Mitarbeiter Sekretariatsbereich (m/w/d)

DIS Deutscher Industrie Service AG; Ulm; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein erfolgreicher Personaldienstleister im Großraum Ulm sucht einen engagierten Mitarbeiter im Sekretariatsbereich (m/w/d). In dieser Rolle sind Sie das organisatorische Herz des Unternehmens, kümmern sich um die Büroorganisation und die Unterstützung von Projekten. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie 3 Jahre Erfahrung im Sekretariatsbereich mit. Weitere Anforderungen sind sehr gute MS-Office-Kenntnisse und gute Englischkenntnisse. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Leistungen

Weiterbildung und Entwicklungsmöglichkeiten

Zuschüsse zu Gesundheits- und Sportangeboten

Flexible Arbeitszeiten

Wertschätzung und offene Unternehmenskultur

Kollegiales Umfeld

Qualifikationen

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich.
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit.
• Hohe Koordinations- und Integrationsfähigkeit.

Aufgaben

• Umfassende administrative Sekretariatsbetreuung.
• Koordination und Vereinbarung von Terminen.
• Planung und Buchung von Dienstreisen.
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten.
• Empfang und Betreuung von Gästen.
• Vertretung anderer Assistenzbereiche.

Kenntnisse

MS-Office-Kenntnisse

Verhandlungssicheres Deutsch

Gute Englischkenntnisse

Kommunikative Fähigkeiten

Organisationsfähigkeit

Durchsetzungsvermögen

Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Jobbeschreibung

Wer Ordnung liebt, den Überblick behält und Freude daran hat, Teams den Rücken frei zu halten, ist hier genau richtig! Für unseren Kunden im Großraum Ulm suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als Mitarbeiter im Sekretariatsbereich (m/w/d). In dieser vielseitigen Rolle sind Sie das organisatorische Herz des Unternehmens: Sie koordinieren Termine, unterstützen Projekte und sorgen dafür, dass im Büro alles rundläuft. Wenn Sie gerne Verantwortung übernehmen und aktiv mitgestalten wollen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Die Stelle ist im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung zu besetzen.

Ihre Vorteile

• Weiterbildung und Entwicklungsmöglichkeiten
• Zuschüsse zu Gesundheits- und Sportangeboten
• Flexible Arbeitszeiten
• Wertschätzung und offene Unternehmenskultur
• Kollegiales Umfeld

Ihre Aufgaben

• Umfassende administrative Sekretariatsbetreuung, einschließlich Beschaffung von Büro- und IT-Material, Verwaltung von Besprechungsräumen und Bestellung von Mobiliar
• Koordination, Vereinbarung und Nachverfolgung von Terminen nach definierten Prozessen
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen gemäß betrieblichen Richtlinien
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten sowie strukturierte Bearbeitung eingehender Post und E-Mails
• Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen entsprechend Absprachen
• Vertretung anderer Assistenzbereiche sowie Umsetzung kleiner Verbesserungsprojekte nach klar definierten Vorgaben

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Verhandlungssicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Koordinations- und Integrationsfähigkeit
• Ausgeprägtes Durchsetzungsvermögen, Verantwortungsbewusstsein und Organisationstalent

Über uns

Wir bringen seit über 50 Jahren Menschen in Arbeit und ermöglichen den Einstieg in namhafte Unternehmen in den Bereichen Office & Management, Finance, Financial Services, IT sowie Industrie. Unsere Branchen-Expert:innen finden für Personen jedes Erfahrungslevels den passenden Job.

Wir wurden bereits zum 20. Mal im Wettbewerb "Deutschlands Beste Arbeitgeber" vom Institut "Great Place to Work®" ausgezeichnet und erhielten 2025 zum 4. Mal den "kununuTop Company Award". Unser Service wird mit 4,6 bei Google* und mit 4,2 bei kununu* bewertet.

*Stand 03/25

Interessiert? Wir sollten uns kennenlernen! Bitte den Lebenslauf über unsere Online-Bewerbungsplattform oder an die unten angegebene E‑Mail-Adresse senden. Wir melden uns dann umgehend.