Office Services Coordinator (Part-Time)

Rakuten Kobo; Darmstadt; Vor Ort; EUR 25.000 - 35.000; Teilzeit

Zusammenfassung

A leading international digital reading service in Darmstadt is seeking a part-time Office Services Coordinator for a one-year contract. Responsibilities include supporting the Country Manager, managing office services, and coordinating travel and meetings. The ideal candidate has a commercial education, fluency in German and English, and strong organizational skills. This role offers flexible working hours and 30 days of vacation.

Leistungen

30 days vacation

Health and wellness programs

Flexible working time models

Training opportunities

Qualifikationen

• You have a commercial education as well as professional experience in the above-mentioned areas of responsibility.
• You can work independently with minimal direction in a dynamic and international environment.
• Strong organizational and project management skills are necessary.

Aufgaben

• Support the Country Manager in daily administrative and operational tasks.
• Act as the main point of contact for office-related matters.
• Manage office supplies, equipment, and facilities.

Kenntnisse

Strong organizational skills

Project management

Fluent in English

Fluent in German

Initiative

Ausbildung

Commercial education or equivalent

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

The Role

Do you thrive on enhancing the productivity of an international team in Darmstadt? Are you adept at implementing and optimizing processes to streamline team workflows? If you have a passion for Office & Team Support and are comfortable navigating Finance and HR tasks, we want to hear from you!

Position Details

We are seeking a part-time (20 hours / week) Office Services Coordinator for a one-year, in-person contract.

Your Role and Responsibilities

• Support the Country Manager in daily administrative and operational tasks
• Act as the main point of contact for office-related matters
• Manage office supplies, equipment, and facilities
• Coordinate meetings, travel arrangements, and team-events
• Support month-end reporting and assist in the preparation of presentations and business reviews
• Assist with onboarding of new employees and HR-related tasks
• Liaise with internal departments and external vendors
• Ensure compliance with local regulations and company policies
• Maintain accurate records and documentation for compliance
• Handle general correspondence in English and German
• Perform any other duties assigned

What We’re Looking For

• You have a commercial education as well as professional experience in the above-mentioned areas of responsibility
• You can work independently with minimal direction in a dynamic and international environment
• You take initiative and you can think outside the box
• You have strong organizational and project management skills with the ability to adapt, pivot and prioritize when necessary
• You can communicate strongly with various levels of staff, including senior management and executives
• Confident and effective handling of Microsoft Office applications
• Can communicate fluently in German and English in writing and verbally

What You Can Expect With Us

• Independent work, flexible working time models
• Training opportunities & numerous employee benefits
• 30 days vacation
• Health and wellness programmes (fitness, yoga, mindfulness, nutrition)

Office Administrator Teilzeit (German)

Owned by Tokyo-based Rakuten and headquartered in Toronto, Rakuten Kobo Inc. is one of the world’s most innovative eReading services offering more than 6 million eBooks and audiobooks to millions of customers in 190 countries.

Deine Aufgaben bei uns

• Enge Zusammenarbeit und Unterstützung des lokalen Country-Managements
• Eigenverantwortliches Führen des Office Managements
• Unterstützung bei Monatsabschluss (u.a. Rechnungsprüfung) und Reporting
• Erstellung und Vorbereitung von Präsentationen in englischer Sprache
• Steuerung und Abstimmung mit Lieferanten und (Facility-)Dienstleistern
• Koordination von Meetings, Reisen und Teamevents
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter und bei allgemeinen HR-Themen
• Sicherstellung der Einhaltung von Compliance-Themen (u.a. Arbeitssicherheit) und Unternehmensrichtlinien
• Zusammenarbeit mit internen Abteilungen und externen Lieferanten
• Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz in Englisch und Deutsch
• Sonstige administrative Aufgaben

Damit überzeugst Du uns

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium absolviert sowie Berufserfahrung in den oben genannten Aufgabenbereichen
• Du bist es gewohnt, selbstständig und eigeninitiativ zu arbeiten und über den Tellerrand hinaus zu schauen
• Außerdem zeichnest du dich durch eine strukturierte Arbeitsweise aus und überzeugst uns als ausgeprägtes Planungs- und Organisationstalent mit einer Flexibilität für die täglichen Aufgaben
• Du arbeitest gerne in einem internationalen Team und für dich ist es kein Problem mit unterschiedlichen Gesprächspartnern zu kommunizieren und souverän aufzutreten
• Du überzeugst mit Deiner positiven Ausstrahlung und Deiner hohen Dienstleistungsbereitschaft
• Sicherer und effektiver Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutsch und (gute) Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was Dich bei uns erwartet

• Flache Hierarchien, selbstständiges Arbeiten, flexible Arbeitszeitmodelle
• Gesundheitsmanagement (Fitness, Yoga, Achtsamkeit und Ernährung)
• Weiterbildungsmöglichkeiten & zahlreiche Mitarbeiter Benefits
• 30 Tage Urlaub