Office Manager:in Berlin (m/w/d) in Teilzeit

insglück Gesellschaft für Markeninszenierung mbH; Berlin; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Agentur für Markeninszenierung in Berlin sucht einen Office Manager (m/w/d), der als erste Anlaufstelle für Gäste und Anrufer fungiert. Zu Ihren Aufgaben gehören die Organisation von Terminen, die Buchung von Reisen und die Unterstützung des Teams bei administrativen Tätigkeiten. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie grundlegende MS-Office-Kenntnisse sind erforderlich. Das Unternehmen schätzt Serviceorientierung und ein freundliches Auftreten.

Leistungen

Vergünstigtes Urban Sports Abo

Mietrad von Swapfiets

Fortbildungsangebote über insglück Academy

Qualifikationen

• Erfahrung in einer Kreativ- oder Eventagentur ist von Vorteil.
• Freude am Umgang mit Menschen und Spaß am guten Service.
• Vorausschauendes Handeln und Erkennen von Optimierungspotenzialen.

Aufgaben

• Erster Ansprechpartner für Anrufe, Post und Gäste.
• Koordination interner und externer Termine.
• Buchung von Reisen und Hotels.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationstalent

MS-Office Kenntnisse

Serviceorientierung

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Dein Job

Du bist die Ruhe, auch im Sturm. Als Office Manager (m/w/d) bei insglück wirst du Teil unseres Teams am Standort Berlin. Du sorgst für einen perfekten ersten Eindruck unserer Agentur am Empfang und an der Telefonzentrale, koordinierst Termine, buchst Hotels und Reisen und organisierst Bestellungen. Nicht zuletzt kümmerst du dich als Dreh- und Angelpunkt des Berliner Büros um das Wohlergehen unserer rund 30 Teammitglieder.

Deine Aufgaben

• Als erste:r Ansprechpartner:in für Anrufe, die Post, Email-Anfragen, Gäste und das Team sorgst du aktiv dafür, dass alle Informationen schnell die richtige Stelle erreichen.
• Du weißt, dass der erste Eindruck zählt, und behandelst alle Anrufer:innen und Gäste immer verbindlich und freundlich.
• Für das Team bist du Informationszentrale, denn du unterstützt die Geschäftsführung bei der Koordination interner und externer Termine sowie allen organisatorischen Herausforderungen des Alltags.
• Du planst und buchst Reisen und Hotels – direkt oder über Reservierungsdienstleister.
• Ferner bereitest du Meetingräume vor und bewirtest unsere Gäste mit viel Liebe zum Detail.
• Mit deinen Kolleg:innen in Köln und Hamburg bist du in regelmäßigem Austausch, um zusammen den besten Service für alle Standorte zu koordinieren.
• Weil du da bist, ist es alles andere auch: Büromaterial, frisches Obst, Süßigkeiten, Kaffee und Geburtstagsgeschenke für unsere Mitarbeiter:innen.
• Du unterstützt beim On- und Offboarding sowie bei der Organisation von Teamevents & Feiern.
• Wenn Reparaturen, Reklamationen und Wartungen für Geräte und sonstige Büroeinrichtungsgegenstände anstehen, kontaktierst du die Hausverwaltung und weitere Dienstleister.
• Ferner übernimmst du allgemeine administrative Aufgaben und die vorbereitende Buchhaltung.
• Die Kernarbeitszeit am Empfang liegt zwischen 9:00 und 17:00 Uhr. Ein geringer Homeoffice-Anteil ist nach Rücksprache möglich.

Idealerweise ist das dein Profil

• Du besitzt eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung? Top! Noch wichtiger als deine formale Ausbildung ist für uns aber, dass du dich und die Standort- und Geschäftsleitung mit fünf Armen, Charme & Humor durch alle Termine und ToDos navigieren kannst.
• Von großem Vorteil für den Job ist die explizite Erfahrung in einer Kreativ- oder Eventagentur.
• Du brauchst vor allem Freude am Umgang mit Menschen und Spaß an gutem Service: Es macht dich glücklich, wenn du dem Team, unseren Kund:innen und Leistungspartner:innen weiterhelfen kannst.
• Selbst wenn es mal heiß hergeht, behältst du einen kühlen Kopf und deine gute Laune.
• Vertrauliche Angelegenheiten sind bei dir gut behütet.
• Du handelst vorausschauend, erkennst eigenständig Optimierungspotenziale und packst an, bevor es jemand bemerkt.
• Einen sicheren Umgang mit MS-Office (insbesondere Word, Excel) sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse setzen wir für diese Position voraus.

Unser Angebot

• Du wirst Teil eines Teams mit Herz. Unser tägliches Miteinander zeichnet sich aus durch offene Türen auf allen Ebenen, Kommunikation auf Augenhöhe, Herzlichkeit und Hilfsbereitschaft.
• Wir feiern gerne – spontan im Alltag oder legendär bei unseren standortübergreifenden Teamevents.
• Zusätzlich bieten wir ein vergünstigtes Urban Sports Abo und die Option auf dein eigenes Mietrad von Swapfiets.
• Die insglück Academy bietet verschiedene Fortbildungsangebote und in unseren standortübergreifenden Englischkurs kannst du auch gerne einsteigen.

Auf insglück!

Klicke gleich auf „Jetzt bewerben“ und lade deinen Lebenslauf und deine Zeugnisse hoch. Ein Anschreiben ist nicht zwingend notwendig, aber wenn du dich mit ein paar Worten kurz vorstellen möchtest, freuen wir uns sehr.

Kontakt

Dein Ansprechpartner für diese Position ist Heike Rose.