administrative assistant - office

Swift Immigration Solutions; Mississauga; On-site; CAD 45,000 - 60,000; Full time

Job summary

Une société de services d'immigration recherche un superviseur pour gérer les opérations quotidiennes et encadrer les employés. Vous serez responsable d'établir des procédures pour un environnement de travail rapide tout en assurant un excellent service client. Une expérience préalable est requise, ainsi qu'un diplôme de fin d'études secondaires. Ce poste est basé à Mississauga, Ontario.

Qualifications

• Expérience de 1 à 2 ans dans un poste similaire.
• Capable de travailler sous pression et de respecter des délais serrés.
• Doit avoir sa propre transportation.

Responsibilities

• Superviser d'autres travailleurs.
• Établir et mettre en œuvre des politiques et procédures.
• Planifier et évaluer les opérations quotidiennes.

Skills

Capacité à multitâcher

Excellente communication orale

Excellente communication écrite

Esprit d'équipe

Organisation

Fiabilité

Education

Diplôme de fin d'études secondaires

Tools

MS Office

Google Docs

MS Excel

MS Word

Job description

Overview

• Durée de l'emploi : Permanent
• Langue de travail : Anglais
• Heures de travail : 35 hours per week

Education

• Secondary (high) school graduation certificate

Work setting

• Business services

Tasks

• Supervise other workers
• Establish and implement policies and procedures
• Determine and establish office procedures and routines
• Schedule and confirm appointments
• Answer telephone and relay telephone calls and messages
• Answer electronic enquiries
• Compile data, statistics and other information
• Oversee the preparation of reports
• Order office supplies and maintain inventory
• Greet people and direct them to contacts or service areas
• Set up and maintain manual and computerized information filing systems
• Type and proofread correspondence, forms and other documents
• Assign, co-ordinate and review projects and programs
• Plan, organize, direct, control and evaluate daily operations

Supervision

• 1 to 2 people

Computer and technology knowledge

• Google Docs
• MS Excel
• MS Outlook
• MS PowerPoint
• MS Windows
• MS Word
• MS Access
• MS Office

Technical terminology

• Legal

Area of specialization

• Correspondence
• Reports and records
• Contracts
• Statistics
• Financial statements
• Charts, tables, graphs and diagrams

Transportation / travel information

• Own transportation

Work conditions and physical capabilities

• Fast-paced environment
• Work under pressure
• Tight deadlines
• Attention to detail
• Repetitive tasks
• Large caseload
• Large workload

Personal suitability

• Ability to multitask
• Excellent oral communication
• Excellent written communication
• Flexibility
• Judgement
• Organized
• Team player
• Accurate
• Client focus
• Reliability

Experience

• 1 year to less than 2 years