Assistente Administrativo(A)

Contactus, Sa; Lisboa; Presencial; EUR 12.000 - 18.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

A Contactus, SA em Lisboa procura um(a) Assistente Administrativo(a) para assegurar receção, acolhimento de visitantes e apoio às áreas administrativas, financeiras e de recursos humanos, mantendo o escritório organizado. A pessoa ideal tem boa apresentação, excelente relacionamento, sentido de organização e atitude proativa; experiência em receção, secretariado ou apoio administrativo é valorizada.

Integração em equipa num ambiente moderno, com foco no atendimento de clientes e gestão de

Formación

• Escolaridade mínima ao nível do 12.º ano.
• Experiência anterior em funções de receção, atendimento, secretariado, apoio administrativo, hotelaria ou similares (preferencial).
• Residência na área metropolitana de Lisboa.
• Disponibilidade imediata.

Responsabilidades

• Receção e acolhimento de clientes, parceiros, fornecedores e visitantes com atendimento profissional.
• Atender chamadas telefónicas e contatos da empresa.
• Preparar reuniões e apoiar a organização de visitas.
• Organizar e manter o escritório, incluindo stocks e consumíveis.
• Apoiar tarefas administrativas e logísticas das equipas.

Conocimientos

Relacionamento interpessoal

Apresentação profissional

Organização

Proatividade

Comunicação escrita

Educación

12.º ano

Descripción del empleo

Procuramos 1 Assistente Administrativa(o) para integrar a nossa equipa, assegurando o apoio às áreas administrava, financeira e de recursos humanos.

Estamos a recrutar um(a) Assistente Administrativo(a) para integrar a nossa equipa em Lisboa, assegurando a receção e o acolhimento de visitantes, o apoio à realização de reuniões e a organização e o bom funcionamento diário do escritório.
Procuramos uma pessoa com excelente capacidade de relacionamento, apresentação profissional cuidada, sentido de organização e, acima de tudo, uma atitude proativa e prática.

Esta é uma função dinâmica e diversificada, que exige autonomia, flexibilidade e disponibilidade para assumir diferentes responsabilidades, desde o atendimento de clientes e parceiros até à resolução das necessidades operacionais do dia a dia.

Mais do que alguém que execute tarefas, procuramos uma pessoa que saiba antecipar necessidades, identificar problemas e contribuir ativamente para que tudo funcione bem.

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

Receção e acolhimento:

• Receber e acolher clientes, parceiros, fornecedores e outros visitantes, assegurando um atendimento profissional, cordial e atencioso.


• Atender e encaminhar chamadas telefónicas e contactos gerais da empresa.


• Assegurar uma experiência de acolhimento alinhada com a imagem e os valores da Contactus.

Apoio a reuniões e visitas:

• Preparar as salas de reunião, garantindo a sua organização, apresentação e condições de utilização.


• Assegurar o acolhimento dos participantes e o serviço de águas, cafés e outras necessidades de hospitalidade.


• Prestar apoio logístico durante reuniões, visitas institucionais e eventos internos.


• Garantir que os espaços ficam organizados e preparados para utilizações seguintes.

Organização e funcionamento do escritório:

• Acompanhar diariamente as condições de organização, limpeza e apresentação das instalações.


• Verificar a qualidade dos serviços de limpeza e acompanhar a correção de eventuais falhas.


• Assegurar a disponibilidade e reposição de consumíveis nas instalações sanitárias, copa, salas de reunião e espaços comuns.


• Controlar os stocks de materiais de escritório, produtos de consumo e outros artigos necessários ao funcionamento da empresa.


• Identificar necessidades de manutenção ou reparação e acompanhar a respetiva resolução junto dos responsáveis ou fornecedores.


• Contribuir para manter um ambiente de trabalho organizado, funcional e acolhedor.

Apoio administrativo e logístico:

• Receber, organizar e encaminhar correspondência, encomendas e entregas.


• Realizar deslocações pontuais para entrega ou recolha de documentos e materiais junto de clientes, fornecedores e outras entidades.


• Apoiar tarefas administrativas e operacionais das diferentes equipas.


• Colaborar na resolução de necessidades pontuais relacionadas com o funcionamento quotidiano da empresa.

• Escolaridade mínima ao nível do 12.º ano.


• Experiência anterior em funções de receção, atendimento, secretariado, apoio administrativo, hotelaria ou similares (preferencial).


• Residência na área metropolitana de Lisboa.


• Disponibilidade imediata.

• Contrato de trabalho a tempo inteiro.


• Remuneração base definida em função da experiência e adequação ao perfil, acrescida de subsídio de alimentação.


• Integração numa empresa portuguesa sólida, com mais de 30 anos de atividade.


• Ambiente de trabalho profissional, colaborativo e orientado para as pessoas.


• Instalações modernas, confortáveis e bem localizadas no centro de Lisboa.


• Uma função diversificada, com autonomia e contacto regular com diferentes equipas, clientes e parceiros.


• Oportunidade de aprendizagem e desenvolvimento de competências profissionais.

• Apresentação profissional cuidada, postura cordial e facilidade de relacionamento interpessoal.


• Boa capacidade de comunicação verbal e escrita.


• Forte sentido de organização, responsabilidade e atenção ao detalhe.


• Proatividade, autonomia e capacidade de resolução de problemas.


• Flexibilidade e disponibilidade para desempenhar tarefas diversificadas.


• Conhecimentos de informática na ótica do utilizador, nomeadamente Google Workspace e/ou Microsoft Office.


• Conhecimentos de inglês (preferencial).


• Discrição, pontualidade e espírito de equipa.


• Valorizamos especialmente a atitude, o sentido prático, a capacidade de iniciativa e o gosto por prestar um serviço de qualidade, independentemente da formação académica.

Full-time, dias úteis, de 2a a 6a feira.