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Assistenz der Dezernatsleitung (w / m / d) - Universität Heidelberg
Zusammenfassung
Eine Hochschule mit Forschungsschwerpunkt in Hannover sucht eine Assistenz der Dezernatsleitung. In dieser Vollzeitstelle unterstützen Sie die Dezernentin in administrativen Aufgaben. Erforderlich sind eine abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung sowie mehrjährige relevante Berufserfahrung. Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch, zudem Organisationstalent sind wichtig. Flexible Arbeitszeitmodelle und ein motiviertes Team werden geboten.
Leistungen
Qualifikationen
- Mindestens 3 Jahre relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit.
- Erfahrung in einer öffentlichen Verwaltung, wünschenswert Hochschulkenntnisse.
- Repräsentatives und freundliches Auftreten.
Aufgaben
- Assistenz der Dezernentin.
- Office-Management und professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
- Terminmanagement und Besprechungsorganisation.
- Finanzwesen und Beschaffungsangelegenheiten.
- Unterstützung im Personalmanagement.
Kenntnisse
Ausbildung
Tools
Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 31.300 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter*innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher*innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion Rhein‑Neckar hat.
Bei der Universitätsverwaltung im Dezernat Studium und Lehre ist folgende unbefristete Stelle in Vollzeit (39,5 Std. / Woche) zu besetzen :
- Assistenz der Dezernentin
- Office‑Management : Sekretariatsaufgaben, professionelle Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Terminmanagement : Terminplanung, Vor‑ und Nachbereitung von Besprechungen
- Finanzwesen : E‑Rechnungswesen, Beschaffungsangelegenheiten
- Personalmanagement : Unterstützung bei Stellenbesetzungsverfahren, Verwaltung der Krankmeldungen etc.
- Planungsaufgaben : Unterstützung bei der Organisation von Tagungen und Sitzungen sowie Dienstreisen
- Themenspezifische Unterstützung : Protokollführung in Besprechungen, Recherchetätigkeiten und Aufbereitung der Ergebnisse, Unterstützung bei Projekten
- Eine erfolgreich abgeschlossenesausbildung als Fachangestellte*r für Bürokommunikation, Verwaltungswirt*in oder einer vergleichbaren Ausbildung
- Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung aus einer vergleichbaren Tätigkeit
- Erfahrung in einer öffentlichen Verwaltung, wünschenswert sind Kenntnisse der Hochschulstrukturen
- Sehr gute Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch
- Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS Office‑Programme
- Organisations‑ und Planungsstärke
- Zuverlässigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
- Repräsentatives und freundliches Auftreten
- Einen vielseitigen Arbeitsplatz in einem kollegialen und motivierten Umfeld
- Eine fundierte Einarbeitung
- Flexible, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle mit den Vorteilen des öffentlichen Dienstes
- Ein vielfältiges universitäres Angebot wie ein bezuschusstes Deutschlandticket, Veranstaltungen, Hochschulsport und interne Weiterbildung
Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV‑L. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, die Sie bitte mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc.) bis 19.01.2026 in einer PDF‑Datei (alle Unterlagen in einer Datei) per E‑Mail senden an : (Inhalt entfernt)
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihnen keine Eingangsbestätigung zusenden und die Auswertung der eingegangenen Bewerbungen etwas Zeit in Anspruch nimmt. Gerne können Sie sich für Rückfragen an die o. g. E‑Mail‑Adresse wenden.
Die Universität Heidelberg steht für Chancengleichheit und Diversität. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Informationen zu Stellenausschreibungen und zum Datenschutz finden Sie unter (Inhalt entfernt).
* Der Gehaltsbenchmark wird auf Basis der Zielgehälter bei führenden Unternehmen in der jeweiligen Branche ermittelt und dient Premium-Nutzer:innen als Richtlinie zur Bewertung offener Positionen und als Orientierungshilfe bei Gehaltsverhandlungen. Der Gehaltsbenchmark wird nicht direkt vom Unternehmen angegeben. Er kann deutlich über bzw. unter diesem Wert liegen.