Replacement Bilingual Administrative Assistant / Adjointe administrative bilingue poste suppléant

CUPW-STTP; Ottawa; On-site; CAD 69,000; Full time

Job summary

A national labor union is seeking a bilingual Administrative Assistant for its Ottawa office. This full-time replacement position is available immediately for a minimum of six months, providing administrative support to representatives and committees, requiring expertise in Microsoft Office, and accuracy in communication. Salary is $68,762 per year with benefits including dental care and paid time off.

Benefits

Casual dress

Dental care

Disability insurance

Employee assistance program

Extended health care

Life insurance

On-site parking

Paid time off

Vision care

Qualifications

• Bilingual proficiency in English and French is required.
• Experience in providing administrative support is preferred.
• Strong attention to detail and accuracy in written communication.

Responsibilities

• Provide administrative support to employer representatives.
• Prepare materials for internet posting and various meetings.
• Liaise with service providers on behalf of the employer.

Skills

Expertise with Microsoft Office Suite

Accuracy in grammar, spelling and punctuation

Bilingual (English and French)

Education

Office Administration course – Administrative Assistant

Job description

Overview

The Canadian Union of Postal Workers (CUPW) seeks a bilingual Administrative Assistant to work its National Office. This replacement position will come into effect as soon as possible for a minimum of six months but may be terminated with two-weeks written notice.

Responsibilities

• provide administrative support to representatives of the employer and various committees as may be convened from time to time;
• utilize e-mail and Internet to perform required functions;
• prepare materials for internet posting;
• establish and maintain files and mailing lists;
• prepare printed materials in the appropriate language from hand-written notes using a computer;
• prepare printed materials in the required quantities for various functions and meetings of the employer;
• enter data into the computer;
• research and retrieve information contained in files as requested by the employer;
• receive incoming mail and prepare outgoing mail;
• take and transcribe notes in the appropriate language taken in dictation sessions or at meetings, conferences, conventions, etc.;
• operate electronic equipment such as personal computers, printers, photocopiers and fax machines;
• format and file draft material given to him/her by others in a computerized form;
• check documents for accuracy in grammar, spelling, punctuation and format;
• compose correspondence and memos in the appropriate language for signature by representatives of the employer and verify that all relevant enclosures or attachments are located and forwarded with correspondence;
• organize appointments and meetings, making appropriate travel arrangements, room reservations and arranging all other services required for a successful meeting;
• review contracts required for meetings, conferences and conventions;
• liaise with service providers on behalf of the employer;
• provide assistance to officers and/or other staff members on an as required basis;
• work co-operatively with other departments to ensure the efficient operation of the organization;
• staff reception desk and answer telephone;
• respond to general telephone inquiries;
• all other related duties as may be assigned from time to time.

Skills Required

• Expertise with Microsoft Office Suite;
• Accuracy in grammar, spelling and punctuation are a must;
• Ability to speak and write in both official languages;
• Preference will be given to those candidates with an Office Administration course – Administrative Assistant.

Salary, Benefits and Hours of Work

In accordance with the COPE 225/CUPW Collective Agreement. Working hours will be Monday to Thursday, from 8:30h to 17:00h, and a regular day off on Friday.

Le Syndicat des travailleurs et travailleuses des postes (STTP) est à la recherche d’une adjointe administrative ou d’un adjoint administratif bilingue pour travailler à son bureau national. Il s’agit d’un poste suppléant à combler dès que possible, d’une durée d’au moins six mois, mais qui pourrait prendre fin sur avis écrit de deux semaines.

Tâches / Tasks (bilingual)

· procure du soutien administratif aux représentantes et représentants de l’employeur et aux divers comités convoqués à l’occasion;

· utilise le courriel et Internet pour exécuter les tâches requises;

· prépare les documents pour affichage sur Internet;

· établit et maintien des dossiers et des listes d’envois;

· prépare et distribue des documents imprimés dans la langue requise à partir de notes manuscrites à l’aide d’un système de traitement de textes ou d’un ordinateur;

· prépare le nombre requis de documents imprimés pour diverses activités et réunions de l’employeur;

· entre des données à l’ordinateur;

· cherche et récupère l’information contenue dans des dossiers selon la demande de l’employeur;

· reçoit le courrier d’arrivée et prépare le courrier de départ;

· lors de séances de dictée ou de réunions, de conférences, de congrès et autres, prend des notes et les transcrit dans la langue requise;

· utilise du matériel électronique, tel que des ordinateurs personnels, des imprimantes, des photocopieurs et des télécopieurs;

· met en page et classe les documents préliminaires qui lui sont remis par d’autres personnes sous format électronique;

· vérifie l’exactitude grammaticale, l’orthographe, la ponctuation et la mise en page des documents;

· rédige dans la langue requise des lettres et des notes pour signature par les représentantes et représentants de l’employeur et s’assure que toutes les pièces jointes pertinentes sont obtenues et acheminées avec la correspondance;

· fixe des rendez-vous et organise des réunions, prend les dispositions de déplacement nécessaires, fait les réservations qui s’imposent et veillent à obtenir tous les autres services requis pour assurer le succès de la réunion;

· passe en revue les contrats nécessaires pour les réunions, les conférences et les congrès;

· assure la liaison avec les fournisseurs de services au nom de l’employeur;

· aide les dirigeantes et dirigeants ou d’autres membres du personnel au besoin;

· coopère avec les autres services pour assurer le fonctionnement efficace de l’organisation;

· travaille à la réception et répond au téléphone;

· répond aux questions générales posées au téléphone;

· exécute toutes les autres tâches connexes qui peuvent lui être confiées à l’occasion.

Compétences requises

• bien connaître la suite Microsoft Office;
• avoir une bonne connaissance de la grammaire, de l’orthographe et des règles de ponctuation est essentiel;
• pouvoir parler les deux langues officielles et les écrire;
• avoir suivi un cours d’administration de bureau (adjointe ou adjoint administratif) : la préférence sera accordée à ces candidates et candidats.

Salaire, avantages sociaux et heures de travail

Le salaire et les avantages sociaux sont déterminés par la convention collective conclue entre le SEPB 225 et le STTP. L’horaire de travail est du lundi au jeudi, de 8 h 30 à 17 h, le vendredi étant un jour de congé régulier.

Job Type: Full-time

Pay: $68,762.00 per year

Benefits:

• Casual dress
• Dental care
• Disability insurance
• Employee assistance program
• Extended health care
• Life insurance
• On-site parking
• Paid time off
• Vision care

Work Location: In person