Alternance Assistant de Gestion H / F - Lyon

Ergalis SAS; Lyon; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise spécialisée en communications cherche un profil dynamique pour un BTS GPME à Lyon. Vous serez chargé(e) de la gestion administrative, de l'accueil des visiteurs et de l'assistance aux équipes commerciales. Une curiosité, de l'autonomie et un bon esprit d'équipe sont essentiels. La formation est de 24 mois avec une rémunération selon la grille légale en vigueur.

Qualifications

• Curieux.se, à l’écoute et capacité d’empathie.
• Rigueur et autonomie nécessaires.
• Adaptabilité face aux sollicitations.
• Initiatives pour améliorer les processus.
• Capacité à travailler en équipe.

Responsabilités

• Gérer l'accueil des visiteurs et des appels.
• Soutenir les actions commerciales.
• Créer des dossiers techniques.
• Établir les factures clients.
• Suivre la gestion financière et administrative.

Connaissances

Curiosité

Écoute

Empathie

Rigueur

Autonomie

Adaptabilité

Initiative

Travail en équipe

Dynamisme

Formation

BTS, type GPME (Bac+2)

Description du poste

Présentation

Depuis sa création en 1998, la Société Dolonis s’est imposée comme le spécialiste dans le domaine des communications d’entreprise.

En tant qu’intégrateur, la Société Dolonis analyse les besoins, conseille en fonction de l’environnement des clients et de l’existant, propose, installe, valide et maintient la solution la mieux adaptée en terme de support de communication et de réseaux informatiques.

Grâce à notre professionnalisme, nos compétences et à notre savoir-faire, nous sommes à même de proposer des solutions, innovantes, performantes et durables.

Toutes nos installations sont effectuées en répondant à vos exigences en matière de :

• pérennité
• évolution

Nous intervenons aussi bien pour le secteur privé (grands comptes et PME/PMI), que pour le secteur public et ce principalement sur la région du grand Rhône Alpes (Lyon, Roanne, Bourg-en-Bresse, Annecy, Chambéry, Voiron, Grenoble, Valence, Montélimar, Saint-Etienne). Dolonis est situé à 15 min environ du centre de Lyon.

I- Au niveau de l’accueil et du secrétariat

• Prends les appels téléphoniques
• Accueille les visiteurs/clients//fournisseurs
• Sélectionne les appels entrants avant transfert
• Gère les envois des courriers et des colis
• Archive les ‘’vieux’’ dossiers et ‘’anciens’’ documents

II- Au niveau de la gestion commerciale

• Récupère les documents administratifs annuels nécessaires
• Aide à qualifier la base de données clients/fournisseurs de ‘’DOLONIS’’
• Envoi les documentations commerciales à la demande
• Aide le gérant ou le(s) chargé(s) d’affaires à anticiper la rédaction des devis
• Surveille les appels d’offres pour permettre à la direction de décider de répondre ou pas
• Assiste le gérant ou le(s) chargé(s) d’affaires pour la réponse aux appels d’offres sur l’aspect administratif
• Enregistre les commandes clients
• Participe à la mise à jour les différentes listes de prix fournisseurs
• Suit et rédige les posts sur LINKEDIN

III- Au niveau de la gestion technique des affaires

• Crée les dossiers techniques après réception des commandes clients
• Informe les clients pour le suivi du planning des équipes
• Passe les commandes auprès des fournisseurs en accord avec le service technique
• Vérifie les factures fournisseurs par rapport aux commandes passées
• Réceptionne et contrôle les livraisons des matériels reçus au bureau
• Gère la location des nacelles et autres moyens d’aide au service technique
• Envoi les colis par transporteur
• Suit les feuilles d’heure et les frais des éventuels intérims
• Récupère les Procès Verbaux de réception des travaux réalisés
• Envoie les certificats de conformité issus des testeurs de câblage (appelés cahier de recette) aux clients
• Rédige les plans d’implantation des travaux réalisés sous VISIO/AUTOCAD/ …
• Suit les contrats de maintenance

IV- Au niveau de la gestion administrative et financière

• Etabli les factures clients
• S’occupe du règlement des factures fournisseurs aux moments opportuns
• Suit le paiement des règlements des clients
• Relance les clients en retard de paiement
• Contrôle la bonne rédaction des feuilles d’heures des employés
• Rédige les courriers administratifs
• Participe au suivi et à la gestion de la trésorerie
• Rédige les tableaux de bord (suivi des commandes, de la facturation, de la marge, des éventuelles commissions des chargés d’affaires, … et)
• Suit la gestion des commissions des partenaires apporteurs d’affaire
• Suit les dates de validité des habilitations électriques et des permis nacelle de chacun
• Echange avec notre OPCO pour récupérer le budget formation qui peut nous être alloué
• Vérifie et suit les notes de frais de chacun
• Est en charge de la commande et de la distribution des tickets restaurant
• Gère et suit les dossiers des véhicules de la Sté
• S’occupe du suivi des assurances et des éventuels accidents
• Vérifie et suit les badges autoroute ainsi que les cartes d’essence
• Rédige un suivi mensuel des employés (CP, arrêts maladie, … etc) en vue de la préparation des salaires
• Echange et assure l’intermédiaire avec une comptable externe
• Vous souhaitez démarrer un BTS, type GPME (Bac+2)
• Vous êtes curieux.se, à l’écoute, et savez faire preuve d’empathie
• Vous êtes rigoureux.se et autonome
• Vous savez vous adapter aux nombreuses sollicitations internes et externes, et gérer les priorités
• Vous prenez des initiatives et êtes force de proposition dans l’amélioration continue
• Vous aimez travailler en équipe et êtes reconnu.e pour votre capacité à coopérer et travailler en transverse
• Vous êtes dynamique, réactif.ve, vous faites preuve d’adaptabilité et évoluez avec aisance dans un environnement en évolution constante. Vous aimez relever des challenges

Infos pratiques

• Durée : 24 mois
• Localisation : Décines Charpieu
• Rémunération : Selon la grille légale en vigueur