Coordonnateur(-trice) aux opérations (Studio de Québec)

Squeeze Studio Animation; Quebec; On-site; CAD 30,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une entreprise innovante recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) dynamique pour rejoindre son équipe à Québec. Dans ce rôle, vous serez responsable de la coordination des opérations et du soutien au département des Finances. Vous accueillerez les visiteurs, organiserez les déplacements des employés et gérerez les commandes de fournitures. Vous aurez également l'opportunité de travailler sur des tâches comptables variées. Si vous êtes proactif(-ve), organisé(e) et avez une passion pour le service à la clientèle, cette position est faite pour vous. Rejoignez une équipe qui valorise l'autonomie et la flexibilité dans un environnement stimulant.

Qualifications

• Expérience en administration ou service à la clientèle requise.
• Maîtrise avancée du français et de l'anglais, parlé et écrit.

Responsibilities

• Accueillir les visiteurs et gérer les communications téléphoniques.
• Effectuer la comptabilité des comptes fournisseurs et préparer les paiements.

Skills

Communication

Organisation

Proactivité

Autonomie

Flexibilité

Rédaction

Education

Formation en administration

Service à la clientèle

Tools

Google Suite (Gmail, Sheets, Docs)

Microsoft Dynamics Business Central

Concur

Photoshop

Job description

Employment type: Full-Time

Job Description

TON MANDAT

Les responsabilités du ou de la titulaire incluront la tenue de la réception, la coordination des outils et le support au département des Opérations ainsi que certaines tâches pour le département des Finances. La personne doit être disponible à venir travailler au bureau de Québec 5 jours par semaine.

TES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Fonctions aux Opérations - environ 60%

• Accueillir les visiteurs de façon professionnelle, en appliquant les protocoles de sécurité;

• Répondre au téléphone et être la personne contact en cas d’alarme;

• Organiser les déplacements des employés (réservations, suivis, etc.);

• Préparer, recevoir et distribuer les envois postaux;

• Coordonner les commandes de fournitures de bureau et d’épicerie;

• Rapporter à l’équipe des Opérations les améliorations visibles;

• Coordonner la plateforme de tickets pour le département des Opérations;

• Coordonner la gestion de l’outil d’organisation de plancher;

• Coordonner les collations de façon quotidienne pour les employés;

• Appuyer l’équipe des Opérations pour les arrivés/départs des employés;

• Supporter l’équipe des Opérations dans la mise en place de projets.

Fonctions aux Finances - environ 40%

• Effectuer la comptabilité des comptes fournisseurs (obtenir les approbations requises, vérifier, saisir et archiver les factures, préparer les paiements électroniques, archiver les preuves de paiement);

• Vérifier et concilier les factures et les cartes de crédit sur Concur;

• Réunir les pièces justificatives nécessaires à la préparation de certains dossiers de l’équipe des Finances (réclamation de subvention, factures clients, vérifications comptables et fiscales);

• Supporter l’équipe de la comptabilité dans les opérations générales;

• Venir en aide aux employés pour certaines questions administratives;

• Effectuer toutes autres tâches administratives connexes requises.

TU ES

• Proactif(-ve), responsable et autonome;

• Bon(ne) communicateur(-trice);

• Professionnel(le);

• Organisé(e) (gestion du temps et des priorités);

• Minutieux(-se);

• Un(e) bon(ne) rédacteur(-trice);

• Dynamique;

• Autonome;

• Flexible.

TU AS

• Une formation en administration, service à la clientèle ou expérience équivalente;

• Un niveau avancé de français et d’anglais parlé et écrit;

• Des connaissances avancées de la suite Google - Gmail, Sheet et Docs;

• Des connaissances de Microsoft Dynamics Business Central, de Concur et de Photoshop, un atout.

About the company

Squeeze Animation Studios specialize in world-class 3D character animation for feature films, video game cinematics, TV series and theme parks.