Persönliche Assistenz (m/w/d) in Vollzeit

Apricus Solar AG; Dortmund; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Unternehmen im Bereich erneuerbare Energien in Dortmund sucht eine erfahrene persönliche Assistenz. Die Aufgaben umfassen die Organisation von Anfragen, Terminplanung und eigenständige Assistenzaufgaben. Der ideale Kandidat hat mindestens 3 Jahre Erfahrung, sehr gute Deutschkenntnisse und besitzt Vertraulichkeit und Diskretion. Das Unternehmen bietet zusätzliche Urlaubstage, moderne Arbeitsmittel und betriebliche Gesundheitsbenefits.

Leistungen

Zusätzliche Urlaubstage

Firmenhandy und -laptop

Betriebliche Gesundheitsbenefits

Kostenfreie Parkplätze am Standort Dortmund

Kostenlose Snacks & Getränke

Mentoring-Sessions

Regelmäßige Team-Events

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz.
• Erfahrung im unternehmerischen Umfeld (kein Konzern, keine Behörde).
• Grundkenntnisse in der Rechnungsstellung und USt-Voranmeldung.
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, fehlerfreies Deutsch.
• Absolute Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Loyalität.
• Wohnort im Umkreis Dortmund.

Aufgaben

• Organisation und Priorisierung eingehender Anfragen, E-Mails und Themen.
• Terminplanung und Koordination von Meetings inkl. Vor- und Nachbereitung.
• Eigenständige Durchführung klassischer Assistenzaufgaben wie Telefonate und Schriftverkehr.
• Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern und Partnern.
• Nachhalten von Deadlines und operativer Support in laufenden Projekten.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Vertraulichkeit

Belastbarkeit

Eigenverantwortung

MS Office Kenntnisse

Jobbeschreibung

Du bist organisiert, zuverlässig und packst gerne an? Dann bist du hier richtig.

Wir suchen eine persönliche Assistenz, die im Hintergrund dafür sorgt, dass Termine stehen, Aufgaben nachgehalten werden und Abläufe reibungslos laufen. Bei uns gibt es keine starren Hierarchien, sondern eine klare Erwartung: Dinge erledigen, bevor sie liegen bleiben.

Aufgaben

• Organisation und Priorisierung eingehender Anfragen, E-Mails und Themen
• Terminplanung und Koordination von Meetings inkl. Vor- und Nachbereitung
• Eigenständige Durchführung klassischer Assistenzaufgaben (Telefonate, Schriftverkehr, Ablage)
• Angebote einholen, Vergleiche erstellen und Recherchen durchführen
• Unterstützung bei buchhalterischen Vorgängen (z. B. Rechnungserstellung, USt-Voranmeldung)
• Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern und Partnern
• Nachhalten von Deadlines und operativer Support in laufenden Projekten
• Verwaltung und Strukturierung von Unterlagen über mehrere Gesellschaften hinweg
• Laufende Verbesserung interner Abläufe – pragmatisch, nicht bürokratisch

Qualifikation

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Assistenz
• Erfahrung im unternehmerischen Umfeld (kein Konzern, keine Behörde)
• Grundkenntnisse in der Rechnungsstellung und USt-Voranmeldung
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, fehlerfreies Deutsch
• Belastbarkeit, Eigenverantwortung und klare Kommunikation
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Absolute Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Loyalität
• Wohnort im Umkreis Dortmund

Benefits

• Zusätzliche Urlaubstage – über die gesetzlichen Regelungen hinaus
• Firmenhandy und -laptop – modern ausgestattet für mobiles Arbeiten
• Betriebliche Gesundheitsbenefits – langfristige Vorsorgeoptionen über die private Variante hinaus
• Kostenfreie Parkplätze am Standort Dortmund – stressfrei pendeln
• Kostenlose Snacks & Getränke – für Energie im Alltag
• Mentoring-Sessions – persönliche Weiterentwicklung und Beratung
• Regelmäßige Team-Events – gemeinsame Aktivitäten zur Stärkung des Teamgeists

Was uns an Dir zusätzlich begeistern würde (kein Muss)

• Erfahrung mit Immobilienabrechnungen oder Projektunterstützung
• Technisches Grundverständnis & digitale Aufgeschlossenheit
• Fähigkeit, in turbulenten Situationen den Überblick zu behalten
• Interesse an Persönlichkeitsentwicklung und pragmatischer Lösungsorientierung
• Lust auf ein Umfeld mit Tempo, klaren Erwartungen und echter Verantwortung