Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

PLATH GmbH; Hamburg; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Unternehmen in Hamburg sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung, um bei der Koordination von gesellschaftsrechtlichen Prozessen und der Dokumentation relevanter Vorgänge zu unterstützen. Sie sollten eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Rolle mitbringen. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sind erforderlich. In dieser Position sind Sie die Kommunikationsschnittstelle und organisieren Meetings sowie Geschäftsreisen.

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Assistenz, Verwaltung oder Rechtswesen.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Assistenzrolle auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel und PowerPoint.

Aufgaben

• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und administrativen Prozessen.
• Fristenverfolgung und Dokumentation relevanter Beschlüsse und Vorgänge.
• Koordination und Vorbereitung von Meetings und weiteren Gremiensitzungen.

Kenntnisse

MS-Office Kenntnisse (Excel & PowerPoint)

Kommunikationsstärke

Teamgeist

Strukturierte Arbeitsweise

Eigenständige Arbeitsweise

Verlässlichkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Assistenz, Verwaltung oder Rechtswesen

Jobbeschreibung

Ihre Aufgaben

• Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen und administrativen Prozessen (z. B. Handelsregistereinträge, Prokura, Satzungsänderungen, Vertragsmanagement) in Zusammenarbeit mit externen Kanzleien, Notariaten und Berater:innen
• Fristenverfolgung und sorgfältige Dokumentation relevanter Beschlüsse, Verträge und Vorgänge
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Unterstützung bei projektbezogenen Themen wie Kostenstellenmanagement, Eventplanung oder internen Initiativen
• Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen und externen Partner:innen
• Eigenständige Organisation und Priorisierung des Termin- und Aufgabenmanagements der Geschäftsführung
• Koordination und Vorbereitung von Meetings, Gesellschafterversammlungen und weiteren Gremiensitzungen
• Organisation von Geschäftsreisen und deren Abrechnung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Schwerpunkt Assistenz, Verwaltung oder Rechtswesen (z. B. notarielle Fachangestellte, Rechtsanwaltsfachangestellte)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzrolle auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene
• Ausgeprägtes Verständnis für formale Abläufe, Fristen und Dokumentationspflichten
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel & PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit modernen digitalen Tools
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise – auch in einem dynamischen Umfeld
• Souveränes verbindliches Auftreten, hohe Kommunikationsstärke, Teamgeist und Verlässlichkeit
• Freude daran, Strukturen zu schaffen und Prozesse aktiv mitzugestalten
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift