Executive Assistant / PA (m/w/d)

Expectleads GmbH; Erlangen; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine wachsende Agentur in Erlangen sucht eine:n Executive Assistant zur Unterstützung der CEOs und zur Optimierung der internen Abläufe. In dieser Schlüsselrolle sind Sie das organisatorische Herz der Agentur, gestalten Onboarding-Prozesse, leiten interne Rekrutierungen und sorgen für einen reibungslosen Betrieb. Wir suchen jemanden mit mehrjähriger Erfahrung, starken organisatorischen Fähigkeiten und ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch. Ein modernes Arbeitsumfeld und ein überdurchschnittliches Gehalt werden geboten.

Leistungen

Überdurchschnittliches Fixgehalt

500€ jährliches Gesundheitsbudget

Regelmäßige Weiterbildungsangebote

Neueste Apple-Geräte

Moderne, neu gestaltete Office

Monatliche Team- und Grillabende

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder Office Manager:in.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Eigenverantwortung.

Aufgaben

• Gestalten des Onboardings neuer Teammitglieder.
• Leitungen des internen Recruitings und erste Kennenlerngespräche.
• Vorbereitung von Meetings und internen Abstimmungen.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Eigenverantwortung

Kommunikationsstärke

Strukturierte Arbeitsweise

Diskretion

Vertraulichkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium

Tools

Google Workspace

Excel

LexOffice

Jobbeschreibung

Damit unser Wachstum nicht nur kreativ, sondern auch organisatorisch auf Top-Niveau bleibt, suchen wir eine Executive Assistant, die mitdenkt, vorausplant und den Überblick behält.

In dieser Rolle bist du das organisatorische Herz der Agentur: Du hältst unseren CEOs den Rücken frei, sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft und schaffst Strukturen, in denen unser Team sein volles Potenzial entfalten kann. Du arbeitest nah an der Geschäftsführung, bist zentrale Anlaufstelle fürs Team und verbindest operative Exzellenz mit einem Gespür für Menschen, Prozesse und Kultur.

Kurz gesagt: Ohne dich läuft nichts – und mit dir läuft alles besser.

Aufgaben

Your daily business:

• Du gestaltest das Onboarding neuer Teammitglieder und sorgst für einen starken Start
• Du leitest das interne Recruiting und führst erste Kennenlerngespräche
• Du erstellst und koordinierst Mitarbeiterverträge, behältst Lohn- und Gehaltsthemen im Blick und arbeitest eng mit Steuerberatung & HR zusammen
• Du hältst unser Office am Laufen – organisiert, strukturiert und mit Liebe zum Detail
• Du bist erste Anlaufstelle für unser Team und hast immer ein offenes Ohr
• Du entlastest die CEOs im operativen Tagesgeschäft
• Du bereitest Meetings, Termine und interne Abstimmungen vor
• Du kümmerst dich um die vorbereitende Buchhaltung
• Du bringst Struktur in operative Themen wie Datenschutz, Karriereseite, Arbeitsschutz & Co.
• Du unterstützt Social Media & interne Kommunikation dort, wo Organisation und Content zusammenkommen
• Du planst und koordinierst Events & Offsites – von Ibiza bis Kapstadt
• Kurz gesagt: Du bist die gute Seele der Agentur und sorgst dafür, dass alles rund läuft

Qualifikation

Was du mitbringst:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Office Manager:in, Operations- oder Team-Assistenz – idealerweise im Agentur-, Start-up- oder dynamischen Unternehmensumfeld
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Eigenverantwortung
• Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise – du denkst mit, voraus und weiter
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke und ein sicheres Auftreten auf allen Ebenen
• Erfahrung im Umgang mit Mitarbeiterverträgen, vorbereitender Buchhaltung sowie HR-nahen Themen
• Sicherer Umgang mit gängigen Tools (z. B. Google Workspace, Excel, LexOffice o. Ä.)
• Grundverständnis für Social Media, Content-Prozesse und interne Kommunikation
• Diskretion, Loyalität und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Benefits

Was wir dir bieten:

• Überdurchschnittliches Fixgehalt, das deiner Rolle und Verantwortung entspricht
• 500€ jährliches Gesundheitsbudget oder alternativ ein Zuschuss zum Wellpass
• Regelmäßige Weiterbildungsangebote – intern sowie durch externe Expert:innen
• Neueste Apple-Geräte
• Eine gelebte Feedback-Kultur mit echtem Raum für Innovation und Mitgestaltung
• Ein modernes, neu gestaltetes Office
• Monatliche Team- und Grillabende
• Eine professionelle, fokussierte Arbeitsatmosphäre mit viel Raum für persönliche und fachliche Entwicklung

Für uns selbstverständlich:

• Ein strukturiertes und intensives Onboarding
• Offene Kommunikation und klare Feedbacks
• Give to get -> gibst du hier alles, kümmern wir uns um deinen Erfolg