Executive Assistant / PA (m/w/d) gesucht!

talenthafen GmbH; Hamburg; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine dynamische Agentur in Hamburg sucht eine erfahrene Executive Assistant, um den CEO zu unterstützen und reibungslose Abläufe im Büroalltag zu gewährleisten. In dieser Rolle sind Sie das organisatorische Herz des Unternehmens, formen Onboarding-Prozesse, unterstützen beim Recruiting und wirken mit, damit das Team sein volles Potenzial entfalten kann. Einer der Vorteile ist ein überdurchschnittliches Fixgehalt sowie ansprechende Zusatzleistungen wie ein Gesundheitsbudget und viele Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Überdurchschnittliches Fixgehalt

Jährliches Gesundheitsbudget

Betriebliche Altersvorsorge

Firmenwagen Möglichkeit

Regelmäßige Team-Events

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder vergleichbar.
• Erfahrung in einem dynamischen Unternehmensumfeld.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Onboarding neuer Teammitglieder gestalten.
• Einen reibungslosen Büroablauf gewährleisten.
• Vorbereitung von Meetings und internen Abstimmungen.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsstärke

Eigenverantwortung

Zuverlässigkeit

Proaktive Arbeitsweise

Vertraulichkeit

Teamarbeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Studium oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Google Workspace

Notion

Slack

Jobbeschreibung

Damit unser Wachstum nicht nur kreativ, sondern auch organisatorisch auf Top-Niveau bleibt, suchen wir eine Executive Assistant, die mitdenkt, vorausplant und den Überblick behält.

In dieser Rolle bist du das organisatorische Herz der Agentur: Du hältst unserem CEO den Rücken frei, sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft und schaffst Strukturen, in denen unser Team sein volles Potenzial entfalten kann. Du arbeitest nah an der Geschäftsführung, bist zentrale Anlaufstelle fürs Team und verbindest operative Exzellenz mit einem Gespür für Menschen, Prozesse und Kultur.

Kurz gesagt: Ohne dich läuft nichts – und mit dir läuft alles besser.

Aufgaben

Your daily business:

• Du gestaltest das Onboarding neuer Teammitglieder und sorgst für einen starken Start
• Du unterstützt das Recruiting und führst eigenständig erste Kennenlerngespräche
• Du erstellst und koordinierst Mitarbeiterverträge, behältst Lohn- und Gehaltsthemen im Blick und arbeitest eng mit Steuerberatung & HR zusammen
• Du hältst unser Office am Laufen – organisiert, strukturiert und mit Liebe zum Detail
• Du bist erste Anlaufstelle für unser Team und hast immer ein offenes Ohr
• Du entlastest den CEO im operativen Tagesgeschäft
• Du bereitest Meetings, Termine und interne Abstimmungen vor
• Du kümmerst dich um die vorbereitende Buchhaltung
• Du bringst Struktur in operative Themen wie Datenschutz, Karriereseite, Arbeitsschutz & Co.
• Du unterstützt Social Media & interne Kommunikation dort, wo Organisation und Content zusammenkommen
• Du planst und koordinierst Events & Offsites – von Ibiza bis Kapstadt
• Kurz gesagt: Du bist die gute Seele der Agentur und sorgst dafür, dass alles rund läuft

Qualifikation

Was du mitbringst:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Office Manager:in, Operations- oder Team-Assistenz – idealerweise im Agentur-, Start-up- oder dynamischen Unternehmensumfeld
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Eigenverantwortung
• Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise – du denkst mit, voraus und weiter
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten auf allen Ebenen
• Erfahrung im Umgang mit Mitarbeiterverträgen, vorbereitender Buchhaltung sowie HR-nahen Themen
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools (z. B. Google Workspace, Notion, Slack o. Ä.)
• Grundverständnis für Social Media, Content-Prozesse und interne Kommunikation
• Diskretion, Loyalität und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

Was wir dir bieten:

• Überdurchschnittliches Fixgehalt, das deiner Rolle und Verantwortung entspricht
• 500 € jährliches Gesundheitsbudget oder alternativ ein Zuschuss zum Wellpass
• Regelmäßige Weiterbildungsangebote – intern sowie durch externe Expert:innen
• Betriebliche Altersvorsorge zur langfristigen Absicherung
• Möglichkeit eines Firmenwagens nach erfolgreicher Probezeit
• Ein MacBook, selbstverständlich auch zur privaten Nutzung
• Eine gelebte Feedback-Kultur mit echtem Raum für Innovation und Mitgestaltung
• Ein modernes, neu gestaltetes Office mit hoher Aufenthaltsqualität
• Regelmäßige Team- und Grillabende im Zwei-Monats-Rhythmus
• Eine professionelle, fokussierte Arbeitsatmosphäre mit viel Raum für persönliche und fachliche Entwicklung

Für uns selbstverständlich:

• Ein strukturiertes und intensives Onboarding
• Offene Kommunikation und klare Feedbacks
• Give to get -> gibst du hier alles, kümmern wir uns um deinen Erfolg