Admin Support Officer

Confidential; Riyadh; On-site; SAR 150,000 - 200,000; Full time

Job summary

A reputable company in Saudi Arabia is looking for an individual to coordinate government affairs, logistics, and provide administrative support. The ideal candidate will represent the company in dealings with ministries and manage various governmental documentation. Proficiency in Arabic is essential, along with strong communication and organizational skills. Fieldwork is required, and the role offers an opportunity to engage in the operational requirements across different regions.

Qualifications

• Proficient in Arabic and English, with advanced verbal and written skills.
• Capable of fieldwork and travel within Saudi Arabia.
• Strong organizational and problem-solving skills.

Responsibilities

• Represent the company at ministries, municipalities, and agencies.
• Coordinate transportation and logistics support for projects.
• Assist with government-related documentation and follow-ups.
• Conduct field visits and maintain progress reports.
• Provide administrative support and manage office supplies.

Skills

Critical Thinking & Problem-Solving

Communication Skills

Strong verbal and written Arabic

English (intermediate to advanced)

Effective coordination

Organization

Detail-oriented

Computer literate

Job description

To ensure smooth execution of government-related procedures and efficient coordination of operational and logistical matters for the company and its sister companies across all KSA regions. The role includes fieldwork, document follow-ups, and direct interactions with ministries and service providers. Administrative support is also provided as needed.

Government Affairs

• Represent the company at ministries, municipalities, and all governmental agencies.
• Process and follow up on Iqamas, visas, exit/re-entry, work permits, sponsorship transfers, and GOSI registrations.
• Manage government platforms such as Muqeem, Qiwa, Mudad, Baladi, GOSI, and the Chamber of Commerce.
• Submit and track company and employee-related documentation and letters required by government entities.
• Renew CRs, Saudization certificates, licenses, and other compliance-related documents in all cities.
• Handle formal correspondence in Arabic and English as required for public relations.

Logistics & Operations Support

• Coordinate transportation, delivery scheduling, and related technicians and drivers for project and office needs.
• Extend support to the Business Development Manager and Sales Department by indirectly contributing to sales, including opening new doors and visiting recommended clients as directed by the BDM from time to time.
• Follow up with suppliers, customs brokers, and logistics partners for on-time material movement.
• Assist with documentation and processing of import/export clearance.
• Support regional offices and warehouses with operational and logistical requirements.
• Provide assistance in utility setups, maintenance coordination, and supplier visits.

Administrative Assistance

• Support preparation and submission of employee contracts, offer letters, and renewal documents.
• Handle office supplies, small purchases, and service provider coordination.
• Assist in basic HR admin tasks and internal form completion.

General Duties

• Conduct field visits and accompany employees to government offices or appointments as needed.
• Maintain updated records and tracking sheets for PR and operations tasks.
• Submit regular progress reports to management.
• Perform other duties assigned by the supervisor.

Coordination with sister companies

الهدف من الوظيفة

ضمان التنفيذ السلس للإجراءات الحكومية والتنسيق الفعّال للأمور التشغيلية واللوجستية للشركة والشركات الشقيقة في جميع مناطق المملكة العربية السعودية. تشمل المهام العمل الميداني، متابعة المستندات، والتعامل المباشر مع الوزارات ومزودي الخدمات. كما يتم تقديم الدعم الإداري عند الحاجة.

الشؤون الحكومية

• تمثيل الشركة لدى الوزارات، البلديات، وجميع الجهات الحكومية.
• إنهاء ومتابعة معاملات الإقامات، التأشيرات، الخروج والعودة، تصاريح العمل، نقل الكفالة، وتسجيلات التأمينات الاجتماعية (GOSI).
• إدارة المنصات الحكومية مثل: مقيم، قوى، مدد، بلدي، التأمينات الاجتماعية، والغرفة التجارية.
• تقديم ومتابعة مستندات وخطابات الشركة والموظفين المطلوبة من الجهات الحكومية.
• تجديد السجلات التجارية، شهادات التوطين (السعودة)، التراخيص، وكافة مستندات الامتثال في جميع المدن.
• التعامل مع المراسلات الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية حسب متطلبات العلاقات العامة.

الدعم اللوجستي والتشغيلي

• تنسيق وسائل النقل، جداول التسليم، ومتابعة الفنيين والسائقين لاحتياجات المشاريع والمكاتب.
• دعم مدير تطوير الأعمال وقسم المبيعات بشكل غير مباشر من خلال المساهمة في فتح فرص جديدة وزيارة العملاء المقترحين حسب توجيهات مدير تطوير الأعمال من وقت لآخر.
• المتابعة مع الموردين، مخلّصي الجمارك، وشركاء الخدمات اللوجستية لضمان حركة المواد في الوقت المحدد.
• المساعدة في مستندات وإجراءات التخليص للاستيراد والتصدير.
• دعم الفروع الإقليمية والمستودعات بمتطلباتها التشغيلية واللوجستية.
• تقديم المساعدة في إعداد المرافق، تنسيق أعمال الصيانة، وزيارات الموردين.

المساندة الإدارية

• دعم إعداد وتقديم عقود الموظفين، عروض العمل، ومستندات التجديد.
• إدارة مستلزمات المكتب، المشتريات البسيطة، والتنسيق مع مزودي الخدمات.
• المساعدة في مهام شؤون الموظفين الأساسية واستكمال النماذج الداخلية.

المهام العامة

• تنفيذ الزيارات الميدانية ومرافقة الموظفين إلى الجهات الحكومية أو المواعيد عند الحاجة.
• الحفاظ على سجلات محدثة وجداول متابعة لمهام العلاقات الحكومية والعمليات.
• تقديم تقارير تقدم دورية للإدارة.
• تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها المشرف المباشر.

التنسيق مع الشركات الشقيقة

Skills

• Critical Thinking & Problem-Solving
• Communication Skills
• Strong verbal and written Arabic (native level) and English (intermediate to advanced).
• Effective coordination, follow-up, and problem-solving skills.
• Highly organized and comfortable with fieldwork and travel within KSA.
• Trustworthy, proactive, and detail-oriented.
• Computer literate