Sachbearbeiter/in (m/w/d) in der Abteilung Finanzen und Organisation 50%

Pädagogische Hochschule Freiburg; Freiburg im Breisgau; Hybrid; EUR 37.000 - 50.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine Hochschulbildungseinrichtung in Freiburg sucht eine/n Sachbearbeiter/in zur administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten. Die Person wird verantwortlich sein für Projektplanung, Budgetkontrolle und die Kommunikation mit Partnern. Der/die ideale Kandidat/in hat eine abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement und gute organisatorische Fähigkeiten. Es werden flexible Arbeitszeiten und ein kollegiales Team angeboten. Bewerbungen sind bis zum 30. Januar 2026 über das Bewerbungsportal einzureichen.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Schulungsangebote

Betriebliche Altersvorsorge

Gesundheitsangebote

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Gute Organisations- und Teamfähigkeit.
• Selbständige und sorgfältige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Projektplanung nach relevanten Vorschriften.
• Beratung von Antragstellenden und Prüfung von Antragsunterlagen.
• Laufende Budgetkontrolle und Berichterstattung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikative Kompetenz

Zahlenverständnis

Flexibilität

Ausbildung

Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement

Tools

MS-Office-Anwendungen

HIS-FSV

d.3 Codia

Jobbeschreibung

Die Pädagogische Hochschule Freiburg ist eine bildungswissenschaftliche Hochschule universitären Profils mit Promotions- und Habilitationsrecht. An ihr werden ca. 5.000 Studierende in Studiengängen für alle Lehrämter und Schulstufen und in weiteren bildungswissenschaftlichen Bachelor- und Masterstudiengängen ausgebildet.

In der Abteilung Finanzen und Organisation der Pädagogischen Hochschule Freiburg ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Sachbearbeiter/in (m/w/d)
(bis E 9a TV-L, soweit tarifl. Voraussetzungen erfüllt) 50% Kennziffer 1057 im Sachgebiet Drittmittel zur administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten zu besetzen.

Die Stelle ist befristet bis zum 30. September 2028.

Aufgaben:

• Projektplanung nach einschlägigen Vorschriften wie z.B. Drittmittelrichtlinien, VwV-Kostenfestlegung, Landeshaushaltsordnung
• Selbständige Beratung von Antragstellenden, Prüfung relevanter Antragsunterlagen, eigenverantwortliche Kalkulationen
• Laufende Budgetkontrolle inkl. Gesamtabrechnung gegenüber dem Drittmittelgeber in enger Abstimmung mit den Projektleitern und Partnerinstitutionen
• Einhaltung der Förderbestimmungen/Finanzhilfevereinbarung und anderen relevanten rechtlichen Bestimmungen
• Finanzielles Berichtswesen gegenüber Mittelgebern: Vorbereitung und Erstellung von Beleglisten / Prüfung von Rechnungen, Belegzuordnung; finanziellen Zwischennachweisen, Mittelbedarfsmeldungen und Verwendungsnachweisen
• Korrespondenz und Kommunikation mit (ausländischen) Partnern sowie Überwachung der Einhaltung der Berichtspflicht
• Vorbereitung und Betreuung von Finanzprüfungen und Kontrollen

Voraussetzungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder eine anderweitig geeignete Ausbildung
• Gute Organisations- und Teamfähigkeit sowie eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Serviceorientiert und ausgeprägte kommunikative Kompetenz im Umgang mit verschiedenen Statusgruppen
• Verständnis für Zahlen sowie wirtschaftliches Handeln
• Flexibilität, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit sowie eine gute Arbeitsorganisation
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen und die Beherrschung der gängigen Softwarelösungen sowie die Bereitschaft, sich in hochschulspezifische Programme einzuarbeiten (u.a. HIS-FSV, d.3 Codia)
• Von Vorteil: Englisch- und Französischkenntnisse

Wir bieten:

• Ein interessantes, vielseitiges und anspruchsvolles Tätigkeitsfeld
• Ein kollegiales, engagiertes und aufgeschlossenes Team
• Schulungs-/Weiterbildungsangebote
• Flexible Arbeitszeiten und eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem offenen und vertrauensvollen Umfeld sowie die Möglichkeit, anteilig im Homeoffice zu arbeiten
• Gesundheitsangebote im Zuge des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Mitgliedschaft Hansefit ab 35 €/Monat
• Eine betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Ein Arbeitsplatz mit guter ÖPNV-Anbindung
• Eine vom Land bezuschusste ÖPNV-Fahrkarte (JobTicket BW)
• Radleasing (Job Bike BW)

Die Pädagogische Hochschule Freiburg versteht sich als familienfreundliche Hochschule. Sie strebt eine Erhöhung des Anteils von qualifizierten Frauen im ausgeschriebenen Bereich an und fordert daher Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Ein Nachweis ist beizufügen.

Ihre aussagekräftige Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Nachweise, usw.) reichen Sie bitte bis spätestens 30.01.2026 über unser Bewerbungsportal https://stellenangebote.ph-freiburg.de ein.

Für Rückfragen steht Ihnen der Leiter der Abteilung Finanzen und Organisation, Herr Jens Bohlender (Tel. [phone]‑253), gerne zur Verfügung.

Die Gehaltstabelle können Sie unter folgendem Link einsehen: https://lbv.landbw.de/documents/20181/0/4_Tabellenentgelt+ab+01.02.2025.pdf/f281ae2c-8417-b393-a852-6130329fc528?t=1714999433536. Einen Gehaltsrechner finden Sie hier: https://oeffentlicher-dienst.info/c/t/rechner/tv-l/allg?id=tv-l-2025Hinweis: Die Stufenfestlegung erfolgt durch die Personalabteilung.