Office Manager & Executive Assistant (Porto)

Adecco Recursos Humanos; Porto; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Subsídio de alimentação

Regime de trabalho 100% presencial

Job summary

Adecco Recursos Humanos em Porto procura um Office Manager & Executive Assistant para garantir o bom funcionamento diário do escritório, acolhimento de visitantes e suporte à direção.

A função exige organização, gestão de agendas, preparação de relatórios e coordenação de encomendas, viagens e serviços de apoio administrativo.

É necessária fluência em Português e Inglês, abordagem proativa, e disponibilidade para trabalhar 100% presencialmente no espaço de Latino Coelho.

Qualifications

• Experiência anterior em receção, office management ou apoio administrativo.
• Conhecimentos de gestão de agendas, documentos e relatórios.
• Capacidade de organização e de gestão de prioridades.
• Comunicação excelente em Português e Inglês (profissional).

Responsibilities

• Receber visitantes de forma profissional e acolhedora.
• Gerir atendimento telefónico, correspondência e documentação.
• Apoiar a direção e equipas em tarefas administrativas e de projetos.
• Coordenar encomendas, viagens, fornecedores e logística do escritório.

Skills

Receção / Front desk

Office Management

Assistência de direção

Apoio administrativo

Gestão de viagens & logística

Gestão de fornecedores

Tools

Microsoft 365

Job description

Office Manager & Executive Assistant (Porto)

Procuras um desafio dinâmico onde possas combinar organização, atendimento, gestão administrativa e coordenação de escritório?

Estamos à procura de um(a) Office Manager & Executive Assistant para assegurar o bom funcionamento das operações diárias do escritório, apoiar a gestão e proporcionar uma experiência de excelência a colaboradores, visitantes e parceiros.

As tuas responsabilidades

• Atendimento e Comunicação
  • Receber visitantes de forma profissional e acolhedora;
  • Assegurar o atendimento telefónico e encaminhamento de chamadas;
  • Gerir comunicações internas e externas;
  • Apoiar na resolução de solicitações e situações que exijam acompanhamento.
• Gestão Administrativa
  • Gerir documentação, arquivo e correspondência;
  • Preparar relatórios, apresentações e outros documentos de suporte;
  • Coordenar encomendas, correio e serviços administrativos;
  • Prestar apoio administrativo à direção e às diferentes equipas;
  • Dar suporte às atividades de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho (HST).
• Office Management
  • Gerir stocks e compras de material de escritório;
  • Coordenar fornecedores e serviços externos, incluindo limpeza, manutenção e catering;
  • Apoiar a gestão das instalações e espaços de trabalho;
  • Organizar viagens, deslocações e logística associada;
  • Garantir o bom funcionamento das operações do escritório no dia a dia.
• Organização e Coordenação
  • Gerir agendas e salas de reunião;
  • Apoiar a organização de eventos internos;
  • Coordenar múltiplas tarefas e prioridades em simultâneo;
  • Assegurar o cumprimento de prazos e processos administrativos.

O que procuramos

• Experiência anterior em funções de receção, office management, assistência de direção ou apoio administrativo;
• Experiência na gestão de fornecedores e serviços de escritório;
• Experiência no atendimento profissional a clientes internos e externos;
• Experiência na gestão de agendas, reuniões e eventos;
• Conhecimentos de Higiene e Segurança no Trabalho serão valorizados;
• Capacidade de organização e gestão eficiente de prioridades;
• Excelente capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal;
• Português fluente (obrigatório);
• Inglês profissional (obrigatório);
• Outros idiomas serão valorizados;
• Bons conhecimentos de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams);

Condições

• Contrato de trabalho em regime de outsourcing a termo incerto.
• Pacote salarial competitivo, ajustado à experiência e às competências demonstradas.
• Subsídio de alimentação pago em cartão refeição.
• Regime de trabalho 100% presencial - Latino Coelho, Porto

Junta-te a nós!

Se gostas de um ambiente dinâmico, onde nenhum dia é igual ao anterior, e tens paixão por organização, serviço e excelência operacional, queremos conhecer-te. Envia a tua candidatura e vem fazer part de uma equipa onde o teu contributo fará a diferença todos os dias.