Assistentin/Assistent (w/m/d) der Geschäftsführung

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 20.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine öffentliche Einrichtung in Düsseldorf sucht eine/n Assistentin/Assistent (w/m/d) der Geschäftsführung, die/der in Vollzeit oder Teilzeit arbeitet. Die Position ist unbefristet. Zu den Aufgaben gehören die organisatorische Unterstützung des stellvertretenden Geschäftsführers, das Management von Dokumenten und Terminen sowie die Verantwortung für geschäftliche Korrespondenz. Der ideale Kandidat hat eine abgeschlossene Berufsausbildung und mehrere Jahre Erfahrung in der Assistenz. Es wird ein moderner Arbeitsplatz sowie verschiedene Sozialleistungen geboten.

Leistungen

Flexibles Arbeiten

Betriebliche Altersversorgung

Fortbildungsmöglichkeiten

Gesundheitsfördernde Angebote

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung in einem großen Unternehmen.
• Stilsichere Deutschkenntnisse und selbstständige Englischkenntnisse (B2).

Aufgaben

• Unterstützung des stellvertretenden Geschäftsführers in organisatorischen Aufgaben.
• Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der täglichen Aufgaben.
• Verantwortung übernehmen bei Konferenzen, Meetings und Telefonaten.
• Erstellung von unterschriftsreifer Korrespondenz und Protokollführung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikative Fähigkeiten

Zuverlässigkeit

Diskretion

Effizientes Zeitmanagement

Ausbildung

Dreijährige abgeschlossene Berufsausbildung oder gleichwertige Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung

Abgeschlossener Verwaltungslehrgang I

Tools

MS Office

MS Sharepoint

DB-Buchungssysteme

Jobbeschreibung

Assistentin/Assistent (w/m/d) der Geschäftsführung

Arbeitsort: Düsseldorf

Anstellungsart: Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)

Befristung: unbefristet

Bewerben Sie sich bis spätestens 12.01.2026

• Sie sind dem stellvertretenden Geschäftsführer zugeordnet und unterstützen ihn in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben inklusive Dokumenten-, Reise- und Informationsmanagement
• Sie stellen den effizienten und einwandfreien Ablauf der täglich zu bewältigenden Aufgaben der Geschäftsführung sicher
• Bei der Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, Meetings, Präsentationen und wichtigen Telefonaten übernehmen Sie Verantwortung und sorgen für reibungslose Abläufe
• Sie sind zuständig für die Erstellung unterschriftsreifer Korrespondenz und für die Protokollführung in Meetings
• Sie empfangen und betreuen Besucherinnen und Besucher sowie Geschäftspartnerinnen und -partner
• Sie verantworten die Planung, Abstimmung und Nachverfolgung von Terminen einschließlich der Kalenderpflege
• Sie verfügen über eine dreijährige abgeschlossene Berufsausbildung, in der für den Tätigkeitsbereich relevante Kompetenzen und Kenntnisse vermittelt wurden,
• oder eine gleichwertige Ausbildung in der öffentlichen Verwaltung,
• oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I.
• Sie haben mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung einer Einrichtung oder eines Unternehmens mit mehr als 500 Beschäftigten, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
• Sie überzeugen durch ein sicheres, verbindliches Auftreten sowie durch ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten
• Dank Ihres ausgeprägten Organisationsvermögens, Ihres effizienten Zeitmanagements und Ihrer Eigeninitiative agieren Sie stets strukturiert, sorgfältig und lösungsorientiert
• Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Loyalität zeichnen Sie aus
• Der sichere Umgang mit den gängigen Büroanwendungen, insbesondere MS Office, MS Sharepoint und DB-Buchungssysteme, ist für Sie selbstverständlich
• Sie verfügen über stilsichere Deutschkenntnisse
• Vorteilhaft sind darüber hinaus selbstständige Englischkenntnisse, Sprachkompetenzniveau B2 (GER)

Eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer Vergütung nach Entgeltgruppe 9a TVöD-VKA. Die Ausübung der Funktion durch entsprechende Teilzeitbeschäftigung ist möglich.

• Moderner & krisenfester Arbeitsplatz
  Wir bieten Ihnen einen modernen und zukunftssicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst.
• Life Balance
  Vielfältige Teilzeitmöglichkeiten und in der Regel mobiles Arbeiten ermöglichen individuelle Rahmenbedingungen, die Ihnen helfen, Beruf, Familie und Freizeit miteinander zu vereinbaren.
• Flexible Arbeitszeitgestaltung
  Sie haben die Möglichkeit, durch Gleitzeit Ihren täglichen Stundenrahmen und damit Ihre Arbeitsdauer selbst zu bestimmen - im Rahmen der erwarteten Erreichbarkeit Ihrer Abteilung.
• Umfangreiche (tarifliche) Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
  Ergänzend zu Ihrem Gehalt bieten wir Ihnen u. a. eine betriebliche Altersversorgung, eine Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen und eine leistungsorientierte Prämie. Ihnen stehen 6 Wochen Urlaub zu sowie zusätzlich bezahlte Freistellung an Heiligabend und Silvester.
• Fortbildung
  Sie werden vom 1. Tag an bei Ihrer fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung unterstützt und können aus zahlreichen internen und externen Angeboten wählen – ob in Vollzeit, Teilzeit oder befristet angestellt.
• Gute Verkehrsanbindung
  Erreichen Sie Ihren Arbeitsplatz fußläufig von nahegelegenen Bus- und Bahnhaltestellen oder parken Sie entspannt direkt an Ihrem Arbeitsplatz.
• Chancengleichheit und Vielfalt
  Wir setzen uns für eine diskriminierungsfreie und chancengleiche Arbeitskultur ein. Auch das Thema Inklusion hat bei uns einen hohen Stellenwert und wird aktiv gelebt.
• Prävention & Gesundheit
  Sie finden bei uns nicht nur ein hohes Arbeitsschutzniveau, sondern auch vielfältige Angebote zur Erhaltung und Förderung Ihrer Gesundheit. Dazu zählen z.B. ergonomische Arbeitsplätze, Rücken- und Entspannungstrainings, ein jährlicher Gesundheitstag und Grippeschutzimpfungen.
• Nachhaltigkeit
  Uns ist der ökologische Fußabdruck wichtig. Die E-Akte ist ein Kernstück der Digitalisierung, denn sie löst Papierdokumente ab und trägt dazu bei, den Papierverbrauch zu reduzieren. Durch weitere Initiativen zum Energiesparen leisten wir alle einen aktiven Beitrag zu einem ressourcenschonenden Arbeitsalltag.
• Vergünstigungen
  Wir bieten Ihnen einen Zugang zu einem Portal mit Rabatten auf viele Produkte und Dienstleistungen exklusiv für Mitarbeitende an.

Unternehmensdarstellung: Unfallkasse-NRW Düsseldorf

Die Unfallkasse Nordrhein-Westfalen ist die gesetzliche Unfallversicherung im Landes- und Kommunalbereich des Landes Nordrhein-Westfalen. Nähere Informationen finden Sie auch im Internet unter www.unfallkasse-nrw.de .