Mitarbeiter*in (m/w/d) im Sekretariatsbereich

Ruhr-Universität Bochum; Bochum; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine renommierte Universität in Bochum sucht eine/n Mitarbeiter*in im Sekretariatsbereich in Vollzeit. Diese Position erfordert umfassende Aufgaben im Bereich der Verwaltung, Kommunikation und Organisation. Die ideale Bewerberin oder der ideale Bewerber hat eine kaufmännische Ausbildung, sehr gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse und Erfahrung in der Verwaltung. Angeboten werden umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten und ein attraktives Sportangebot.

Leistungen

30 Tage Urlaub/Jahr

Freistellung mit Gehalt am Heiligabend

Betriebliche Altersvorsorge

Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Ausbildung.
• Berufserfahrung im Bereich Verwaltung/Sekretariat.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Schrift und Wort.

Aufgaben

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie hochschulinterne Kommunikation.
• Führung und Überwachung der Finanzen der Drittmittel.
• Unterstützung bei der Organisation der Lehre.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Kenntnisse in LaTeX

Gute Excel- und Word-Kenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Excel

Microsoft Word

LaTeX

PowerPoint

Jobbeschreibung

Fakultät für Physik und Astronomie: Physikalisches Praktikum / Geschäftszimmer / Lehrstuhl EP VI. Wir suchen unbefristet in Vollzeit (39,83 Std./Woche = 100 %) eine/n Mitarbeiter*in (m/w/d) im Sekretariatsbereich.

Die Fakultät für Physik und Astronomie deckt in Forschung und Lehre eine große Themenvielfalt ab und zählt in der Physik zu den forschungsstärksten Deutschlands. Studierende erhalten bei uns das theoretische und experimentelle Handwerkszeug, um die spannenden Fragen unseres Universums zu erforschen. Im Physikalischen Praktikum der Fakultät absolvieren Studierende der Physik, Chemie, Biochemie, Biologie, Elektro- und Informationstechnik, Geowissenschaften sowie der Humanmedizin ihre fachspezifische Laborausbildung in Physik. Jährlich werden im Bereich des Physikalischen Praktikums bis zu 1.000 Studierende ausgebildet.

Umfang: Vollzeit
Dauer: unbefristet
Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Bewerben bis: 05.01.2026

Ihre Aufgaben:

• Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie z. B. hochschulinterne Kommunikation und Korrespondenz, Terminplanung, studentische Anfragen
• Führung und Überwachung der Finanzen und der vollständigen selbstständigen Verwaltung der Drittmittel (Kontoführung, Mittelverwaltung, Buchungsüberwachung, Kostenkalkulationen und -aufstellungen, Mittelabruf, fristgerechte Erstellung von Verwendungsnachweisen)
• Organisation und Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Mittelverwaltung, Ausschreibungen, Neueinstellungen und Verlängerungen von studentischen Hilfskraftverträgen)
• Organisation, Durchführung und Überwachung von Beschaffungsvorgängen, Rechnungsbearbeitung und Inventarisierung
• Stilsichere Erledigung sämtlicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Bearbeitung von Dokumenten (Texte, Präsentationen, Internetauftritt, Aushänge)
• Unterstützung bei der Organisation der Lehre (Konfiguration von Moodle‑Kursen, Konfiguration von Anmeldeverfahren und Leistungsnachweisen in eCampus)

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung bzw. vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst oder mehrjährige Berufserfahrung in dem oben genannten Aufgabenbereich
• Einschlägige Kenntnisse im Finanz‑ und Haushaltswesen wären von Vorteil (Buchführung, Kalkulation, Fristenkontrolle)
• Berufserfahrung im Bereich Verwaltung/Sekretariat
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Schrift und Wort, Stilsicherheit
• Sehr guter Umgang mit Standard‑Software (z. B. LaTeX, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Mail‑Programmen)
• Erfahrung im Bereich "Digitales Daten‑ und Dokumentenmanagement" einschließlich integriertem Finanz‑ und Buchungssystem ist wünschenswert
• Selbständige und verantwortungsbewusste Wahrnehmung der Aufgaben und proaktive Serviceorientierung
• Organisationsgeschick, Zeitmanagement, hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit
• Freundliches Auftreten
• Bereitschaft zur aktiven Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen

Wir bieten:

• Umfangreiche Fort‑ und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
• Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
• 30 Tage Urlaub/Jahr
• Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
• Jahressonderzahlung
• Betriebliche Altersvorsorge

Eine Beschäftigung an einer der größten Universitäten Deutschlands im Verbund der Universitätsallianz Ruhr, anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung, Möglichkeiten der ortsflexiblen Arbeit (mobile Arbeit und Telearbeit), Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf (u. a. Betreuungsvermittlung/ Ferienangebote/mobile Kinderzimmer).

Weitergehende Informationen:

Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV‑L). Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E8 TV‑L.

Weitere Informationen finden Sie hierzu unter https://oeffentlicher-dienst.info/.

Der Dienstort ist die Ruhr‑Universität Bochum.

Die Ruhr‑Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland. Als reformorientierte Campusuniversität vereint sie in einzigartiger Weise die gesamte Spannbreite der großen Wissenschaftsbereiche an einem Ort. Das dynamische Miteinander von Fächern und Fachkulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleichermaßen besondere Chancen zur interdisziplinären Zusammenarbeit.

Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teams und den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Die RUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungsident sind ebenfalls sehr willkommen.

Ansprechpersonen für weitere Informationen:

Dr. Masha Gerding (Geschäftszimmer, Drittmittelverwaltung), Tel.: [phone]

Dr. Dirk Meyer (Praktikum), Tel.: [phone]

Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verdienstausfall bzw. sonstige Bewerbungskosten für Vorstellungsgespräche können leider nicht erstattet werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung unter Angabe der ANR5238 biszum 05.01.2026 über unser Online‑Bewerbungsportal.