Executive Secretary

suliyan company; Saudi Arabia; On-site; SAR 36,000 - 72,000; Full time

Job summary

Suliyan Trading Company is seeking a receptionist to join our team in Jeddah, Saudi Arabia, serving as the first point of contact for visitors and clients. The role requires a professional, organized, and proactive individual capable of managing the reception area and coordinating with multiple departments.

We value strong communication, reliability, and the ability to handle calls, appointments, and visitor management with discretion.

Qualifications

• Diploma or bachelor’s degree in business/office administration.
• Experience in reception, customer service, or administrative support preferred.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Professional, courteous, and welcoming demeanor.
• Strong organizational and multitasking abilities.
• Proficient with computers and Microsoft Office.

Responsibilities

• Welcome visitors and clients in a professional and courteous manner.
• Manage arrivals and direct to the appropriate staff or departments.
• Answer and transfer incoming calls professionally.
• Organize and monitor visitor and meeting schedules.
• Coordinate with departments when clients or guests arrive.
• Ensure reception and meeting areas are organized and ready.
• Receive and distribute incoming mail, packages, and documents.
• Provide basic administrative support when needed.
• Maintain professionalism and confidentiality with visitors and information.

Skills

Communication skills

Interpersonal skills

Organizational skills

Multitasking

Punctuality and reliability

Education

Diploma or bachelor’s in business/office administration

Tools

Microsoft Office

Job description

إعلان وظيفية – موظفة استقبال

عن شركة سوليان التجارية:

شركة سوليان التجارية تعمل على تطوير وإدارة مجموعة من الأنشطة والمشاريع في قطاعات متعددة، وتركز على بناء بيئة عمل احترافية ومنظمة تقوم على الكفاءة، وجودة الأداء، والتعاون، والنمو المستدام.

عن الفرصة:

تبحث شركة سوليان التجارية عن موظفة استقبال للانضمام إلى فريقها في جدة، لتكون الواجهة الأولى للشركة والمسؤولة عن تقديم تجربة استقبال احترافية ومنظمة للزوار والعملاء.

نبحث عن شخصية لبقة، منظمة، سريعة الاستجابة، وتتمتع بمهارات تواصل ممتازة، قادرة على إدارة منطقة الاستقبال، والتعامل مع الزوار والمكالمات والمواعيد باحترافية، والتنسيق بكفاءة مع الإدارات المختلفة.

بيانات الوظيفة:

المسمى الوظيفي: موظفة استقبال

الشركة: شركة سوليان التجارية

الإدارة: الإدارة الإدارية

مكان العمل: جدة، المملكة العربية السعودية

نوع الدوام: دوام كامل

المسؤوليات الرئيسية:

• استقبال الزوار والعملاء والترحيب بهم بأسلوب مهني ولبق.
• تنظيم دخول الزوار وتوجيههم إلى الموظفين أو الإدارات المعنية.
• استقبال المكالمات الواردة وتحويلها إلى الجهات المختصة.
• تنظيم ومتابعة مواعيد الزوار والاجتماعات.
• التنسيق مع الإدارات عند وصول العملاء أو الضيوف.
• التأكد من جاهزية وترتيب منطقة الاستقبال وغرف الاجتماعات.
• استلام البريد والطرود والمستندات وتوجيهها إلى الجهات المعنية.
• تقديم الدعم الإداري الأساسي عند الحاجة.
• المحافظة على مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية في التعامل مع الزوار والمعلومات.

المؤهلات والمتطلبات:

• دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة المكتبية أو مجال ذي صلة.
• يفضل وجود خبرة سابقة في الاستقبال، خدمة العملاء أو الدعم الإداري.
• مهارات ممتازة في التواصل والتعامل مع الآخرين.
• اللباقة وحسن الاستقبال والمظهر المهني.
• القدرة على التنظيم وإدارة عدة مهام في الوقت نفسه.
• إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامجMicrosoft Office.
• إجادة اللغة العربية، مع مستوى جيد في اللغة الإنجليزية.
• الالتزام بالمواعيد والانضباط وتحمل المسؤولية.

Job Opportunity | Receptionist

About Suliyan Trading Company:

Suliyan Trading Company develops and manages businesses and projects across multiple sectors, with a focus on building a professional and organized work environment based on efficiency, quality, collaboration, and sustainable growth.

About the Opportunity:

Suliyan Trading Company is looking for a receptionist to join our team in Jeddah and serve as the first point of contact for visitors and clients.

We are looking for someone who is professional, welcoming, organized, responsive, and an excellent communicator, with the ability to manage the reception area, visitors, incoming calls, and appointments while coordinating effectively with different departments.

Position Details:

Position: Receptionist

Company: Suliyan Trading Company

Department: Administration

Location: Jeddah, Saudi Arabia

Employment Type: Full-Time

Key Responsibilities:

• Welcome visitors and clients in a professional and courteous manner.
• Manage visitor arrivals and direct them to the appropriate employees or departments.
• Answer and transfer incoming calls professionally.
• Organize and monitor visitor and meeting appointments.
• Coordinate with departments when clients or guests arrive.
• Ensure the reception and meeting areas are organized and ready.
• Receive and distribute incoming mail, packages, and documents.
• Provide basic administrative support when required.
• Maintain professionalism and confidentiality when handling visitors and information.

Qualifications & Requirements:

• Diploma or bachelor's degree in business administration, Office Administration, or a related field.
• Previous experience in reception, customer service, or administrative support is preferred.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Professional, courteous, and welcoming manner.
• Strong organization and multitasking skills.
• Proficiency in computer applications and Microsoft Office.
• Fluency in Arabic with good English proficiency.
• Strong punctuality, reliability, and sense of responsibility.