ID126 Executive Assistant & Deputy to the CFO (10h / w Volunteer)

EUSMS gGmbH; München; Remote; EUR 60.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine gemeinnützige Organisation in München sucht einen engagierten Executive Assistant, der als Stellvertreter des CFO agiert. Die Rolle beinhaltet das Management von Terminen, die Erstellung von Dokumenten und die Koordination zwischen verschiedenen Teams. Diese Position ist vollständig remote und erfordert etwa 10 Stunden pro Woche. Bewerber sollten gut organisiert und zuverlässig sein, mit Erfahrung in der Verwaltung von Abläufen.

Qualifikationen

• Hochgradig organisiert und zuverlässig.
• Erfahrung in der Organisation und Verwaltung von Terminen.
• Fähigkeit zur Koordination in einem schnelllebigen Umfeld.

Aufgaben

• Verwaltung der Kalender und Meetings des CFO.
• Erstellung von Dokumenten und Präsentationen.
• Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen.

Jobbeschreibung

Overview

Stellenbeschreibung

Intro Location: Remote (Preference for applicants in US / Europe). Time Commitment: ~10 hours / week (100% Remote). Compensation: Volunteer (unpaid). Reports to: Global CFO. Organization: EUSMS gGmbH, München – Handelsregister-Nummer HRB 299065. Timezone Context: Coordination with GMT+1 (Germany) and GMT+3 (Kenya).

Role Summary: EUSMS is seeking a highly organized, dependable Executive Assistant who can also act as the CFO’s deputy in a lean, fast-moving environment. You will run the CFO’s office cadence: manage calendars and meetings, prepare documents and presentations, track tasks and deadlines, and coordinate follow-ups across finance, operations, grants, and partnerships. When needed, you’ll step in as a deputy to keep workstreams moving—ensuring it’s clear what needs to happen, by whom, and by when.

How the Role Works: You are the CFO’s primary coordination point. You keep agendas, minutes, action logs, and documentation current; you follow up with owners; and you make sure information flows smoothly within the CFO Team and to adjacent teams. Processes evolve weekly; you help maintain order, update SOPs, and surface risks or bottlenecks early. In resource-constrained moments, you act as the CFO’s delegate to progress routine items.