Office Manager

Ecovis Kso; Düsseldorf; Hybrid; EUR 38.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine mittelständische Unternehmensberatung in Düsseldorf sucht eine engagierte Office Manager:in, die den operativen Kanzleialltag aktiv mitgestaltet. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für allgemeine Assistenztätigkeiten, die Aktualisierung der Vermögensübersicht und die enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachabteilungen. Wir suchen eine Person mit einer erfolgreichen kaufmännischen Ausbildung oder Studium, die über hervorragende Kenntnisse in MS Office verfügt und Spaß daran hat, im Team zu arbeiten. Flexibles Arbeitszeitmodell und Weiterentwicklungsmöglichkeiten sind Teil des Angebots.

Leistungen

Offenes und lockeres Miteinander

Homeoffice

Karriereentwicklungsmöglichkeiten

Mental Health Coaching

Urban Sports Club

Qualifikationen

• Erfolgreiche kaufmännische Ausbildung oder Studium.
• Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation / Assistenz / Office.
• Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word und Excel).
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse zwingend erforderlich.
• Gute Englischkenntnisse wünschenswert.

Aufgaben

• Allgemeine Assistenztätigkeiten, inklusive Postein- und -ausgang.
• Aktualisierung der Vermögensübersicht und Liquiditätsplanung.
• Controlling der Banken und Versicherungen.
• Enge Zusammenarbeit mit Fachabteilungen.
• Terminüberwachungen und Botendienste.

Kenntnisse

Büroorganisation

MS Office (Word, Excel)

Eigenständiges Arbeiten

Teamfähigkeit

Humor

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Büromanagement oder Controlling

Jobbeschreibung

Gestalte Deine Zukunft bei ECOVIS KSO

Beratung ist unser Business – und unsere Mitarbeitenden sind unser Fundament. Wir vereinen Expert:innen aus der Steuerberatung, Rechtsberatung, Unternehmensberatung, Wirtschaftsprüfung und dem Family-Office – interdisziplinär und auf Augenhöhe. Worauf wir besonders stolz sind? Unser kollegiales Miteinander. Bei uns zählen Vertrauen, Verantwortung und Teamspirit mehr als Ellenbogen. Du möchtest die Zukunft der ECOVIS KSO mitgestalten? Perfekt – denn bei uns kannst Du mitdenken, hinterfragen und Lösungen für die Herausforderungen von morgen entwickeln. In unserem Multi-Family-Office-Team gestaltest Du als Office Manager:in den operativen Kanzleialltag engagiert mit – als zuverlässige Anlaufstelle für alle Themen Deiner Kolleg:innen und Mandant:innen. Zeit, konkret zu werden: Nun zeigen wir Dir, wie Du Deine Stärken bei uns einbringen kannst.

Hier bist Du gefragt

• Allgemeine Assistenztätigkeiten (u. a. Postein- und -ausgang, Digitalisierung von Mandantenunterlagen, In- und Outbound-Telefonie, Rechnungsweiterleitung, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Verfassung von Mails und Briefen an die Partner der Kunden)
• Aktualisierung der Vermögensübersicht und der Liquiditätsplanung unserer Kund:innen sowie Informationsverdichtung von Geschäfts- oder Beteiligungsberichten
• Controlling der Banken und Versicherungen sowie der Hausverwaltungen
• Enge Zusammenarbeit mit unseren Fachabteilungen in der Steuerberatung, Rechtsberatung und Unternehmensberatung, externen Partnern der Kunden sowie entsprechende Auftragsweitergabe bzw. -einholung
• Terminüberwachungen und Botendienste für unsere Kund:innen wie z. B. Schlüsselabholung und –rückgabe sowie Beschaffung oder Reparaturabgaben von Wertgegenständen (iPad, Handy, Schmuck o. ä.)

Das bieten wir Dir

Alle Vorteile, warum Du bei der ECOVIS KSO starten solltest, findest Du im Cultural Fit. Hier schon einmal das Wichtigste in Kürze :

• Arbeitsatmosphäre : Offenes & lockeres Miteinander, Duz‑Kultur, großzügige Feiern mit allen Standorten sowie individuelle Teamevents
• Wertschätzung : Kommunikation auf Augenhöhe, regelmäßige Feedbackgespräche, persönliches Onboarding
• Flexibilität : Homeoffice, Vertrauensarbeitszeit, kurze Freitage
• Work‑Life‑Balance : Vertrauliches Mental Health Coaching, organisierte Kinder­notbetreuung, Vermittlung von Pflegeangeboten für Angehörige
• Karriereentwicklung : Aufstiegsmöglichkeiten bis hin zur Partnerschaft, finanzielle und zeitliche Förderung Deiner Weiterbildungen, 1 : 1 Coaching zu beruflichen Themen
• Innovation : Kultur der Mitgestaltung, hochdigitalisierte Prozesse, moderne Arbeitsplätze
• Benefits : Urban Sports Club, JobRad, Deutschlandticket / Parkplatz, Corporate Benefits und Englischunterricht

Die konkreten Angebote können an unseren Standorten lokal unterschiedlich ausgestaltet sein.

Dein Weg zu uns

• Erfolgreich ausgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium idealerweise im Bereich Büromanagement oder Controlling / Finanzen
• Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation / Assistenz / Office, gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word und Excel)
• Eigenständiges Erarbeiten von Lösungsmöglichkeiten für unbekannte Sachverhalte
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse zwingend erforderlich und gute Englischkenntnisse wünschenswert
• Ganz wichtig : Du möchtest Deinen Humor und Deine Persönlichkeit bei uns im Team einbringen? Dann bist Du bei uns genau richtig :)

So erreichst Du uns

Gerne steht Dir unser Recruiting‑Team unter karriere‑ oder der für jegliche Fragen zur Verfügung.

Über uns

Mittelständische Familienunternehmen, internationale Unternehmen, inhabergeführte Betriebe, Freiberuflerinnen und Privatpersonen fühlen sich bei ECOVIS KSO persönlich gut beraten. Wir Ecovisionäre begleiten unsere Mandanten in allen Lebens‑ und Unternehmenslagen, stellen Weichen für die unternehmerische Zukunft, lösen steuerliche Gestaltungsfragen, stellen Rechtsformen auf den Prüfstand, optimieren kaufmännische Prozesse, nehmen Verträge unter die Lupe, ebnen den Weg für Auslandsgeschäfte und wappnen Unternehmen für Digitalisierung und Nachfolge. Erlebt die ECOVIS KSO – ein Team aus Experten mit Weitblick und Herzblut – oder besucht uns auf Kununu, Instagram, LinkedIn, TikTok oder YouTube und erfahrt, dass „persönlich gut beraten“ den Unterschied macht – nicht nur für unsere Mandanten, sondern auch für unsere Mitarbeitenden.

In Deutschland gehört das Ecovis‑Netzwerk zu den Top 10 der Branche. In über 100 Büros arbeiten mehr als 2.500 Mitarbeitende. Weltweit sind es mehr als in über 90 Ländern. Ecovis ist ein seit 2003 dezentral etabliertes Erfolgskonzept, welches Lösungen mit Augenmaß entwickelt. Die Ecovis KSO ist mit 450 Mitarbeitende eine der größten Ecovis‑Kanzleien.