Administrative Assistant

VHIR; Barcelona; Presencial; EUR 11.000; A tiempo parcial

Descripción de la vacante

Una institución dedicada a la investigación biomédica busca un Asistente Administrativo para coordinar tareas en un entorno dinámico. Se requiere diploma de educación secundaria y habilidades en catalán, español e inglés básico. La posición es a tiempo parcial (20 horas semanales) con un salario bruto anual de 10,500 €. Ofrecen un entorno de trabajo flexible y múltiples beneficios, incluyendo desarrollo profesional y bienestar.

Servicios

Horario flexible

23 días de vacaciones + 9 días personales

Programa de Remuneración Flexible

Formación

• Experiencia comprobada en roles administrativos manejando documentación y registros.
• Excelentes habilidades organizativas y capacidad para priorizar tareas.
• Capacidad para trabajar con software de oficina y plataformas digitales.

Responsabilidades

• Coordinar y gestionar la inclusión de pacientes en los centros del consorcio.
• Apoyar al investigador principal con tareas administrativas.
• Registrar y distribuir minutos de reuniones y documentación relacionada.

Conocimientos

Dominio del catalán

Dominio del español

Inglés básico (Nivel A2)

Capacidad organizativa

Atención al cliente

Educación

Diploma de Educación Secundaria Obligatoria o equivalente

Máster o cursos en gestión de proyectos

Herramientas

Microsoft Office

Descripción del empleo

Descripción del trabajo

VHIR ofrece una vacante para una Asistente Administrativa dentro del Grupo de Investigación en Neurorradiología Intervencionista.

Educación y cualificaciones

Requisitos:

• Diploma de Educación Secundaria Obligatoria o equivalente
• Dominio del catalán y español. Inglés básico (Nivel A2)

Deseables:

• Formación adicional: Máster o cursos en gestión de proyectos, investigación clínica, archivado/documentación, atención al paciente o herramientas digitales.
• Formación profesional en administración de ensayos clínicos con conocimiento en Biomedicina, Gestión de Salud o áreas afines.

Experiencia y conocimiento

Requisitos:

• Experiencia comprobada en roles administrativos manejando documentación, registros y servicio al cliente.
• Conocimiento de procedimientos básicos de oficina, facturación, seguimiento de pagos y entrada de datos.
• Capacidad para trabajar con software de oficina y plataformas digitales, incluyendo Microsoft Office y sistemas electrónicos de administración.
• Experiencia gestionando llamadas y consultas presenciales, resolviendo incidencias y proporcionando información precisa a ciudadanos o clientes.
• Excelentes habilidades organizativas y capacidad para priorizar tareas en un entorno laboral dinámico.
• Habilidad para organizar cronogramas complejos.

Deseables:

• Asistente Administrativa proactiva y orientada al detalle con al menos 10 años de experiencia brindando soporte administrativo integral en entornos corporativos, gubernamentales y organizacionales.

Responsabilidades y tareas principales

• Coordinar y gestionar la inclusión de pacientes en los centros del consorcio, incluido Vall d’Hebron, asegurando documentación precisa y cumplimiento de los protocolos del estudio.
• Apoyar al investigador principal y al equipo de investigación con tareas administrativas y organizativas.
• Preparar, organizar y asistir en reuniones y presentaciones científicas, creando material explícito y profesional en PowerPoint.
• Registrar, resumir y distribuir minutos de reuniones, informes y documentación relacionada con el estudio, manteniendo precisión y confidencialidad.
• Facilitar procesos de selección de pacientes para ensayos clínicos, garantizando el cumplimiento de protocolos y la comunicación con los coordinadores de estudio y CROs.
• Mantener una comunicación efectiva con las partes interesadas internas y externas utilizando herramientas CRM y otras plataformas digitales.
• Organizar y mantener bases de datos del estudio, asegurando laarchivación, seguimiento y recuperación adecuada de documentos esenciales.
• Mantener la agenda del Investigador Principal.

Condiciones laborales

• Cargo a tiempo parcial: 20 h/semana.
• Fecha de inicio: enero 2026.
• Salario anual bruto: 10 500 €.
• Contrato: contrato técnico‑científico vinculado a la actividad del proyecto.

Beneficios que ofrecemos

• Incorporación al Instituto de Investigación Vall d’Hebron (VHIR), una institución pública dedicada a la innovación biomédica y la enseñanza en el Hospital Universitario Vall d’Hebron.
• Entorno científico de excelencia y dinámico, con proyectos biomédicos de alto nivel.
• Aprendizaje continuo y amplia gama de responsabilidades en un entorno de trabajo estimulante.
• Oportunidades de formación individual.
• Horario flexible.
• 23 días de vacaciones + 9 días personales.
• Programa de Remuneración Flexible (incluye vales de comida, seguro de salud, transporte y más).
• Beneficios corporativos: plataforma con descuentos significativos en viajes, cultura, tecnología, gastronomía, deporte y más.
• Oferta de bienestar: actividades enfocadas en la salud para fomentar el bienestar.
• Soporte de movilidad internacional (Servicios de bienvenida): facilitamos la llegada a Barcelona con información ciudad, orientación, procedimientos y acceso a la Bodega de Bienvenida Internacional.

Fecha límite de solicitud

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Proceso de selección

• Pre‑selección: los candidatos son seleccionados en función de sus habilidades, calificaciones y experiencia relevante.
• Entrevistas: reuniones con el Departamento de Talento y/o el responsable de contratación.
• Evaluación práctica: dependiendo del rol, se puede requerir un estudio de caso, tarea técnica, presentación o ejercicio escrito.
• Verificación: se realizan comprobaciones de educación, referencias y otras verificaciones laborales.
• Oferta de empleo: el candidato seleccionado recibe una oferta formal tras completar el proceso con éxito.

Declaración de igualdad

VHIR abraza la Igualdad y la Diversidad. De acuerdo con nuestros valores trabajamos para garantizar la inclusión y la igualdad de oportunidades en la contratación, formación y gestión, para todo el personal de la organización, independientemente del género, estado civil, familia, orientación sexual, identidad de género, relación religiosa, edad, diversidad funcional o étnica.