Adjoint-e en gestion administrative -Gestionnaire Ecole Doctorale (H/F)

UNIVERSITE CLERMONT AUVERGNE; Clermont-Ferrand; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une université française, située à Clermont-Ferrand, recrute un(e) adjoint(e) en gestion administrative pour soutenir la direction recherche et études doctorales. Le rôle inclut l'accueil des publics, la gestion de la scolarité des doctorants et l'organisation de soutenances. Un Bac+2 est requis, et le poste est un CDD de 10 mois avec un salaire de 1 836,20€ brut mensuel.

Qualifications

• Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement.
• Notions de base des techniques de communication orale et écrite.

Responsabilités

• Effectuer l'accueil physique et téléphonique.
• Gérer la scolarité et le suivi des doctorants.
• Contribuer à l'élaboration de divers documents et procédures.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Réactivité

Formation

Bac+2 ou équivalent

Outils

Logiciels bureautiques

Description du poste

Offre n° 197VCMW
Adjoint-e en gestion administrative -Gestionnaire Ecole Doctorale (H/F)

Actualisé le 17 septembre 2025
Employeur handi-engagé

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :La Direction Recherche et des Etudes doctorales fournit à la communauté scientifique un service d'appui à la recherche et à la valorisation qui couvre l'ensemble des domaines représentés à l'UCA. Afin de mener à bien ses missions, la direction est structurée en quatre pôles : Administration de la recherche, Etudes doctorales et HDR, Ingénierie de projets et Valorisation, innovation. Le Pôle Etudes Doctorales et HDR est en charge de la gestion administrative et financière des différentes Ecoles doctorales (ED) et du Collège des Ecoles Doctorales (CED), de la scolarité des doctorants et des HDR, de l'inscription à la soutenance. L'adjoint(e) en gestion administrative, en lien avec le responsable du pôle Etudes doctorales et HDR et le Directeur de l'Ecole Doctorale (ED), exécute des actes administratifs de gestion courante dans le domaine d'activité de l'ED. Il/elle recueille, traite, facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'ED. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.ACTIVITES ESSENTIELLES :- Effectuer l'accueil physique et téléphonique (information, orientation et accompagnement des différents publics)- Gérer les conseils scientifiques et pédagogiques de l'Ecole Doctorale : convocation, PPT de présentation, PV, diffusion de documents, gestion de la liste des membres du Conseil ;- Alimenter et produire des tableaux de bord et bases de données permettant de répondre aux enquêtes (SIREDO.) et aux évaluations (HCERES) ;- Contribuer à l'élaboration et à la mise en place de divers documents et procédures ;- Archivage, classement.- Gérer la scolarité et le suivi des doctorants (candidatures, dérogations, Inscriptions administratives sur APOGEE et ADUM), organisation des soutenances de thèse (courriers rapporteurs, convocation du jury), édition des diplômes sur APOGEE ;- Programmer des modules organisés par l'ED (inscriptions, gestion matérielle des salles et des emplois du temps, information des doctorants, évaluation des modules, .) ;- Être en appui à l'organisation administrative et logistique des manifestations organisés par le Pôle (journée d'accueil, JED, séminaire) ;- Contribuer au déroulement de la Cérémonie des Echarpes doctorales (notamment, présence la soir de la Cérémonie).- Réaliser les opérations comptables pour les 5 Ecoles Doctorales : contacts fournisseurs, demandes de devis, attestations administratives, bons de commandes, ordres de missions et service fait sur SIFAC, envoi des factures pour règlement, virements internes, complétude du fichier budget, titres de recettes.- Effectuer la gestion du recrutement des Intervenants Extérieurs sur l'application RECRUT, vérifier les heures saisies par les permanents, saisir des heures sur GEISHA, éditer des états récapitulatifs et liquidatifs pour mise en paiement des heures, suivre des dossiers et paiements pour les modules EDs et CED : RECRUT et GEISHAConnaissances :Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissementConnaissance souhaitée dans le domaine scolaritéNotions de base des techniques de communication orale et écriteCOMPETENCES REQUISES :Prendre et rédiger des notes, synthèses, rapports, documentsMaîtriser les logiciels bureautiquesUtiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphone,)Savoir anticiper et planifier les activités de manière autonome en fonction des prioritésAppliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procéduresTrier, hiérarchiser et classer les informationsAnalyser et gérer les demandes d'informationGérer la confidentialité des informations et des donnéesTravailler en équipe et en relation partenarialeRendre compte et partager l'informationPROFIL COMPLET : https://www.uca.fr - offres d'emplois

Type de contrat CDD - 10 Mois
Contrat travail Durée du travail 37H30/semaineTravail en journée
Salaire

• Autre
• INM 373 soit 1 836.20€ brut mensuel

Déplacements Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté
• Bac+2 ou équivalents

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve d'autonomie
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

500 à 999 salariés

UNIVERSITE CLERMONT AUVERGNE :L'université Clermont-Auvergne (UCA) est une université française située en Auvergne (région Auvergne-Rhône-Alpes), et dont le siège est à Clermont-Ferrand. Elle est fondée le 1er janvier 2017 par la fusion des deux précédentes universités auvergnates, les universités d'Auvergne (Clermont-I) et Blaise-Pascal (Clermont-II).

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