Workplace Services & Legal Support Manager

Clyde and Co LLP; Toronto; Hybrid; CAD 75,000 - 95,000; Full time

Job summary

Un cabinet d'avocats mondial de premier ordre recherche un Gestionnaire pour superviser les Services de bureau et le Soutien juridique au Canada. Le titulaire devra gérer une équipe, garantir la qualité du service et superviser divers processus administratifs. Bilinguisme en français et en anglais ainsi qu'une expérience en gestion dans un environnement juridique sont indispensables. Une présence de trois jours par semaine au bureau est requise.

Benefits

Soins de santé

Planification de la retraite

Initiatives de bien-être

Qualifications

• Expérience minimale de 2 à 3 ans dans un rôle de gestion au sein d'un environnement de services juridiques.
• Capacité d'établir des priorités et de travailler sans supervision.
• Capacité à diriger et motiver les équipes.

Responsibilities

• Superviser les activités quotidiennes des Services de bureau et du Soutien juridique.
• Gérer et diriger une équipe sur place.
• Développer et mettre en place des politiques et procédures.

Skills

Bilinguisme exigé (français et anglais)

Gestion d'équipe

Compétences en communication

Sens de l'organisation

Education

Diplôme universitaire en administration ou en gestion

Job description

Overview

Description de poste | Gestionnaire, Services de bureau et Soutien juridique, Canada

Services : Services de bureau et Soutien juridique

Lieu : Canada (Montréal, Toronto ou Calgary)

Titre de poste : Gestionnaire, Services de bureau et Soutien juridique

Supérieur

• hiérarchique : Gestionnaire principale, Services de bureau et Soutien juridique, Amérique du Nord

Votre équipe

Relevant de la gestionnaire principale, Services de bureau et Soutien juridique, Amérique du Nord, la personne titulaire du poste sera responsable de superviser la prestation des services de bureau et de soutien juridique, pour assurer une offre de haute qualité et axée sur les clients, ainsi qu'une gestion stratégique et opérationnelle des membres de son équipe au quotidien. De plus, elle agira à titre de personne-ressource clé en ce qui a trait à l'excellence opérationnelle.

En outre, elle devra directement superviser la mise en œuvre et la gestion d'une variété de fonctions et de processus administratifs, d'installations, d'activités de bureau, de plans liés à la capacité, et de politiques et procédures sur la santé et la sécurité. Elle agira à titre de point de contact de l'organisation pour les prestataires de services et fournisseurs externes dans les bureaux de Clyde & Cie de la région.

La personne titulaire du poste devra chapeauter la structure canadienne de soutien juridique, en exerçant un rôle de supervision et en définissant une orientation précise. Elle devra aussi contribuer à la détermination des besoins en dotation et à l'élaboration de plans, de stratégies, de procédures et de programmes qui favorisent une prestation harmonisée et continue de services aux avocats et aux parajuristes.

Une présence de 3 jours par semaine au bureau est requise; le reste de la semaine en télétravail, si désiré.

Vos responsabilités

En raison de la structure pancanadienne et mondiale du cabinet d'avocats Clyde & Co, nos gestionnaires seront très fréquemment appelés à interagir en anglais dans le cadre de leurs fonctions.

• Superviser l'implantation de processus administratifs et la mise en place de politiques de conformité dans un environnement bilingue; communiquer régulièrement avec les bureaux en Amérique du Nord et avec des fournisseurs externes dont la langue d'affaires est majoritairement l'anglais.
• Superviser les activités quotidiennes des Services de bureau et du Soutien juridique, et veiller à ce que tous les services soient fournis de façon efficiente et conformes aux normes organisationnelles.
• Gérer et diriger une équipe sur place (chefs d'équipe, adjoints juridiques et coordonnatrice/trice et gestionnaires de bureau), en leur offrant des lignes directrices et de la formation pour renforcer la qualité des services et le perfectionnement du personnel.
• Élaborer et mettre en place des politiques et procédures relatives à la prestation des services de bureau et de soutien juridique, en conformité avec la réglementation et les pratiques exemplaires.
• Cultiver de solides relations avec le personnel et les autres parties prenantes, en répondant aux préoccupations, en résolvant les problèmes et en assurant une haute qualité de satisfaction client.
• Tisser des relations et communiquer de façon proactive avec les avocats et les parajuristes pour connaître les exigences, les ententes sur le niveau de service (ENS) et les indicateurs de rendement clés (IRC) propres à chaque client, afin d'assurer une gestion et une administration efficaces des ressources de soutien.
• Veiller à ce que les mesures de contrôle et les processus financiers et budgétaires soient pris en charge et respectés, conformément aux politiques et procédures applicables du cabinet.
• Travailler avec l'équipe Approvisionnement sur les contrats et contribuer aux négociations de contrat pour améliorer les relations avec les entrepreneurs et obtenir les meilleurs prix.
• Superviser et gérer les adjoints administratifs, créer des échéanciers, allouer des ressources et suivre les progrès vers l'atteinte des objectifs.
• Gérer les relations avec les entrepreneurs et les fournisseurs de services (nettoyage, entretien, poste, approvisionnement, etc.) et veiller à ce que le cabinet reçoive des services de haute qualité de manière rentable.
• Collaborer avec les autres équipes pour coordonner les services et contribuer aux objectifs organisationnels, avec une communication harmonieuse.
• Participer au processus de recrutement et de sélection des membres d'équipe et encadrer le personnel dans le cadre du processus de gestion du rendement.
• Assurer l'amélioration continue des processus et de la prestation des services et envisager les mises à jour en fonction des technologies et des besoins des clients et du cabinet.
• Assurer la conformité des équipes vis-à-vis les politiques et procédures (conformité, ISO, finances, etc.).

Vos compétences et votre expérience

• Bilinguisme exigé (français et anglais) : solides compétences en communication orale et écrite.
• Diplôme universitaire en administration ou en gestion, ou l'équivalent.
• Excellentes compétences en communication et capacité d'établir rapidement des relations de confiance avec les membres du personnel.
• Expérience en gestion de services ou dans un rôle connexe, avec connaissance des activités d'exploitation d'un bureau et des principes du service à la clientèle.
• Expérience minimale de 2 à 3 ans dans un rôle de gestion au sein d'un environnement de services juridiques ou professionnels.
• Sens de l'organisation, efficience, capacité d'établir des priorités et de travailler sans supervision.
• Expérience dans la gestion de multiples parties prenantes et capacité de mener des changements.
• Capacité d'organisation, gestion des priorités en conflit et attention aux problèmes potentiels.
• Capacité d'adopter les changements organisationnels et de faire preuve de confidentialité et de discrétion.
• Capacité à diriger et motiver les équipes et à assurer leur développement.
• Souci du détail et hautes attentes de qualité.

Notre cabinet

Clyde & Cie est un cabinet d'avocats mondial de premier ordre, dédié aux secteurs du commerce international et des activités commerciales. Le cabinet compte 500 associés, 2 400 avocats, 3 200 professionnels du droit et 5 500 personnes au total dans plus de 70 bureaux et affiliés dans le monde. Le cabinet s'engage à favoriser une main-d'œuvre diversifiée et inclusive, à soutenir les communautés et à réduire son impact environnemental.

Nos valeurs

Nos valeurs sont les principes directeurs qui orientent nos décisions. Elles incluent :

• Travailler dans l'unité
• Exceller avec les clients
• Célébrer les différences
• Agir avec audace

Compétences propres aux services administratifs

Clyde & Cie offre des occasions de perfectionnement pour permettre à chacun de devenir hautement efficace dans son rôle et de réaliser ses aspirations de carrière. Les compétences couvrent :

• Excellence technique
• Personnel et équipe
• Relations avec les clients et les parties prenantes
• Offre de services et état d'esprit commercial
• Efficacité individuelle

Note

When you work at Clyde & Co, you join a team of 500 partners, 2 400 lawyers, 3 200 legal professionals and 5 500 people in nearly 70 offices and associated offices worldwide. Our values are the principles that guide the decisions we make, unite us in our endeavours and strengthen our delivery, for both our clients and our firm. We work as one, excel with clients, celebrate difference and act boldly. We are committed to operating in a responsible way by progressing towards a diverse and inclusive workforce that reflects the communities and clients it serves. We are devoted to providing an environment in which everyone can realise their potential, using its legal and professional skills to support its communities. We do this through pro bono work, volunteering and charitable partnerships, and minimising the impact it has on the environment, including through our commitment to the SBTi Net-Zero standard and the setting of ambitious emissions reduction targets.

We offer a range of tailored benefits and support, including healthcare, retirement planning and wellbeing initiatives.

Clyde & Co is proud to be an equal opportunities employer. Our core values encourage us to support fairness, celebrate diversity and prohibit all forms of discrimination in the workplace to allow everyone to excel at work. Therefore, we welcome and encourage all applications from suitably qualified individuals, regardless of background or identity.

Please take a moment to read our privacy notice carefully. This describes what personal information Clyde & Co (we) may hold about you, what it's used for, how it's obtained, your rights and how to contact us as a data subject.

If you are submitting a candidate as a Recruitment Agency Partner, it is an essential requirement and your responsibility to ensure that candidates applying to Clyde & Co are aware of this privacy notice.