Sachbearbeitung Promotionsbüro (m/w/d)

Universitätsklinikum Heidelberg; Heidelberg; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine medizinische Fakultät in Heidelberg sucht eine Fachkraft zur selbständigen Abwicklung von Promotionsverfahren. Zu Ihren Aufgaben gehören die Beratung von Studierenden, Erstellung von Bescheiden und die Vorbereitung von Unterlagen. Der ideale Kandidat hat fundierte Kenntnisse über Verwaltungsabläufe, sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Erfahrung im akademischen Umfeld. Die Position bietet die Möglichkeit zur aktiven Teilnahme an Neuerungen sowie zur Organisation von Veranstaltungen.

Qualifikationen

• Fundierte Kenntnisse über Verwaltungsabläufe, idealerweise im akademischen Umfeld oder öffentlicher Verwaltung.
• Erfahrung in Beratung von Studierenden und Bearbeitung akademischer Verfahren, Interesse an Rechtsnormen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Selbstständige Abwicklung von Promotionsverfahren vom Antrag bis zum Abschluss.
• Selbständige Erstellung von Bescheiden und Bescheinigungen, Bearbeitung von Anträgen und Anfragen.
• Selbständige Beratung von Promovierenden, Doktoratsbetreuenden und Prüfenden.
• Selbstständige Vorbereitung und Nachbereitung von Unterlagen für Promotionsausschüsse.
• Aktive Mitarbeit bei der Konzeption und Etablierung eines neuen Promotionsverwaltungssystems.
• Unterstützung bei Organisation von Gremiensitzungen und Veranstaltungen.

Kenntnisse

Verwaltungsabläufe

Beratung von Studierenden

Rechtsnormen

MS Office

Projektarbeit

Deutsch (C1)

Englisch (B2)

Tools

MS Access

Jobbeschreibung

zum nächstmöglichen Zeitpunkt an der Medizinischen Fakultät Heidelberg gesucht.

Die Medizinische Fakultät Heidelberg der Universität Heidelberg ist eine der größten und leistungsfähigsten medizinischen Fakultäten Europas. Sie blickt auf eine über 630-jährige Tradition an der ältesten Universität Deutschlands zurück und ist zugleich national und international als herausragender Standort innovativer Forschung etabliert. Die wissenschaftlichen Institute und Kliniken auf dem Heidelberger Campus verbinden Erfahrung in praxisnaher und interdisziplinärer Ausbildung und Lehre mit moderner Forschung auf höchstem Niveau.

Die Dekanatsgeschäftsstelle ist die zentrale Geschäfts- und Informationsstelle der Medizinischen Fakultät Heidelberg. Sie führt die laufenden Geschäfte, unterstützt den Fakultätsvorstand in operativen und strategischen Handlungsfeldern und betreut akademische Verfahren wie Promotionen, Habilitationen und Berufungen. Das Promotionsbüro administriert und sichert die formal korrekten Abläufe der Promotionsverfahren und arbeitet eng mit den Geschäftsbereichen für zentrale Fakultätsangelegenheiten, Forschung und Lehre sowie den Fachabteilungen der Universität und des Universitätsklinikums Heidelberg zusammen.

Ihre Aufgaben

• Selbstständige Abwicklung von Promotionsverfahren vom Antrag bis zum Abschluss
• Selbständige Erstellung von Bescheiden und Bescheinigungen, Bearbeitung von Anträgen und Anfragen
• Selbständige Beratung von Promovierenden, Doktoratsbetreuenden und Prüfenden
• Selbstständige Vorbereitung und Nachbereitung von Unterlagen für Promotionsausschüsse
• Aktive Mitarbeit bei der Konzeption und Etablierung eines neuen Promotionsverwaltungssystems
• Unterstützung bei Organisation von Gremiensitzungen und Veranstaltungen

Ihr Profil

• Fundierte Kenntnisse über Verwaltungsabläufe, idealerweise im akademischen Umfeld oder öffentlicher Verwaltung
• Erfahrung in Beratung von Studierenden und Bearbeitung akademischer Verfahren, Interesse an Rechtsnormen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, Offenheit für neue Softwarelösungen (MS Access von Vorteil) und Interesse an Projektarbeit
• Selbstständige, verantwortungsbewusste Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Serviceorientierung

Über uns

Für weitere Informationen steht Ihnen gerne Frau Dr. Anna Shavinskaya via E-Mail zur Verfügung.

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