Assistent / Sekretariat / Office Manager

Fraunhofer-Gesellschaft; Berlin; Hybrid; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Forschungsinstitut in Berlin sucht eine administrative Assistenz. Die Position erfordert eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Zu den Aufgaben gehören die Unterstützung in der Buchhaltung, die Organisation von Dienstreisen und Meetings sowie die Pflege von Informationssystemen. Flexible Arbeitszeiten und ein attraktives Gehaltspaket werden geboten. Bewerbungen sind willkommen, auch von Menschen mit Behinderung.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Altersvorsorge (VBL)

Flexibles Arbeiten

Betriebliche Gesundheitsangebote

Qualifikationen

• Berufserfahrung in der Assistenz ist von Vorteil.
• Kenntnisse im Bundesreisekostengesetz (BRKG) sind erforderlich.
• Eigenverantwortliches Arbeiten ist notwendig.

Aufgaben

• Assistenz in der Angebotserstellung und Buchhaltung.
• Organisation von Dienstreisen und Meetings.
• Pflege von Informationssystemen und Präsentationen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Koordination

Deutsch

Englisch

MS-Office

MS-Teams

SAP

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung Kauffrau/-mann für Büromanagement

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Zukunft. Gemeinsam. Entdecken.

Im Mittelpunkt der Forschungsarbeit des Fraunhofer-Instituts für Nachrichtentechnik – HHI stehen Innovationen für die digitale Gesellschaft von morgen. Dabei sind wir weltweit führend in der Erforschung von mobilen und optischen Kommunikationsnetzen und -systemen sowie der Kodierung von Videosignalen und Datenverarbeitung. Werden Sie Teil unseres Teams und gehen Sie mit uns auf Forschungs- und Innovationsreise!

Hier sorgen Sie für Veränderung

• Sie übernehmen Aufgaben an der Schnittstelle zu unseren administrativen Abteilungen in den Bereichen Angebotserstellung, Einkauf, Buchhaltung und Personal
• Sie übernehmen die Dienstreisenorganisation, -buchung, -abrechnung in SAP
• Sie unterstützen uns im operativen Tagesgeschäft durch selbstständige Büroorganisation, wie z. B. Terminplanung, Post, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Sie organisieren Meetings (Terminreservierungen, Raum- und Catering-Bestellungen sowie ggf. Protokollführung)
• Sie pflegen unterschiedliche Informationssysteme (SAP, Datenbanken, Listen) und unterstützen uns bei der Erstellung von PowerPoint Präsentationen

Hiermit bringen Sie sich ein

• Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine andere kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung
• Idealerweise verfügen Sie bereits über Berufserfahrung in der Assistenz
• Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sie verfügen über fundierte Kenntnisse im Bundesreisekostengesetz (BRKG)
• Sie bringen Organisations- und Koordinationstalent mit
• Ihre Teamfähigkeit ist ausgeprägt und Sie können ebenso eigenverantwortlich arbeiten
• Sie besitzen sehr gute MS-Office und MS-Teams Kenntnisse und Grundkenntnisse in SAP

Was wir für Sie bereithalten

• Attraktives Gehaltspaket nach TVöD mit 30 Tagen Urlaub, Altersvorsorge (VBL), vermögenswirksame Leistungen (VWL)
• Moderner, exzellent ausgestatteter Arbeitsplatz im Herzen Berlins
• Offene und sehr kooperative Arbeitsatmosphäre in einem internationalen Team
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zum Homeoffice
• Umfangreiche Fortbildungs-, Gesundheits- und Sportangebote
• Diverse Mitarbeiterrabatte und vergünstigtes BVG-Ticket
• Angebote für Familien (Eltern-Kind-Büro, Notfallbetreuung, Freizeitangebote)

Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet. Eine Verlängerung ist explizit erwünscht.

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle kann auch in Teilzeit besetzt werden.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Bereit für Veränderung? Dann bewerben Sie sich jetzt, und machen Sie einen Unterschied! Nach Eingang Ihrer Online-Bewerbung erhalten Sie eine automatische Empfangsbestätigung. Dann melden wir uns schnellstmöglich und sagen Ihnen, wie es weitergeht.

Benötigen Sie Informationen zu dieser Stelle, kontaktieren Sie bitte:

Prof. Dr. Ronald Freund

Fraunhofer-Institut für Nachrichtentechnik, Heinrich-Hertz-Institut HHI

www.hhi.fraunhofer.de

Kennziffer:82888 Bewerbungsfrist:28.02.2026