Office Management Executive (m/f/d) Porto

Pessoas e Sistemas; Porto; Presencial; EUR 26 000 - 42 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A Pessoas e Sistemas procura um(a) Office Management Executive, com forte componente administrativa, financeira e de Recursos Humanos, com experiência em operações, administração e backoffice.

O papel envolve gestão de frotas, fornecedores, pagamentos, cobranças, candidaturas a apoios e coordenação com entidades de formação e bancos. Procuramos autonomia, organização e capacidade de lidar com várias prioridades no dia a dia.

Qualificações

• Experiência em operações, administração, gestão ou backoffice.
• Forte capacidade de organização e acompanhamento de tarefas.
• Autonomia e sentido de responsabilidade.
• Capacidade para gerir prioridades e vários assuntos em simultâneo.
• Boa capacidade de comunicação e resolução de problemas.

Responsabilidades

• Operações e gestão administrativa.
• Gestão da frota automóvel, seguros, manutenções, documentação e ocorrências.
• Gestão de fornecedores, contratos e serviços; validação de propostas comerciais.
• Gestão de pagamentos, recebimentos e controlo de valores em aberto.
• Contato com banca e instituições financeiras; gestão de seguros e sinistros.

Conhecimentos

Organização

Autonomia

Comunicação eficaz

Negociação

Ferramentas

Excel

Descrição da oferta de emprego

A Pessoas e Sistemas procura um(a) Office Management Executive, com forte componente administrativa, financeira e de Recursos Humanos.

Principais Responsabilidades:

• Operações e gestão administrativa
• Gestão da frota automóvel, incluindo seguros, manutenções, documentação, inspeções e acompanhamento de ocorrências;
• Gestão de fornecedores e acompanhamento de contratos e serviços;
• Validação e acompanhamento de propostas comerciais;
• Gestão de pagamentos e recebimentos;
• Preparação e acompanhamento de ordens de pagamento;
• Acompanhamento de cobranças e controlo de valores em aberto;
• Contacto e negociação com a banca e instituições financeiras;
• Gestão da relação com a corretora de seguros e acompanhamento de apólices e sinistros;
• Organização e arquivo da documentação administrativa da empresa;
• Pesquisa e acompanhamento de oportunidades de financiamento e incentivos;
• Preparação e acompanhamento de candidaturas a fundos e programas de apoio;
• Apoio à gestão em tarefas administrativas e operacionais transversais.

Recursos Humanos

• Apoio aos processos de recrutamento, desde a divulgação de oportunidades até ao acompanhamento dos candidatos;
• Gestão administrativa de estágios e estagiários;
• Articulação com entidades de formação, universidades, escolas e programas de estágio;
• Acompanhamento da integração e logística associada à chegada de novos colaboradores;
• Gestão de alojamentos para colaboradores e estagiários deslocados;
• Organização de viagens, deslocações e respetiva logística;
• Apoio às necessidades administrativas dos colaboradores.

Procedimentos alinh.

• Experiência em funções de operações, administração, gestão ou backoffice, idealmente com contato com várias das áreas acima;
• Forte capacidade de organização e acompanhamento de tarefas;
• Autonomia e sentido de responsabilidade;
• Capacidade para gerir prioridades e vários assuntos em simultâneo;
• Facilidade de comunicação e capacidade para lidar com diferentes interlocutores;
• Boa capacidade de negociação e resolução de problemas;
• Bons conhecimentos de ferramentas Office, nomeadamente Excel;
• Gosto por ambientes dinâmicos e por funções com grande diversidade de responsabilidades.