Service Assistenz & Service Berater (m/w/d) - Werkstatt- & Reparatursteuerung - Carsync

VISPIRON GmbH; Alzenau; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Unternehmen im Flottenmanagement in Alzenau sucht einen erfahrenen Mitarbeiter für die Reparatursteuerung. Sie haben Erfahrung im Autohaus oder in der Werkstatt? Bei uns können Sie Prozesse digital begleiten und Ihre Aufgaben flexibel einteilen. Zu Ihren Hauptaufgaben zählen das Management von Reparaturaufträgen, die Kommunikation mit Werkstätten und die Rechnungsprüfung. Nutzen Sie die Chance, Teil eines dynamischen Teams zu werden und verbessern Sie unsere Abläufe.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Bonus bei guter Leistung

Qualifikationen

• Erfahrung mit Werkstattprozessen und Reparaturabwicklung erforderlich.
• Gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Outlook und Excel.
• Flexibilität in der täglichen Einteilung der Arbeitszeiten.

Aufgaben

• Steuern von Reparaturaufträgen und Koordination der Abwicklung.
• Bearbeitung von E-Mails und Postfach-Management.
• Prüfung von Reparaturrechnungen auf Plausibilität.

Kenntnisse

Werkstattprozesse

Freundliche Kommunikation

Technisches Verständnis

MS Office Kenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene Ausbildung im Autohaus oder in der Werkstatt

Tools

Outlook

Excel

Jobbeschreibung

Wir revolutionieren das Management von Fahrzeugflotten. Mit unserem datenbasierten Ansatz und unserer Leidenschaft für Effizienz steigern wir die Performance von Fuhrparks messbar. Wir sorgen dafür, dass Betriebskosten gesenkt, Stillstandszeiten minimiert und Prozesse nachhaltig optimiert werden. Unterstützt durch unsere eigene KI-Plattform und starke Partnernetzwerke ermöglichen wir maximale Transparenz und Effizienz im Flottenbetrieb.

Wir:

• stehen für erstklassiges Flottenmanagement und proaktive Kundenbetreuung.
• sorgen dafür, dass unsere Kunden nicht nur zufrieden, sondern begeistert sind.
• haben Spaß an Optimierungen und finden immer den effizientesten Weg.
• leben eine offene Feedbackkultur und lernen aus jedem Einsatz.
• legen Wert auf Präzision und Schnelligkeit, ohne Abstriche bei der Qualität.

Du hast Erfahrung aus dem Autohaus oder der Werkstatt und möchtest nun Prozesse digital begleiten? Du kennst dich mit Reparaturaufträgen, Unfallschäden und Kundenkommunikation aus – und liebst es, wenn alles sauber läuft – vom Kundenkontakt bis zur Datenpflege? Dann werde Teil unseres Reparatursteuerungsteams und sorge mit deinem Know-how und deiner Zuverlässigkeit dafür, dass unsere Kunden nicht nur betreut, sondern begeistert sind.

Das Beste: Die Arbeitszeit ist flexibel, solange du täglich deine Aufgaben erledigst. Und wenn du richtig gut bist, gibt’s sogar einen Bonus obendrauf! 💰

Aufgaben

Deine Aufgaben – mit klaren Zielen und echtem Impact

Bei uns weißt du von Anfang an, was wichtig ist – und woran du gemessen wirst.

Für jede deiner Aufgaben gibt es drei Zielstufen, die dir helfen, dich zu orientieren und weiterzuentwickeln:

• Mindestziel: Damit hältst du den Betrieb am Laufen – verlässlich und solide.
• Ziel: So stellen wir uns eine gute, saubere Arbeit im Alltag vor.
• Übertreffen: Hier wird’s richtig stark – du bringst extra Tempo, Übersicht und Qualität mit. Das belohnen wir mit Wertschätzung und bei konstant guter Leistung auch mit einem Bonus.

🛠️ Reparaturaufträge managen

Du steuerst Reparaturaufträge vom Eingang bis zur Rückmeldung an Werkstatt, Fahrer und Kunde.

• Übertreffen: Alle Aufträge tagesgleich platziert, aktiv nachverfolgt und dokumentiert
• Ziel: Aufträge werden am selben Tag vergeben und durchgängig betreut
• Mindestziel: Aufträge spätestens innerhalb von 24h vergeben, Rückmeldungen innerhalb von 48h

🚗 Unfall- und Schadensteuerung

Du koordinierst die Abwicklung von Unfällen – inklusive Werkstattauswahl, Terminabstimmung und Kommunikation.

• Übertreffen: Alle Beteiligten erhalten innerhalb von 2 Stunden eine konkrete Rückmeldung
• Ziel: Rückmeldung und Koordination erfolgen am selben Tag
• Mindestziel: Erste Reaktion innerhalb von 24h, Terminvereinbarung spätestens nach 48h

📬 Kommunikation & Postfach-Management

Du bearbeitest eingehende E-Mails und To-Dos zügig, freundlich und vollständig.

• Übertreffen: 100 % der Mails am selben Tag erledigt, 95 % davon in unter 2 Stunden
• Ziel: Alle offenen Punkte im Postfach werden täglich abgearbeitet
• Mindestziel: Max. 5 Aufgaben dürfen für den nächsten Tag offenbleiben

📄 Rechnungsprüfung & Freigabe

Du prüfst Reparaturrechnungen auf Plausibilität und gibst sie frei – bei Rückfragen gehst du in den Austausch mit Werkstatt oder Kunde.

• Übertreffen: 100 % der Rechnungen innerhalb von 24h geprüft, Rückfragen aktiv geklärt
• Ziel: 90 % der Rechnungen innerhalb von 48h geprüft und freigegeben
• Mindestziel: Alle Rechnungen innerhalb von 3 Werktagen bearbeitet, max. 1 Rückfrage offen

📊 Datenpflege & Statusmeldungen

Du dokumentierst alle Vorgänge in unseren Tools und hältst Kunden, Werkstätten & Partner auf dem Laufenden.

• Übertreffen: 95 % der Statusmeldungen innerhalb von 2 Stunden versendet, 100 % fehlerfrei
• Ziel: 90 % am selben Tag versendet, mind. 95 % fehlerfrei
• Mindestziel: Alle Meldungen innerhalb von 24h, max. 2 kleine Fehler pro Woche

⚙️ Effiziente Tool-Nutzung

Du nutzt Outlook, Excel und unsere Fleet-Tools sicher und schnell.

• Übertreffen: Du erkennst Optimierungspotenziale und bringst proaktiv Verbesserungsvorschläge ein
• Ziel: Du arbeitest sicher und selbstständig mit allen Tools
• Mindestziel: Du erledigst deine Aufgaben zuverlässig mit Grundkenntnissen und Unterstützung

Qualifikation

✅ Abgeschlossene Ausbildung im Autohaus oder in der Werkstatt (z.B. Kfz-Mechatroniker:in, Automobilkaufmann/-frau, Serviceassistent:in o.Ä.)

✅ Erfahrung mit Werkstattprozessen, Reparaturabwicklung und idealerweise Rechnungsprüfung

✅ Gute Kenntnisse in MS Office (v.a. Outlook & Excel)

✅ Schnelle, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

✅ Freundliche Kommunikation und technisches Verständnis

✅ Tägliche Verfügbarkeit für ein paar Stunden – flexibel einteilbar

Werde Teil unseres dynamischen Teams und gestalte die Zukunft des Flottenmanagements mit.