Assistant administratif - agent d'accueil (H/F)

ECOLE FORM PROFE BARRE COURS APPEL PARIS; Issy-les-Moulineaux; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école de formation à Issy-les-Moulineaux recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour gérer l'accueil physique et téléphonique, en apportant des informations aux usagers. Les responsabilités incluent l'orientation des visiteurs, la mise à jour des supports d'information et diverses missions administratives. Le poste est en CDI avec un salaire brut de 1950 à 2200€ par mois sur 13 mois. Bac+2 ou équivalent requis, débutant accepté.

Prestations

Indemnité transports

Titres restaurant / Prime de panier

Complémentaire santé

Qualifications

• Débutant accepté.
• Cette formation est indispensable.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les visiteurs.
• Gérer l'accueil téléphonique et physique.
• Participer à la gestion administrative.

Connaissances

Accueil, orientation, renseignement du public

Assistant de gestion et d'administration d'entreprise

Bureautique et outils collaboratifs

Corriger et mettre en forme un document

Utiliser les outils numériques

Formation

Bac+2 ou équivalents

Description du poste

Offre n\u00b0 201XLDX
Assistant administratif - agent d'accueil (H/F)

Premier point de contact des collaborateurs et des interlocuteurs externes, vous incarnez auprès d'eux l'image de l'EFB. Vos journées seront rythmées par les flux entrants et sortants des usagers, et vos principales missions seront les suivantes :

• Chargé de l'accueil physique et téléphonique, vous apportez l'information de 1er niveau, prenez les messages et transférez les appels ou orientez les visiteurs vers les personnes concernées au sein de l'EFB ;
• Dans certains cas, vous accompagnez le visiteur jusqu'à son interlocuteur ;
• En appui du PC sécurité, vous pouvez être amené à contrôler l'identité des visiteurs et vérifiez qu'ils sont bien autorisés à accéder aux locaux ;
• Vous pouvez gérer les éventuelles situations de tension ou de crise et réagissez avec pertinence dans les situations d'urgence ;
• Vous contribuez à la mise à jour des supports d'information mis à disposition des publics ;
• Vous participez à certaines missions transverses ou d'assistanat administratif : gestion de la réservation de salles, planification et coordination de rdv, remise de feuilles d'émargement aux intervenants, gestion de la restitution de livres empruntés en l'absence du personnel du centre de documentation, développement de la gestion des locations de salles /réservation de salles, gestion des livraisons, mise à jour de bases de données, support aux usagers ;
• Vous participez à la démarche d'amélioration continue en respectant les processus et en rendant compte régulièrement au service qualité de votre écoute client et des besoins d'amélioration des usagers.

Type de contrat CDI
Contrat travail
Durée du travail 37H/semaine
Travail en journée
Horaires annuels
Travail selon un rythme irrégulier et des pics d'activité
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1950 € à 2200 € sur 13.0 mois
• Indemnité transports
• Titres restaurant / Prime de panier
• CSE
• Complémentaire santé
• Plan d'actionnariat salarié

Déplacements : Jamais

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public Cette compétence est indispensable
• Assistant de gestion et d'administration d'entreprise Cette compétence est indispensable
• Bureautique et outils collaboratifs Cette compétence est indispensable
• Corriger et mettre en forme un document Cette compétence est indispensable
• Mettre en forme un document Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Numériser des documents, médias ou supports techniques Cette compétence est indispensable
• Organiser l'agenda des réunions Cette compétence est indispensable
• Texte professionnel employé administratif et d'accueil Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer le suivi des stocks en temps réel
• Définir des besoins en approvisionnement
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Gestion administrative du courrier
• Organiser le traitement des commandes
• Organiser un rétroplanning
• Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Réaliser des travaux de reprographie
• Techniques de secrétariat
• Utilisation de logiciels spécialisés

Savoir-être professionnels

• Avoir le sens du service
• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Employeur

50 à 99 salariés

Mme Marie-Pierre Poisson

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