Executive Assistant (m/w/d) – Elternzeitvertretung

Wunderman Thompson; Düsseldorf; Hybrid; EUR 50.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine internationale Kreativagentur sucht einen Executive Assistant (all genders) in Düsseldorf, um die Geschäftsführung bei Managementthemen zu unterstützen und Meetings zu organisieren. Idealerweise bringst du Organisationstalent, Kommunikationsfähigkeit und sehr gute Sprachkenntnisse mit. Das Unternehmen bietet flexible Arbeitszeiten und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

Flexibilität & Mobile Work

Bunte Benefit-Welt

Diverse Weiterbildungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Einschlägige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion.
• Selbständige, proaktive und gewissenhafte Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei Managementthemen.
• Vor- und Nachbearbeitung von Meetings der Geschäftsführung.
• Eigenständige Organisation von übertragenen Themen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Durchsetzungsvermögen

Jobbeschreibung

Who We Are:

At VML, we are a beacon of innovation and growth in an ever-evolving world. Our heritage is built upon a century of combined expertise, where creativity meets technology, and diverse perspectives ignite inspiration. With the merger of VMLY&R and Wunderman Thompson, we have forged a new path as a growth partner that is part creative agency, part consultancy, and part technology powerhouse.

Our global family now encompasses over 30,000 employees across 150+ offices in 64 markets, each contributing to a culture that values connection, belonging, and the power of differences.Our expertise spans the entire customer journey, offering deep insights in communications, commerce, consultancy, CRM, CX, data, production, and technology. We deliver end-to-end solutions that result in revolutionary work.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine*n Executive Assistant (all genders) als Elternzeitvertretung – zunächst befristet auf mindestens 1 Jahr, mit Option auf Verlängerung – vorzugsweise in Düsseldorf.

In dieser spannenden Position bist du weit mehr als die klassische Assistenz: Du bist Treiber*in von Entscheidungen, Sparring Partner des Managements und Schnittstelle zu internen und externen Partner*innen.

Mit deinem proaktiven Einsatz hast du spürbaren Einfluss auf den Erfolg unseres Unternehmens und gestaltest dessen Entwicklung aktiv mit.

Was dich besonders auszeichnet? Du hast den Blick fürs große Ganze, verlierst aber nie die entscheidenden Details aus dem Fokus. Du organisierst, priorisierst und kommunizierst souverän – und genau das macht den Unterschied.

Was dich bei uns erwartet:

• Inhaltliche Unterstützung: Du unterstützt die Geschäftsführung bei der Recherche, Ausarbeitung und Aufbereitung verschiedenster Managementthemen sowie bei der Erstellung von Präsentationen.
• Meeting Management: Du übernimmst die Vor- und Nachbearbeitung von Meetings der Geschäftsführung von der ersten Recherche bis zur eigenständigen Organisation des Follow-ups sowie Umsetzung der gefassten Beschlüsse.
• Eigenständige Organisation: Du organisierst Dir übertragene Themen eigenständig von der ersten Idee über die konkrete Planung bis hin zur Durchführung
• Kalender- und Meeting Support: Du initiierst, organisierst und priorisierst Termine der Geschäftsführung und bereitest diese vor.
• Administration: Du verantwortest die Reiseplanung, Buchung, Zeiterfassung sowie Abrechnung für bis zu 2 Mitgliedern der Geschäftsführung.
• Office Management: du unterstützt die Kolleg*innen am Standort Düsseldorf mit Allem was für eine positive Arbeitsatmosphäre sorgt.

Was du idealerweise mitbringst:

• Du verfügst über einschlägige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion
• Du bist für Dein Organisationstalent bekannt und findest für jede Herausforderung eine Lösung.
• Neben einer selbständigen, proaktiven und sehr gewissenhaften Arbeitsweise freust Du Dich auf immer neue Themen und brennst dafür, Dich in diese einzuarbeiten.
• Du bist ein Kommunikationsprofi – es fällt Dir leicht mit anderen ins Gespräch zu kommen, du schätzt offene & transparente Kommunikation und magst es mit Menschen in Kontakt zu treten.
• Du hast ein hohes Durchsetzungsvermögen, bist lösungsorientiert und förderst einen respektvollen Umgang untereinander.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind für Dich selbstverständlich - weitere Fremdsprachen sind gerne gesehen, aber nicht zwingend notwendig.

Was wir dir bieten:

• Weltweites Netzwerk:Werde Teil eines führenden globalen Digitalagenturnetzwerks und erlebe inspirierende Zusammenarbeit und Wissensaustausch mit Kolleg*innen aus aller Welt - interdisziplinär und mit geballtem Know-how.
• Teamspirit:Ein Team, in dem Talent, Motivation und Spaß am Arbeitsplatz Hand in Hand gehen und das gemeinsam mit dir Großes erreichen möchte.
• Flexibilität & Mobile Work:Profitiere von mobilen Arbeitsmodellen, Work-Abroad-Optionen und flexiblen Arbeitszeiten und gestalte deine individuelle Work-Life-Balance.
• Bunte Benefit-Welt:Von freiwilliger Bezuschussung der betrieblichen Altersvorsorge, vermögenswirksamen Leistungen, Employee Assistance Programmen, bis hin zu Fahrradleasing-Optionen, Wellbeing-Paketen über Wellhub und Corporate Benefits.
• Level Up deiner Karriere: Nutze unsere vielfältigen Weiterbildungsmöglichkeiten und Learning Tools zur kontinuierlichen beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung.
• State-of-the-Art Technology: Maximiere deine Effizienz mit modernen, digitalen Arbeitsstrukturen und -prozessen.

Nicht jeder dieser Punkte trifft auf dich zu? Wir freuen uns trotzdem auf deine Bewerbung!

Wir setzen uns ein für Vielfalt und Chancengleichheit. Alle BewerberInnen sind willkommen, unabhängig von Alter, sexueller Identität, Behinderung, Geschlecht, ethnischer Herkunft, oder anderen Diskriminierungsgründen. Personenbezogene Formulierungen in der Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.

#LI-EMEA

We believe the best work happens when we're together, fostering creativity, collaboration, and connection. That's why we’ve adopted a hybrid approach, with teams in the office an average of four days a week. If you require accommodations or flexibility, please discuss this with the hiring team during the interview process.

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