Secretaria

vagas.sc; Florianópolis; Presencial; BRL 80.000 - 120.000; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma instituição educacional em Florianópolis está em busca de um profissional para coordenar atividades administrativas da Secretaria. O candidato ideal deve ter formação em Administração ou Secretariado e experiência prévia em atendimento ao cliente. As responsabilidades incluem organizar documentos, supervisionar a matrícula e gerenciar reuniões. É essencial possuir habilidades em organização e comunicação, bem como manter a confidencialidade das informações.

Qualificações

• Experiência com atendimento ao cliente em ambiente administrativo.
• Habilidade em organização e gerenciamento de documentos.
• Capacidade de manter sigilo sobre assuntos do serviço.

Responsabilidades

• Coordenar e executar tarefas administrativas da Secretaria.
• Organizar e manter os registros escolares e documentos.
• Elaborar relatórios e processos para as autoridades superiores.
• Supervisionar atividades de matrícula e adaptação de alunos.
• Controlar a agenda de reuniões e recepcionar visitantes.

Conhecimentos

Atendimento ao cliente

Organização

Comunicação

Formação académica

Formação em Administração ou Secretariado

Descrição da oferta de emprego

Responsabilidades e atribuições

• Coordenar e executar as tarefas decorrentes dos encargos da Secretaria;
• Organizar e manter em dia o protocolo, o arquivo escolar, O SERIE/ESCOLA e o registro de assentamento dos alunos, de forma a permitir, em qualquer época, a verificação da Identidade e regularidade da vida escolar do aluno, e Autenticidade dos documentos escolares.
• Organizar e manter em dia a coletânea de leis, regulamentos, diretrizes, portarias, circulares, resoluções e demais documentos;
• Redigir a correspondência que lhe for confiada, lavrar atas e termos, nos livros próprios;
• Rever todo o expediente a ser submetido ao despacho do Diretor;
• Elaborar relatórios e processos a serem encaminhados às autoridades superiores;
• Apresentar ao Diretor, em tempo hábil, todos os documentos que devem ser assinados;
• Coordenar e supervisionar as atividades referentes à matrícula, transferência, adaptação e conclusão de curso;
• Zelar pelo uso adequado e conservação dos bens materiais distribuídos à Secretaria;
• Manter sigilo sobre assuntos pertinentes ao serviço.;
• Responder ao Censo Escolar Anual, seja de forma tradicional ( caderno ), digitalizada ( Projeto Presença – PAC/MEC ) ou geração de arquivo digital em sistema de gestão escolar e envio para o Censo Escolar.
• Controlar agenda das salas de reuniões;
• Recepcionar clientes e visitantes;
• Atender, filtrar e encaminhar correspondências recebidas;
• Gerenciar agenda de reuniões, assim como acompanhar as ações/campanhas de marketing.

Requisitos e qualificações

Formação em Administração, secretariado, ou cursos relacionados. Experiência com atendimento ao cliente e serviços administrativos da Secretaria.