suivi Commercial & CXM

• Mise à jour et suivi des listes de contacts, prospects, partenaires et clients.
• Gestion et suivi du pipe commercial sur SX (probabilités, échéances, montants).
• Aide à la préparation des appels d’offres (AO) et des devis (cohérence avec la politique commerciale et tarifaire).
• Suivi et mise à jour des fiches de références (SX / Filemaker).

2. Contractualisation & Facturation

• Préparation et suivi des contrats/CEP dans SX.
• Assistance aux DP dans la définition des plans de facturation.
• Préparation, émission et suivi des factures (clients et relances).
• Vérification des données comptables et modalités spécifiques (multi-entités, plateformes dématérialisées, etc.).

3. Planning & Affectation

• Suivi et contrôle des plans de charge (projets, études, décalages).
• Participation aux réunions de planification (COMIB / COTECH, lancements projets).
• Diffusion des informations sur les affectations et ajustements.

4. Suivi Fournisseurs & Achats

• Préparation et suivi des bons de commande, frais de certification, sous-traitance.
• Suivi et traitement des factures fournisseurs (projets et internes).
• Gestion des achats internes (logiciels, formations, prestations, matériel).

5. Suivi Financier & Contrôle de Gestion

• Suivi et consolidation des plans de facturation et du chiffre d’affaires.
• Revue ponctuelle des projets, devis et indicateurs.
• Contribution à la clôture mensuelle et trimestrielle (temps, notes de frais, export comptable).

6. Backoffice SX

• Gestion des accès administratifs et demandes de support.
• Vérifications et corrections dans l’outil SX (dévalidations, cohérences, etc.).

Pourquoi nous rejoindre ?

Nous avons à cœur de faire évoluer nos collaborateur.rice.s et de renforcer notre entreprise grâce à l'arrivée de nouveaux talents au sein de nos équipes. Ainsi, nous proposons pour ce poste :

• Contrat à Durée Indéterminée
• Télétravail partiel possible 1j/semaine maximum
• Formation continue
• Remboursement des frais de transport en commun IDF à hauteur de 75% ou Forfait mobilité durable (cumul partiel possible selon conditions internes)
• Tickets Restaurant (Carte SWILE)
• Équipement PC ou Apple
• Poste ouvert en IDF avec déplacements ponctuels en France et à l'étranger

Toutes les candidatures pour cette offre seront étudiées alors n'hésitez plus, et rejoignez la Génération ON !

• Formation Bac+2/3 en gestion, administration des ventes, assistance commerciale ou équivalent.
• Première expérience réussie en ADV, back-office, ou support administratif opérationnel.
• Maîtrise des outils bureautiques et idéalement de logiciels de gestion (CRM / ERP type Everwin SX).
• Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités.
• Bon relationnel et goût pour le travail en coordination avec différents interlocuteurs.