Assistant Administratif Polyvalent H / F

Groupe ACAF; Gap; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de services basée à Gap recherche une Assistante Polyvalente en CDI. Vous serez en charge de diverses missions, notamment l'accueil des clients, le traitement des demandes et la gestion administrative. Vous devez avoir un diplôme Bac à Bac +2 et une expérience significative dans un rôle similaire. Dotée de compétences organisationnelles et rédactionnelles, vous devez être capable de gérer plusieurs tâches en simultané. Ce poste requiert une bonne adaptabilité et un sens du service client.

Qualifications

• Expérience significative dans un poste similaire.
• Excellentes compétences organisationnelles et rédactionnelles.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique du service SAV.
• Traiter et suivre les demandes d'intervention.
• Créer et mettre à jour les dossiers de chantier.

Connaissances

Compétences organisationnelles

Compétences rédactionnelles

Gestion de plusieurs tâches

Formation

Bac à Bac +2 en gestion administrative

Description du poste

Nous recrutons un(e) Assistante Polyvalente (H / F) en CDI, pour accompagner le fonctionnement quotidien de notre agence basée à Gap (05).

Vous intégrez une agence à taille humaine (15 salariés) et assurez un appui administratif transversal auprès de l'ensemble des services du site.

Missions : SAV :

• Assurer l'accueil téléphonique et physique du service SAV
• Traiter, transmettre et suivre les demandes d'intervention
• Planifier et mettre à jour les rendez‑vous des techniciens (contrôle technique, pompage, etc.)
• Préparer et envoyer les rapports d'activité aux clients
• Créer et mettre à jour les fiches des appareils et la base de données SAV
• Gérer les cartes SIM et la base des téléalarmes
• Programmer, vendre, expédier et facturer les télécommandes

Commercial :

• Suivre les appels d'offres et les donner à la cellule de chiffrages
• Etablir, transmettre, enregistrer et relancer tous types de devis, propositions contrats
• Informer les clients (planning, pièces en commande, dates, affichages, )
• Effectuer les demandes d'achats

Chantier :

• Créer les dossiers de chantier (papier et informatique)
• Envoyer les plans aux architectes
• Lire les comptes‑rendus et transmettre les informations aux équipes
• Etablir et envoyer les DOE (bureau de contrôle et clients)
• Etablir et diffuser les documents administratifs (PPSPS, déclaration de sous‑traitance, BREAM)
• Suivre les réserves, leurs levées et les non‑conformités auprès des fournisseurs
• Etablir, diffuser et enregistrer les conventions de mise en service chantier
• Réceptionner et suivre les demandes d'interventions en GPA
• Aider à la préparation de chantier (les déclarations de voirie, demande d'accès, réservation de parking)

Gestion administrative :

• Traiter, transmettre et répondre aux mails
• Réaliser l'accueil téléphonique et physique
• Enregistrer, transmettre et archiver tous les documents liés à l'activité
• Prendre en charge le courrier (tri, diffusion, affranchissement, ramassage)
• Effectuer toutes les tâches permettant le bon fonctionnement du service

Votre profil :

• Titulaire d'un Bac à Bac +2 dans le domaine de la gestion administrative
• Vous disposez d'une expérience significative dans un poste similaire
• Vous possédez d'excellentes compétences organisationnelles et rédactionnelles et faites preuve de sens du service, de confidentialité et d'une grande adaptabilité.
• Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément et de prioriser efficacement.