Assistant(e) de Direction

Cognibox; Montreal (administrative region); Hybrid; CAD 50,000 - 70,000; Full time

Job summary

Une entreprise de services recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour fournir un soutien administratif à l'équipe exécutive et assurer une coordination efficace des réunions. Vous devrez gérer les agendas, les déplacements, et la logistique de bureau tout en étant proactif dans l'identification des solutions. Un niveau d'anglais avancé est requis pour interagir avec des parties prenantes internationales. Un environnement de travail hybride et divers avantages vous attendent.

Benefits

Soutien à la santé mentale

Vacances à partir de 3 semaines

Journées du bien-être

Qualifications

• Expérience préalable en soutien exécutif auprès de la haute direction.
• Approche proactive pour fournir des solutions.
• Bonne connaissance des outils de gestion des déplacements.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif dédié à l'équipe exécutive.
• Coordonner et planifier les réunions pour l'équipe exécutive.
• Superviser la gestion des calendriers de l'équipe exécutive.
• Gérer les fournitures de bureau pour tous les bureaux au Canada.

Skills

Soutien exécutif

Coordination des réunions

Gestion des déplacements

Attention aux détails

Tools

Outils de gestion de calendrier

Job description

Assistant(e) de Direction

Department: Operations

Employment Type: Permanent

Location: Greater Montreal Metropolitan Area, Canada

Reporting To: Head of Country - Canada

Description

Créer des lieux de travail plus sûrs pour tous.

Nous voulons créer un monde du travail meilleur en construisant un réseau mondial d'acheteurs et de fournisseurs responsables. Alcumus SafeContractor permet à plus de 50 000 organisations dans le monde de se conformer aux normes en vigueur, en les aidant à protéger leurs employés, leurs activités et la planète. Nous soutenons notre réseau de clients, de fournisseurs et d'entrepreneurs en les aidant à respecter les normes les plus importantes, qu'il s'agisse de la santé, de la sécurité, du développement durable ou du comportement éthique.

Avez-vous de l'expérience en soutien exécutif et une expérience démontrable d'assistance aux membres de l'équipe exécutive dans leurs opérations quotidiennes tout en améliorant l'efficacité de l'équipe ? Ce poste est peut-être fait pour vous !

Anglais de niveau avancé: Cette exigence est requise puisque dans le cadre de cette fonction, vous aurez à intervenir auprès des clients, partenaires et/ou nos filiales internationaux sur une base récurrente tant à l’oral qu’à l’écrit.

Dans le présent document, le genre masculin est utilisé dans le seul but d'alléger le texte

Qu'est-ce que cela signifie au jour le jour:

En tant que Assistant(e) de Direction, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon déroulement des opérations et la communication efficace avec les parties prenantes clés et au sein des bureaux.

• Soutien exécutif: fournir un soutien administratif dédié à l'équipe exécutive, en veillant à ce que tous les emplois du temps et priorités soient gérés efficacement et en agissant comme point de contact initial pour l'équipe exécutive, en gérant professionnellement les requêtes entrantes et en assurant la liaison avec les autres départements.
• Coordination des réunions et des agendas: coordonner et planifier les réunions pour l'équipe exécutive, préparer les ordres du jour, les documents, et gérer les comptes rendus ainsi que les actions de suivi.
• Gestion des agendas et des déplacements: superviser la gestion des calendriers de l'équipe exécutive, en priorisant les tâches et en gérant les conflits de manière appropriée, et également organiser les déplacements, y compris les vols, l'hébergement et les itinéraires en collaboration avec les partenaires de voyage.
• Soutien à la gestion du bureau: surveiller et gérer les fournitures de bureau, en veillant à maintenir des niveaux de stock nécessaires et à passer des commandes lorsque requis pour tous les bureaux au Canada, et entretenir les relations avec les fournisseurs, assurant un service de haute qualité et des solutions rentables.

Ce dont vous aurez besoin pour réussir:

• Expérience préalable en soutien exécutif, notamment auprès de la haute direction dans un environnement dynamique et axé sur les objectifs commerciaux.
• Approche proactive pour fournir des solutions et anticiper les défis potentiels.
• Bonne connaissance des outils de gestion de calendrier et de coordination des déplacements.
• Grande attention aux détails.

Ce que vous obtiendrez en retour:

Alcumus a une politique de travail hybride. Nous voulons que vous puissiez donner le meilleur de vous-même. Nous mettons l'accent sur les moyens de soutenir notre équipe pour qu'elle donne le meilleur d'elle-même. Voici quelques-uns des avantages que nous offrons :

• Santé et bien-être personnel / Avantages:
  • 🧠 Soutien intégré à la santé mentale et au bien-être
  • 🌴 Vacances - à partir de 3 semaines
  • 💟 Journées du bien-être et journée annuelle de dons - une occasion supplémentaire de se rendre service ou de rendre service à la communauté
  • 🩺 Couverture médicale et dentaire complète
  • 😴 Fin de l'année, fermeture de l'entreprise pour vous permettre de vous détendre et de vous ressourcer
• Planification future:
  • 🏫 Licence d'apprentissage LinkedIn pour la mise à niveau et le développement
• Vous êtes intéressé(e) mais ne pensez pas répondre à toutes les exigences ? Notre équipe de recrutement évalue et examine toutes les candidatures en fonction du poste et des besoins de l'entreprise. Nous croyons que les gens ont des compétences transférables et non techniques et nous voulons que vous sachiez que nous prenons en considération les cas où une personne ne répond pas à tous les critères, mais possède néanmoins les aptitudes et les capacités nécessaires. Notre priorité est de veiller à ce que les candidats soient en mesure de réussir. Nous prendrons une décision finale en déterminant si nous pouvons offrir le soutien nécessaire pour améliorer les compétences ou fournir le soutien au développement dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti de cette opportunité avec nous !
• Apportez votre entièreté au travail.

Alcumus est fière d'être un employeur qui respecte l'égalité des chances. Nous nous engageons à ce qu'aucun candidat ne soit discriminé en raison de son identité, de son expression sexuelle, de son handicap, de son ethnie, de son orientation sexuelle, de son âge, de sa couleur, de sa région, de sa croyance, de son origine nationale ou de son sexe. Nous sommes déterminés à développer une équipe diversifiée tout en continuant à créer un environnement inclusif où chacun se sent en sécurité et a la possibilité d'être lui-même.

Ce à quoi vous pouvez vous attendre si vous postulez :

• Une réponse à votre candidature dans les 15 jours ouvrables
• Un processus d'entretien comprenant
  • Un appel initial de découverte avec le recruteur
  • Un premier entretien via Microsoft Teams
  • Un entretien supplémentaire (probablement en face à face) avec les parties prenantes avec lesquelles vous travaillerez en étroite collaboration dans le cadre de votre fonction.

Nous tenons à ce que notre processus de recrutement vous permette de donner le meilleur de vous-même. Si vous souhaitez que nous procédions à des ajustements, n'hésitez pas à nous en faire part.